Писане на бизнес писмо на английски език. Официално писане на английски (официален), контур, фрази, примери

Нека да поговорим за нюансите на бизнес кореспонденцията и типичните фрази, които ще ви помогнат да направите писмото учтиво и естествено.

https://uploads.hb.cldmail.ru/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Бизнес кореспонденцията е в основата на комуникацията във всеки бизнес. Дори и днес, когато комуникацията се осъществява чрез имейли, правилата на бизнес кореспонденцията остават непроменени.

Когато пишете бизнес писмо, е важно да спазвате редица формалности. Води се кореспонденция между непознати или напълно непознати; Правилата помагат писането да стане учтиво и ефективно.

Общ стил на бизнес писмо

Бизнес кореспонденцията е много формална, така че е важно да поддържате уважителен тон на писмото. Дори когато напишете саркастична жалба.

За да изглежда писмото учтиво, често се използват модални глаголи. Например, вместо фразата „Моля, напишете ми отговор“ (моля, изпратете ми отговор), можете да използвате „Ще бъда благодарен, ако можете да ми напишете отговор“ (ще се радвам, ако ми изпратите отговор) .

Жаргонните фрази и жаргонните изрази не трябва да се използват в бизнес стил. Също така не трябва да използвате думи със силен емоционален фон - terrible (ужасно), marvelous (невероятно), боклук (глупости) и други подобни.

Съкращенията също не са разрешени - всички фрази трябва да се използват изцяло.

Не би - не би
Аз съм - аз съм
Искам - бих искал

Не трябва да използвате и фразови глаголи. По-добре е да ги замените със синоними. Например, вместо „откажете се“ - „предайте се“, вместо „сглобете“ - „съставете“. Фразовите глаголи са прерогатив на разговорния стил, те са неподходящи в бизнес стил.

Експертите от школата по английски език EnglishDom съветват да използвате в бизнес кореспонденцията само онези конструкции и фрази, в чието значение сте 100% сигурни. Не бива да се увличате и с многостепенни композитни приложения - лесно е да направите грешки в тях, което ще се отрази негативно на вашето изображение.

Всичко обаче не е толкова сложно, колкото може да изглежда на пръв поглед. Нека разгледаме всяка част от едно бизнес писмо.

Обжалване в бизнес писмо

Поздравът е първата част от писмото, от която получателят ще си състави впечатлението за Вас. Направете само една грешка в поздрава си и ефективността на писмото ще падне почти до нула.

Уважаеми Господине или Госпожо

Използвайте този адрес, когато не знаете името на получателя. Такова обжалване е приемливо, например, ако изпратите имейл до корпоративен имейл акаунт, използван от няколко служители.

Уважаеми г-н Блек (г-жо Блек, г-жо Блек)

Стандартно обръщение към адресата. Използва се в повечето бизнес писма:

Mr - обръщение към мъж;
Mrs - на омъжена жена;
Ms - на жена без посочване на семейно положение;
Мис - на неомъжена жена.

Призивът трябва да се използва само в съкратена форма. Не пишете Мистър или Господарка изцяло.

Когато се обръщате по фамилия, е приемливо да посочите собственото име: Mr John Black. Но в кореспонденцията между непознати или едва познати бизнес партньори е напълно възможно да се ограничите само до фамилното име.

Ако адресатът има научна степен, препоръчваме да я посочите в съобщението си вместо Mr and Ms:

Уважаеми д-р. черен

Уважаеми проф. черен.

Скъпи Джон

Личен адрес. Може да се използва само при комуникация с близки бизнес или работни партньори. И само след взаимно съгласие да се наричат по име.

Не забравяйте, че обаждането по име не премахва формалностите на бизнес кореспонденцията - то е само един от начините да покажете уважение и доверие.

Уважаеми уважаеми клиенти

Безличен адрес най-често се използва в стандартизирани писма, предназначени за изпращане до група хора.

Също така е приемливо да го използвате, когато искате да подчертаете конкретната позиция на дадено лице: г-н главен редактор.

Въпреки факта, че такова лечение се счита за правилно, препоръчваме да използвате персонализирано, ако е възможно - то работи по-добре.

Пунктуация и правопис в обръщение

В британския и американския английски правилата за пунктуация в служебните адреси са малко по-различни.

В британската версия няма препинателни знаци след Mr или Ms, но се изисква запетая в края на адреса:

г-н Блек,

Американският английски изисква точка след Mr, Mrs и Ms и двоеточие в края на адресите.

Г-н. Черно:

Приемливо е обаче изобщо да не се използва пунктуация в обръщението. Тази опция е много популярна в онлайн кореспонденцията.

г-н Блек

Не забравяйте да проверите дали името на получателя е изписано правилно. Това важи особено за сложните и дълги фамилни имена. В крайна сметка грешка в името може значително да развали впечатлението за кореспонденция.

Тяло на писмото

Първо изречение
Първото изречение трябва да посочи причината за написването на писмото. За да направите това, препоръчваме да използвате следните фрази:

Пиша ви, за да попитам за... (Пиша ви, за да разбера за...)
В отговор на вашето искане... (В отговор на вашето искане...)
В допълнение към нашия разговор... (Продължение на нашия разговор)
Ще бъда благодарен, ако... (ще се радвам много, ако)
Получих вашия адрес от... и бих искал да... (Дадоха ми вашия адрес... и бих искал...)
Благодарим ви за имейла ви от 14 май... (Благодарим ви за писмото ви от 14 май)

Преди това в бизнес кореспонденцията се смяташе за лош тон веднага да се стигне до точката, така че често се използваха уводни фрази „за нищо“. Беше обичайно да се споменават предишни срещи или разговори с адресата, да се пишат неутрални фрази за времето или въпроси за семейството.

Днес такива фрази не се възприемат много добре, защото не носят семантичен товар. Препоръчваме в писмото си да се ограничите до малка уводна фраза и веднага да преминете към същността на въпроса, без излишно разбъркване.

Изречението след уводната фраза трябва да разкрива темата и същността на писмото. То трябва да е кратко и сбито, за да не отвлича вниманието на получателя от основната идея на съобщението.

Главна част
Трябва да посочите целта на писмото, като използвате малки абзаци. Кратките изречения са добре дошли, но не са задължителни.

Не се опитвайте да разрешите няколко различни проблема наведнъж в едно писмо. Следвайте правилото: „Едно писмо - едно искане“. Можете обаче да зададете няколко свързани въпроса, които засягат една и съща тема.

Ако основната идея се побира в един параграф, не се опитвайте да я разширявате, освен ако не е абсолютно необходимо.

В бизнес писмо трябва да напишете всичко само по същество. Това е игра на думи.

Последна мисъл
Последната фраза в тялото на писмото действа като учтив жест и завършва мисълта. В бизнес кореспонденцията препоръчваме да използвате една от стандартните фрази:

Очаквам вашия отговор. (Очаквам вашия отговор)
Очаквам с нетърпение вашия отговор. (Чакам вашия отговор.)
Ако имате нужда от повече информация, моля свържете се с мен. (Ако имате нужда от повече информация, пишете ми за това.)
Моля, отговорете при първа възможност. (Моля, отговорете възможно най-бързо.)
Чувствайте се свободни да се свържете с мен по имейл. (Можете свободно да се свържете с мен по имейл.)
Благодаря ви, че го взехте предвид. (Благодаря, че взехте предвид това.)
Ще се радвам незабавно да обърнете внимание на този въпрос. (Ще бъда благодарен за бързия ви отговор.)

Последната фраза трябва да показва уважение. Неговата формулировка обаче може да бъде произволна. Можете да използвате различни версии на фразата за различни получатели или да изберете една стандартна за всички видове писма.

В последната фраза можете също да направите връзка към допълнителни материали, които са приложени към писмото.

Приложено ще намерите... (Приложено към писмото...)
Към писмото е приложено... (Към писмото е приложено...)
Моля, вижте приложеното... (Моля, вижте в приложението...)

Край на писмото
Няколко стандартни фрази се използват за завършване на бизнес писмо. Руският език използва фразата "с уважение" навсякъде, но на английски е малко по-сложно.

Искрено Ваш(с уважение) - тази фраза трябва да се използва, ако не сте запознати с адресата. Този край трябва да се изпише и ако сте написали „Уважаеми господине или госпожо“ във вашия адрес.

Искрено Ваш(искрено ваш) - използвайте фразата, ако адресатът ви е познат и той ви познава.

Ако познавате добре получателя или комуникирате в кореспонденция от дълго време, можете леко да намалите степента на формалност и да използвате по-топли окончания:

Най-добри пожелания

Поздрави

Най-сърдечни поздрави

И трите фрази се превеждат като „най-добри пожелания“.

Остава само да напишете пълното си име - и писмото е готово.

Пример за добре написано бизнес писмо:

Използвайте тези правила и съвети, когато водите бизнес кореспонденция, и вашите писма ще бъдат възможно най-ефективни.

Бонуси за читателите

В съвременния свят имейлът вече не е толкова популярен за лична кореспонденция - тази ниша е заета от социалните мрежи и месинджърите. Въпреки това, той все още се използва широко за бизнес комуникация и няма да се оттегли. От тази статия ще научите основните характеристики на воденето на бизнес кореспонденция на английски език, от какви елементи се състои имейлът и какво трябва да избягвате в бизнес комуникацията.

Два вида бизнес кореспонденция на английски език

Кой трябва да знае как да пише бизнес писма на английски? Като правило, хората, които се нуждаят от него за работа. Да предположим, че получавате работа в определена компания, вашите отговорности включват кореспонденция на английски по различни работни въпроси. Всички бизнес писма могат да бъдат разделени на две големи категории:

Писма в свободна форма.
Образци на писма: приложения, доклади и др.

Според мен има смисъл да се научиш да пишеш писма в свободна форма, а шаблонните букви се научават по-лесно по време на работа, защото навсякъде са различни и просто няма смисъл да се опитвате да научите всички шаблони. По правило всяко предприятие има определена „установена“ представа за това как да пише различни приложения-доклади, дори поздравления, а в 90% от случаите има просто набор от готови формуляри във формат doc или xls , в който трябва да въведете само номера и фамилии.

Какво представлява имейлът на английски?

Подател на писмото на английски език изпращач, получател - получател, технически един имейл се състои от няколко елемента:

Предмет- предмет на писмото. Пише се кратко и ясно, например: Payment Confirmation - Потвърждение на плащането. Ако съдържанието на писмото е обвързано с дата, те също се опитват да го включат в темата: Прощално парти на 21 април - Прощално парти на 12 април.
Тяло– тялото на писмото, тоест съдържанието, самият текст. Нека го разгледаме по-подробно по-долу.
Прикачен файл– прикачен файл, прикачен файл. Опитайте се да не правите прикачени файлове с тежки файлове.
CC- копие от писмото. Ако добавите адрес към полето „CC“, този получател също ще получи съобщението.
BCC- скрито копие. Получателят, добавен в полето „BCC“, ще получи съобщението, но другите получатели няма да знаят за него.

Между другото, CCозначава въглеродно копие- машинописно копие. На пишещи машини, ако е необходимо да се направят два еднакви документа, под основния лист се поставят копирна хартия и втори лист. Резултатът беше два идентични документа. Карбоновото копие се наричаше карбоново копие.

Съкращенията "CC" и "BCC" - здравей от ерата на пишещите машини

BCCозначава скрито копие. При пишещите машини понякога е било необходимо да се направят два еднакви документа, но за различни получатели. В този случай документът е направен изцяло като копие, но полето с името на получателя е оставено празно. Попълваше се отделно на всеки екземпляр. Такова копие без име се нарича сляпо копие, буквално „сляпо машинописно копие“.

Как да прочетем имейл адрес на глас на английски?

Важен момент, който понякога се пренебрегва. Понякога трябва да продиктувате имейл устно, например по телефона. Ето какво трябва да знаете:

символ ' @’ чете като при, при никакви обстоятелства куче!
Точката в имейл адреса се извиква точка, но не точка, точкаили Период(прочетете за разликата между тези думи).
Символ ‘-‘ чете като тире,понякога не се наричат съвсем правилно тире(тирето е тире, тоест по-дълга версия на тире).
символ ' _’ чете като Долна черта, по-рядко: understrike, ниско тире, ниска линия.

[имейл защитен]– поддръжка на hotmail dot com

[имейл защитен]– помогнете ми с тире в gmail точка com (gmail се чете като „gmail“, а не „gmail“)

Както можете да видите, думите в адресите се четат просто като думи, а не изписани, както е в случая с имената и фамилиите. Ако обаче имейлът съдържа или неразбираеми набори от букви, по-добре е да ги прочетете буква по буква:

[имейл защитен]– a l y o n u s h k a в nomail dot net

Мисля, че ако четете статия за бизнес кореспонденция, определено знаете :)

Добре познатите домейн зони com, net, org се четат като дума, а не като букви. Обикновено се изписват по-малко известни, като ru.

[имейл защитен]– примерен адрес с долна черта при поща точка r u

Съставяне на текст на имейл на английски език

Имейлът е по-дълъг от „текст“ (както обикновено се наричат SMS и съобщенията в месинджърите; самият процес на кореспонденция е изпращане на текстови съобщения) и съдържа традиционни съобщения, но не бива да се заобикаляте, изразявайте мислите си по-ясно.

Основни елементи на имейла:

Поздравления– може да включва наричане на адресата по име, ако е известно.
Въведение– ако не познавате получателя на писмото, представете се накратко.
Цел на съобщението– преминете към въпроса и обяснете защо се свързвате.
Подробности– ако е необходимо, споменете важни подробности. Ако се подразбира, че получателят на писмото трябва да направи нещо, след като го прочете (да следва инструкциите, да се обади на някого, да отговори, да препрати писмото и т.н.), пишете за това учтиво, но недвусмислено.
Подпис- писмото традиционно завършва с някаква прощална формула на учтивост, вашето име, фамилия, понякога посочване на вашето място на работа, адрес и телефонен номер, ако е подходящо.

Нека разгледаме по-отблизо поздрава и подписа - те са написани по формулен начин.

Опции за поздрав в имейл на английски език

Най-често те просто пишат „Здравей + име“:

По-официално:

„Скъпи“ не е „скъпи“, както при обръщение към съпруг или съпруга, а аналог на нашето „уважаеми“. Моля, имайте предвид, че няма запетая след „здравей“ или „скъпи“. Ако адресатът е неизвестен, например, пишете на определен „отдел по човешки ресурси“, можете просто да се обърнете към „Здравейте“, „Уважаеми колеги“ (ако това са колеги), „Уважаеми всички“ (група колеги), „Уважаеми отдел „Човешки ресурси“.

Има и общоприети обръщения към непознат мъж или жена: Уважаеми господине, Уважаеми госпожо или Уважаеми господине или госпожо (ако не познавате господин или госпожо), За когото може да се отнася (до всички, които може да се интересуват). Първите две са нежелателни, тъй като може случайно да се свържете с някого с грешен пол; вторите две се използват, но се считат за малко старомодни, много официални. Ако е възможно, по-добре е да се обръщате към тях по име (Уважаема Маргарет) или отдел/отдел (Уважаеми маркетингов отдел).

Често се използва по име без „поздравителна дума“, само „Джеймс“. Така пишат на познати колеги (човека на съседната маса) или когато това не е първото писмо в кореспонденцията и няма смисъл всеки път да се поздравявате.

Как да прекратите имейл

Писмото може да бъде попълнено, като просто напишете собственото си име или име и фамилия, но обикновено преди това се добавя някакво учтиво пожелание. Най - известен:

С Най-Добри Пожелания! (или просто „Поздрави!“) – Най-добри пожелания!
Поздрави! - същото.
Най-добри пожелания/топли пожелания – пак същото.

В някои ръководства също се споменава „Sincerely yours“ или „Faithfully yours“ (искрено ваш), но лично аз почти никога не съм виждал подобни подписи, а от чужденци съм чувал, че тези формулировки звучат не само смешно, но и много старомодно. Всъщност, като „искрено ваш“ на руски. Но доста често те просто пишат „С уважение“ в края на бизнес писмо.

Полезни фрази за бизнес кореспонденция на английски език

В допълнение към шаблонните поздравления и сбогувания има още няколко фрази, които могат да се използват в кореспонденция.

Надявам се да си добре- "Надявам се, че си добре". Прост, макар и изтъркан начин да започнете писмо. Писмен аналог на стандартната фраза „Как си?“ Още официална версия: Надявам се, че този имейл те намира добре.
Просто исках да ви информирам за... –„Просто исках да добавя, че…“ Добър начин да предоставите допълнителна информация за нещо, което получателят вече знае.
Просто исках да ви кажа, че...- „Просто исках да ви информирам, че...” Подобно на предишния: допълваме вече известната информация. Може да се използва и като универсално въведение към кратко съобщение за някои важни факти и подробности.
Моля, бъдете информирани/посъветвани- "Моля обърнете внимание".
FYI– съкр. от За ваша информация, което също може грубо да се преведе като „вземете под внимание“. Съкращенията са подходящи за използване между колеги, когато общувате по рутинни работни въпроси. По-добре е да не пишете на непознат или клиент по този начин.
Моля, намерете (вижте) приложено- буквално „намерете в прикачения файл“ (така че, разбира се, никой не говори руски). Това ви уведомява, че имейлът има прикачен файл. Например: Моля, намерете прикачен доклада - Докладът е прикачен.
За бъдещи подробности– „по-подробно“, „за по-подробна информация“. Подходящо е в края на писмото да има връзка към лицето за контакт: За бъдещи подробности, моля, свържете се с моя асистент - За по-подробна информация, моля, свържете се с моя асистент.
Очаквам с нетърпение вашия отговор / чуване от вас- "Очаквам вашия отговор". Учтив начин да им кажете, че би било хубаво да отговорят на писмото ви.
Благодаря ви за отделеното време –„Благодаря ви за отделеното време.“ Универсална формула, която би било подходящо да се постави преди подписа.

Примерно бизнес писмо на английски език

Ето няколко примера за писма, написани с различна степен на формалност. В имейла ще информирам получателя, че срещата в петък е пренасрочена от 9:00 на 10:30. Темата за всички имейли ще бъде една и съща: Времето на срещата е променено на 10:30 сутринта.

1. Много официално.

Уважаеми г-н. Джеферсън

Надявам се, че този имейл те намира добре. Това е Сергей Ним от Roga and Kopyta Inc. Исках да ви информирам за срещата, която ще проведем във вторник. Поради метеорологичните условия се измества от 9:00ч. до 10:30ч.

Ще бъдете ли така любезен да ме уведомите дали ще можете да присъствате? Моля, приемете моите извинения за неудобството.

На Ваше разположение,

Сергей Ним

Roga и Kopyta Inc.

Официалността на това писмо се определя от:

Обжалване Уважаеми г-н. Джеферсън.
фраза Надявам се, че този имейл те намира добре– по-официална версия на фразата Надявам се да си добре.
Оборот бихте ли били така добри като – би ли бил така добър.
Извинение Моля, приемете моите извинения -Моля, приемете моите извинения.
на Ваше разположениев края на писмото името на фирмата.

2. По-малко формално.

Здравей Алекс,

Това е Сергей от Roga and Kopyta Inc. Исках да ви информирам за срещата, която ще проведем във вторник. Поради метеорологичните условия срещата се измества от 9:00 ч. до 10:30ч.

Моля, уведомете ме дали ще можете да присъствате. Съжалявам за неудобството.

С Най-Добри Пожелания,

Формалността е намалена поради:

По-просто обаждане, обаждане по име.
съжалявамвместо „приеми моите извинения“.
По-малко тържествено заключение на писмото: С Най-Добри Пожелания.

Повечето бизнес писма са написани с този тон. Всъщност вече никой не се нуждае от средновековни формули на учтивост.

3. Неофициално, но в рамките на приличието на бизнес кореспонденция, например с познат колега.

Просто исках да ви уведомя, че петъчната среща се премести за 10:30 сутринта. м. Наистина съжалявам за това. Уще можеш ли да присъстваш

Кратко и по същество. Колегите, които виждате на работа всеки ден, не питат непременно как са всеки път, когато пишете.

В заключение ще дам някои общи съвети, които не се вписват в нито една от точките по-горе.

1. Посочете същността на писмото в темата.

Темата трябва да бъде изключително информативна и в същото време кратка. Човек идва в офиса, отваря Outlook и вижда 20 имейла. Той бързо „сканира“ темите с очи - още на този етап трябва да му е ясно защо сте му писали. Много лоша идея е да пишете теми за нищо: „Моля, прочетете“, „Важно“, „Здравей“. Напишете по-конкретно: „Одобрение на резервацията“, „Полетът е отложен до 12:00 ч.“, „Ориентиране в 9:00 ч. във вторник“, „График за май“.

2. Бъдете учтиви.

В деловото общуване учтивостта е задължителна. Важно е да спазвате етикета, да пишете „благодаря“ и „моля“, в противен случай, ако не развалите отношенията си с хората, ще ги направите малко по-напрегнати. В света на бизнеса има достатъчно напрежение, няма нужда от повече.

Моля, имайте предвид също, че на английски повелителното наклонение без „моля“ в много случаи може да се разглежда като заповед, особено в писмена форма, където, за разлика от говоримия език, интонацията не се отразява.

Изпратете ми годишния отчет. – Изпратете ми годишния отчет (заповед).
Моля, изпратете ми годишния отчет. – Моля, изпратете ми годишния отчет (искане).

Когато поискате нещо, предложите нещо или дадете поръчка (а това е съдържанието на 90% от писмата), е прието да го правите в рамките на приличието, без да приемате деспотичен заповеден тон.

3. Избягвайте двусмислието, бъдете точни.

В деловата кореспонденция няма място за остроумие и сарказъм, особено когато има комуникация между хора от различни страни. Бизнес езикът е изключително стерилен, защото всякакви хумористични вицове могат да бъдат разбрани погрешно. Освен това не се въртете насам-натам дълго време, кажете същността на съобщението ясно и конкретно.

4. Пишете кратко и просто. Не ставай акъл!

Опитайте се да избягвате дълги изречения и сложни формулировки. Пишете с прости думи без сложни изречения с десетки подчинени изречения. Колкото по-сложно пишете, толкова по-вероятно е да направите грешки и да объркате получателя.

Не се опитвайте да покажете, че знаете „умни“ думи и фрази. Това няма полза. Ако използвате куп умни думи правилно, ще прозвучи някак арогантно, ако ги използвате неправилно, ще прозвучи смешно.

5. Ако е необходимо, структурирайте писмото.

Например, трябва да очертаете списък с желания за дизайна на сватбена зала. Напишете ги като списък, вместо да ги обедините в един лист с абзаци. Използвайте номериран списък или точки (точки).

6. Изяснете на читателя какво искате от него.

Понякога има писма, след като ги прочетете, не можете да разберете дали искат някакво действие от вас или просто ви информират? Ако се подразбира, че читателят трябва да отговори, да препрати писмото, да стане и да отиде някъде и т.н., уверете се, че писмото (в началото, в края, в началото и в края) ясно посочва какво трябва да бъде направено.

7. Проверете писмото преди изпращане.

След като напишете съобщение, прочетете го отново. Уверете се, че писмото е написано учтиво, без двусмислие и същността му е ясно ясна. Всичко е наред, ако текстът е несъвършен и се съмнявате в запетая. Дори говорещите език (както на руски) много рядко могат да пишат на английски със 100% грамотност, но се опитайте да не правите поне очевидни грешки и грешки.

8. Учете се от колегите си, четете кореспонденцията във фирмата.

Този съвет е за тези, които се нуждаят от умения за бизнес писане за работа. Различните компании може да имат свои собствени местни странности по отношение на кореспонденцията. Например на някои места се смята за лошо възпитание да се обръщате към някого по име, но на други ще се изсмеят, ако напишете „Скъпи Пол“ вместо „Здрасти Пол“. Питайте колегите си какво и как правите, четете ежедневната им кореспонденция - това работи по-добре от всеки учебник по бизнес английски.

Електронните съобщения дават възможност за бърз обмен на информация на големи разстояния. По скорост на предаване на идеите това ги приравнява на телефонен разговор. Имейлите обаче се съхраняват на имейл сървъри и се използват като печатни доказателства за нашите думи. Следователно електронната кореспонденция изисква отговорно отношение.

Задачата става по-трудна, ако общувате на нероден английски език с представители на други култури. В статията ще споделя на какво да обърнете внимание в този случай, как да избегнете грешки и да постигнете взаимно разбирателство с чуждестранни колеги и партньори.

Етикет

Независимо с кого общувате и на какъв език, не забравяйте за правилата на имейл етикета.

1. Ясно посочете темата на писмото (Subject).

Според проучване на агенция Radicati Group представителите на бизнеса получават до 80 имейла на ден. Как да убедите някого да прочете писмото ви? Създайте заглавие, което напълно отразява съдържанието. Колкото по-ясно е казаното, толкова по-бързо събеседникът ще прочете съобщението.

Не: « идея".

да: „Х да увеличим онлайн продажбите с 15% до края на Q4 2017".

2. Използвайте професионален поздрав и избягвайте фамилиарничене.

Не:„Хей“, „Йо“, „Здравей“.

да: "Скъпи", "Здравей", "Здрасти".

3. Прочетете отново писмото, преди да го изпратите. Грешките и правописните грешки ще се отразят негативно на образа ви в очите на вашия събеседник.

4. Ако въвеждате нов събеседник в кореспонденцията, опишете накратко предисторията на проблема. Не го принуждавайте да скролва надолу и да чете всички публикации по темата. Опишете същността на въпроса, какво сте обсъдили, какво искате да кажете по него.

5. Отговорете на съобщения. Ако нямате време да проведете проучване по темата сега, моля, потвърдете, че имейлът е получен и посочете кога ще можете да адресирате проблема.

6. Не използвайте червено, за да привлечете вниманието към дадена идея. Червеното говори за опасност и предизвиква негативни емоции. Използвайте специални думи и фрази, за да се откроите, а не графики или цвят:

Бих искал да подчертая→ Бих искал да подчертая.
Бих искал да обърна внимание→ Бих искал да привлека вниманието ви.
Моля, обърни внимание→ Моля, обърнете внимание.
Моля обърнете внимание→ Моля, имайте предвид.

Публика

Английският е универсалният език за комуникация между хора от различни страни. Но това не означава, че стилът на кореспонденция винаги ще бъде един и същ. Нека да разгледаме разликите.

Китай, Япония, арабските страни

Когато общувате с колеги и партньори от тези страни, особено в началото на вашето запознанство, използвайте най-учтивите форми. Започвайте всяко писмо с учтив поздрав и форми на етикет, например:

Надяваме се, че този имейл ви намира добре→ Надявам се, че се справяте добре,
Извинявай, че те притеснявам→ Извинявам се за прекъсването.
Мога ли да отделя малко от времето ви? →Мога ли да заема минута от вас?

Използвайте най-учтивата форма на заявка:

Ще бъда благодарен, ако можете…→ Ще бъда много благодарен, ако можете...
Бихте ли били така любезни… →Ще бъдеш ли така мил...

Германия, Великобритания

Намалете модалността на фразите, но не се отказвайте от учтиви форми и форми на етикет:

Ако имате допълнителни въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен.→ Ако имате въпроси, моля свържете се с
Ще се радвам на вашата помощ по този въпрос.→ Ще се радвам на вашата помощ.
Очаквам отговор при първа възможност.→ Отговорете възможно най-скоро.

САЩ

Пропуснете формите на етикета, освен ако не общувате с колега или партньор, който ви е по-висш. Изяснете какво се е случило и от какво имате нужда. Колкото по-малко дизайни с бих, можех, можех, толкова по-добре.

Африка, Южна Америка

Ако вече познавате колега или партньор от тези страни, попитайте как е той и как е семейството му. Разглеждането на лични проблеми не се възприема като лошо възпитание, напротив, помага за установяването на добри взаимоотношения.

Езикови принципи

Нека разгледаме общите принципи за съставяне на имейл.

Намалете

В деловата кореспонденция няма място за фигури на речта, сложни конструкции и сложни времена. Основната задача на писмото е да предаде вашето послание без загуба. Следователно всичко, което може да затрудни разбирането, трябва да бъде премахнато.

Може би си спомняте Джон, когото срещнахме на конференцията, той беше в смешния си апартамент и говореше на глас. Когато наскоро го попитах как се справя, той каза, че работи по много интересен проект и ме помоли да му помогна.→ Вероятно си спомняте Джон, когото срещнахме на конференцията, той все още носеше смешното си яке и говореше на висок глас. Наскоро го попитах как се справя, а той ми отговори, че работи по много интересен проект и ме помоли да му помогна.

Джон Джонсън сега работи върху нова партньорска програма за своята компания. Той ни предложи да станем негов подизпълнител по проекта. →В момента Джон Джонсън работи върху нова партньорска програма за своята компания. Той ни покани да станем изпълнител на този проект.

Избягвайте жаргона

Избягвайте жаргона, дори ако общувате с колеги, които разбират проблема. Вашата кореспонденция може да бъде препратена на хора, които не са запознати с темата.

Обърнете внимание на титлата, името и пола на събеседника

На руски всичко е просто: Иванова е жена, Иванов е мъж. На английски не всичко е толкова просто. Например Джоди Джонсън, той мъж ли е или жена? Фамилията не ни говори нищо. Освен това и мъжете, и жените носят името Джоди:

Ако не сте сигурни кой е вашият събеседник, консултирайте се с колегите си и намерете акаунта му в социалните мрежи. Обаждането на г-н Джонсън г-жа Джонсън ще ви постави в неудобно положение.

Избягвайте шеги и лични коментари

Не е необходим строго официален стил, но е важно да звучи професионално.

Премахнете предлозите, където е възможно

Големият брой предлози затруднява разбирането и създава ефект на „вода“ в текста. Например, вместо Срещата на 1 декември за маркетинговата стратегия→ „Среща на първи декември на тема маркетингова стратегия“, напишете Срещата за маркетингова стратегия на 1 декември→ „Среща за маркетингова стратегия на 1 декември.“

Вместо фразови глаголи идва с- измислете и разбирам- разберете, използвайте техните безпредложни синоними генерирамИ определи.

Избягвайте удивителните знаци

Предаването на емоции чрез имейл е трудно. Възклицанието в текст се възприема като повишаване на тона.

Ако съобщението има много удивителни знаци, те се обезценяват. Събеседникът вече няма да ги възприема като призив за внимание.

Ограничете се до пет изречения

Според Гай Кавазаки, ако едно съобщение се състои от по-малко от 5 изречения, звучи грубо, ако е повече, е загуба на време.

Използвайте кратки думи, изречения и абзаци

Този принцип е особено подходящ за тези, които работят с поща от телефон или таблет: трябва бързо да прочетете писмото, да разберете и да отговорите, размерът на екрана налага ограничения. Колкото по-кратък е текстът в съобщението, толкова по-бързо ще бъде прочетено.

Избягвайте страдателния залог

Не: Информацията ми беше изпратена от Питър→ Информацията ми беше изпратена от Питър.

Да: Питър ми изпрати тази информация→ Питър ми изпрати тази информация.

Използвайте списъци

Ако се интересувате от мнението на колега по даден въпрос и му предложите избор от алтернативи, избройте ги под формата на номериран списък. В противен случай рискувате да получите едносричен отговор. да. Събеседникът иска бързо да отговори на съобщението. За него е по-удобно да каже да, не или да посочи номера на опцията, която харесва. В други ситуации списъците осигуряват структура и подпомагат разбирането.

Поставете краен срок

Ако имате нужда от обратна връзка до конкретна дата, моля, посочете я в имейла. Това ще дисциплинира събеседника и той няма да забави отговора си.

Структура на писмото

Имейлът се състои от пет семантични части:

Поздравления.
Съобщение.
Затваряне.
Раздяла.
Подпис.

Нека да разгледаме стандартните фрази за всяка част.

Поздравления

Използвайте думи Скъпи, Здравейте, Поздрави(ако все още не познавате човека, с когото говорите) и здрасти(по-близо до неформалното).

Съобщение

Това е най-информативната част. В него съобщаваме информация, даваме подробности, спорим, предлагаме идеи и т.н. Нека да разгледаме полезни фрази за различни видове съобщения.

Как да отворите съобщение

Използвайте неутрални фрази за ежедневна комуникация с колеги и официални фрази за съобщения до шефове, клиенти и партньори.

Формално	Полу-формален	Неутрален
пиша на... пиша на...	Само една бърза бележка, за да ви кажа, че... Кратка бележка...	Благодаря ви за имейла... Благодаря Ви за писмото…
В съответствие с вашето искане… Според вашето искане...	Това е да... Това писмо е до...	Благодарим ви за имейла относно... Благодаря ви за писмото относно...
Ние се позоваваме на нашата поща относно... Позовавайки се на нашето писмо относно...	Исках да ви уведомя, че / да ви разкажа за / да ви попитам дали... Исках да ви информирам, че.../да ви разкажа за.../да ви попитам...	В отговор на вашата поща... В отговор на вашето писмо…
Пиша във връзка с... Пиша за...		Позовавайки се на вашия имейл от... Позовавайки се на вашето писмо от...
Благодарим ви за имейла ви от (дата) относно... Благодарим ви за писмото от (дата)...
Във връзка с нашия телефонен разговор в петък, бих искал да ви уведомя, че... Във връзка с нашия телефонен разговор в петък, искам да ви информирам, че...
Пиша, за да попитам за... /във връзка с.../за да Ви уведомя, че.../за да потвърдя... Пиша, за да попитам/Пиша във връзка с/Пиша, за да докладвам.../Пиша, за да потвърдя...

Как да изясним крайния срок

Въведете часа и часовата зона. Без това крайният срок се размива и се възприема като желание:
Моля, изпратете своя доклад (отговор) на 10 март EOB CET→ Моля, изпратете вашия доклад/отговор до 10 март до края на работното време CET.

Как да питате и давате подробности

Даваме подробности:
Моля подробности:

Как да съобщите за проблем

1. За представяне на проблем глаголът to flag често се използва в значението „да посочи, подчертае“:
Сигнализиране за проблема на...→ Посочвам ви проблема с...
С това писмо искам да ви маркирам един проблем...→ С писмото си искам да ви посоча един проблем...

2. За изясняване или получаване на коментари използвайте фрази от моя/наша/ваша странаили от моя/наша/ваша страна- „от моя/наша/ваша страна.”

3. Често съществително се използва в контекста на обсъждане на проблеми заобиколно решение- изход от ситуацията, заобиколно решение.

Как да копирате колегите си

1. За да поискате да бъдете копирани, използвайте фразата CC me, Където Ccдейства като глагол „да копирам“, т.е. да поставя в ред Cc. От словото Ccобразува се причастие копие- обърнете внимание на правописа. фраза Получих копиесе превежда като „Бях направено копие“.

2. За да посочите на събеседника си, че добавяте някого към дискусията, пишете Добавяне на (име) към нишката- Добавяне на (име) към разговора.

3. Използвайте знака @, ако дискусията е с няколко колеги, но трябва да се обърнете към един от тях: @Steve, вярвам, че следващата стъпка е твоя, нали?- @Steve, мисля, че следващата стъпка е твоя, нали?

Как да се извиня

Формално	Неутрален
Със съжаление ви съобщаваме, че... За съжаление се налага да Ви информираме за...	За жалост... За жалост…
Съжалявам да ви съобщя, че... Трудно ми е да ти кажа, но...	Опасявам се че... Страхувам се, че…
Моля, приемете нашите извинения за... Моля, приемете нашите извинения за...	Бих се радвал/с удоволствие/щастлив да... Ще се радвам/ще се радвам...
Искрено съжалявам, че... Искрено съжалявам, че...	Съжалявам, но не мога да дойда утре. Съжалявам, но няма да мога да дойда утре.
Бих искал да се извиня за причиненото неудобство. Извинявам се за причиненото неудобство.	Благодаря за разбирането. Благодаря за разбирането.
	Извиняваме се за... Извиняваме се за...
	(Изключително) съжалявам, че/за... Извинявам се за факта, че...

Как да поискате и предложите помощ

Предлагаме съдействие:

Формално	Неутрален
Ако желаете, ще се радвам да... Ако желаете, ще се радвам...	Ако имате въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен. Ако имате въпроси, не се колебайте да ми пишете.
Готови сме да организираме друга среща с... Бихме искали да си уговорим още една среща с...	Били желал аз да…? Може ли да)...?
Ако имате нужда от допълнителна информация/съдействие, моля не се колебайте да се свържете с мен. Ако имате нужда от допълнителна информация/помощ, моля, свържете се.	Какво ще кажеш да дойда и да ти помогна? Може би мога да дойда и да помогна?
Ако искате да продължите този разговор, моля не се колебайте да се обадите (свържете се) с мен. Ако искате да продължим нашия разговор, моля не се колебайте да се свържете с мен.
Моля, уведомете ме, ако мога да бъда полезна допълнително. Моля, уведомете ме, ако имате нужда от допълнителна помощ.
Кажете ми дали искате да... Уведомете ме, ако имате нужда от помощта ми...

Молим за помощ:

Преговори

Често електронната кореспонденция има характер на пълноценни бизнес преговори. За да ги форматирате, използвайте следните фрази.

Ние изразяваме нашето задоволство:
Ние предлагаме:
Ние сме съгласни:

Съгласен съм с вас по този въпрос.→ Съгласен съм с вас по този въпрос.
Имаш силна страна там.→ Вие сте точно тук.
Мисля, че и двамата можем да се съгласим, че…→ Мисля, че и двамата сме съгласни, че...
Не виждам никакъв проблем в това.→ Не виждам проблем в това.

Ние не сме съгласни:
Каним:
Изразяваме нашето недоволство:

Как да прикачите допълнителни материали към писмо

Ако прикачите документ към писмо, насочете вниманието на събеседника към това, като използвате следните фрази:

Моля, вижте приложен →Приложено към това писмо.
Можете да намерите в прикачения файл… →Можете да намерите в приложението...
Прилагам...→ Кандидатствам...
Препращам ви...→ Изпращам ви...
Имаме удоволствието да приложим…→ Радваме се да Ви изпратим...
Приложено ще намерите...→ В прикачения файл ще намерите...

Затваряне

Преди да се сбогувате с другия човек, благодарете му за отделеното време, изразете желанието си да помогнете и/или дайте разяснения и подробности.

Формално	Неутрален
Очаквам отговора ти с нетърпение. Чакам вашия отговор	Очаквам с нетърпение да те чуя. Чакам вашия отговор
Очаквам с нетърпение вашия отговор. Чакам вашия отговор	Надявам се да те чуя скоро. Надявам се да се чуем скоро.
Не се колебайте да се свържете с мен, ако имате нужда от помощ. Моля, свържете се с нас, ако имате нужда от помощ.	Уведомете ме, ако имате нужда от нещо друго. Уведомете ме, ако имате нужда от нещо друго.
Ако имате въпроси, моля не се колебайте да ме уведомите. Ако имате въпроси, моля свържете се с нас.	Приятен ден/уикенд. Приятен ден/седмица.
Благодаря ви за любезното съдействие. Благодаря ви много за вашата помощ.	Благодаря ти за помощта. Благодаря за помощта.
Благодаря ви предварително! Благодаря ви предварително.	Благодаря за вашия имейл, беше чудесно/страхотно да ви чуя. Благодаря ви за писмото, много се зарадвах да ви чуя.
Извинете за причиненото неудобство! Извинявам се за неудобството!

Как да разбираме съкращенията

Обърнете внимание на съкращенията, които чуждестранните събеседници използват в имейл кореспонденцията, независимо от стила:

EOB (край на работния ден) → край на работния ден.
SOB (начало на работния ден) → началото на работния ден.
EOQ (края на тримесечието) → до края на тримесечието.
TBD (ще бъде определено) или TBA (ще бъде обявено), използваме го, когато информацията за времето или датата все още не е известна.
PTO (платен отпуск) → ваканция.
OOO (Извън офиса) → извън офиса, не на работа. Фразата се използва в автоматичните отговори.
FUP (последване) → следване, поемане на контрол.
POC (point of contact) → лице за контакт.
FYI (за ваша информация) → за ваша информация.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → по същество.
AFAIK (Доколкото знам) → доколкото знам.
BTW (между другото) → между другото.
CU (да се видим) → ще се видим
F2F (лице в лице) → сам.
IMHO (по мое скромно (честно) мнение) → по мое скромно мнение.

Раздяла

За да се сбогувате, използвайте следните фрази: най-добри пожелания, поздрави, мили поздрави, най-добри пожелания, топли пожелания, искрено ваши(официално).

Подпис

Моля, посочете вашето име и фамилия, длъжност и телефон за връзка. Това ще даде възможност на другото лице да се свърже директно с вас и да разбере необходимите подробности.

Шаблони

Ако не говорите добре английски или често пишете един и същи тип букви, удобно е да имате под ръка няколко готови шаблона. Нека изброим някои от тях.

Съобщение за промоция

Тема: Име, фамилия- Нова позиция

Имам удоволствието да обявя промоцията на от да се . е бил с за и е работил в . Той/тя ще получи тези нови отговорности .

присъстваха и дойде на себе си след дипломирането
По време на нейния/неговия мандат тук, е внедрил протоколи, които са подобрили ефективността в и често е признаван за изключителни постижения.

Моля, присъединете се към мен в поздравленията за нейното/неговото повишение и приветствайки я/го в новия отдел/позиция.

Сърдечни поздрави,
Име
Заглавие

Предмет: Име, фамилия- нова позиция

Имам удоволствието да обявя напредъка (Име, фамилия)от офиса (Име)на позиция (Име). (Име)работи във фирма (Име на фирмата) (брой години)години в катедрата (име на отдел).

(Име)учих в (име на университет)и дойде на себе си (Име на компанията)след завършването му.
По време на работата си тук, (Име)стартира протоколи, които повишават ефективността в (име на отдел)и често е признаван за постиженията си.

Нека да поздравим заедно (Име)с нова позиция и го/я приветствайте в новия отдел (име на отдела).

На Ваше разположение,
Име
Длъжност

Поздравления за новата позиция

Тема: Поздравления за повишението ви

скъпи ,
Поздравления за повишението ви в . Чух за вашето заслужено повишение чрез LinkedIn. Вършили сте добра работа там в продължение на много години и заслужавате признанието и отговорността на позицията.
С най-добри пожелания за продължаващ успех в кариерата.
На Ваше разположение,
Име
Заглавие

Тема: Поздравления за новата позиция

(Име), поздравления за повишението ви в длъжност/отдел (име на длъжност/отдел). Научих за вашето заслужено повишение чрез LinkedIn. Работихте добре на предишната си работа в продължение на много години и заслужавате признанието и отговорността на новата си позиция.
На Ваше разположение,
Име
Длъжност

Наемане (за кандидати)

Тема: Добре дошли!
скъпи ,
С удоволствие чух, че сте приели позицията в нашата фирма и че ще се присъедините към нас на 7 септември. Добре дошли на борда!

Ще работите в тясно сътрудничество с мен през първите две седмици, докато не опознаете рутината тук.

Очаквам с нетърпение да чуя вашите идеи. Не се колебайте да ми се обадите, да ми изпратите съобщение или имейл, ако имате въпроси преди първия си ден.

Най-добри пожелания,
Име
Заглавие

Тема: Добре дошли!

(Име), радвам се, че прие поканата за позиция в нашата компания и ще се присъедините към нас на 7 септември. Добре дошли!
Ще работим в тясно сътрудничество през първите две седмици, докато се запознаете с нашите процедури.
Очаквам вашите идеи. Обадете се, изпратете съобщение или имейл, ако имате въпроси преди първия си ден.
На Ваше разположение,
Име
Длъжност

Наемане (за колеги)

Уважаеми служители:
се присъединява към нашия екип на 1 май. ще работи като a в отдел.

Така че, ако видите ново лице на 1 май, нека знайте, че сте развълнувани от присъединяването му/тя към нашия екип.

е работил при други двама компании през последните десет години, така че той/тя носи богатство от знания за .

Бакалавърската степен е от където той/тя е специализирал .

има страст към .

Оценявам, че се присъединихте към мен в осигуряването на топло посрещане за .

с вълнение,
Име на ръководителя на отдела/шефа

Скъпи колеги,
(Име, фамилия)ще се присъедини към нашия екип на 1 май. (Име)ще работи като (длъжност) V (име на отдел).

Така че, ако видите ново лице на 1 май, уведомете го (Име)че се радваш, че го/я имаш в екипа си.

(Име)работил в други две (име на фирми)компании за последните десет години, така че той/тя ще ни донесе богатство от знания за (име на района).

(Име)има бакалавърска степен (име на дисциплина) (име на университет).

(Име)увлича се (Име).

Присъединете се към топлите ми поздрави (Име).

с вълнение,
Име на ръководителя на отдела/ръководителя.

Напускане на компанията

Скъпи колеги
Бих искал да ви уведомя, че напускам позицията си в На .
Наслаждавах се на мандата си и оценявам възможността да работя с вас. Благодаря ви за подкрепата и насърчението, което ми предоставихте през времето ми в .

Въпреки че ще ми липсвате Вие, клиентите и компанията, очаквам с нетърпение да започна нова фаза от моята кариера.

Дръж ме в течение, моля. Мога да се свържа с мен на моя личен имейл адрес или мобилния ми телефон . Можете също да се свържете с мен в LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Благодаря отново. За мен беше удоволствие да работя с вас.

С Най-Добри Пожелания,
Вашият

Скъпи колеги,
Бих искал да ви информирам, че напускам поста си във фирмата. (име на фирма) (дата).
Радвах се да работя (Име на компанията), и аз оценявам предоставената възможност
Работя с вас. Благодаря ви за подкрепата и вдъхновението, които ми дадохте по време
работата ми в (Име на компанията).

Но въпреки че вие, клиентите и компанията ще ми липсвате, искам да започна
нов етап в моята кариера.

Моля, поддържайте връзка. Можете да се свържете с мен на личен имейл (адрес
Електронна поща)или телефон (номер). Можете също да ме намерите в LinkedIn: (адрес на страница).
Благодаря отново. Радвах се да работя с вас.

На Ваше разположение,
Вашият (Име)

рожден ден

Ако трябва да поздравите колега за рождения му ден, полезно е да имате под ръка няколко основни фрази:

Нека всичките ти желания се сбъднат → Нека всичките ти мечти се сбъднат.
Желая ти честит рожден ден → Желая ти честит рожден ден.
Честит Рожден ден! Насладете се на прекрасен ден → Честит рожден ден! Насладете се на прекрасния ден.
Искам да ти пожелая всичко най-добро! Надявам се да е толкова фантастично, колкото и ти, защото заслужаваш най-доброто → Искам да ти пожелая всичко най-добро! Надявам се този ден да е толкова прекрасен, колкото и ти, защото заслужаваш най-доброто.
Приятен ден! Пожелавам ви много хубави подаръци и много забавления! → Прекрасен ден! Желая ти много приятни подаръци и много забавления!

Пренасрочване или отмяна на среща/обаждане

Здравейте всички,
Поради , времето на е променен от при в да се при в .
Ако имате някакви въпроси, моля не се колебайте да се свържете с мен.
С Най-Добри Пожелания,
Име

Здравейте всички!
Защото (име на проблема)време (заглавие на събитието)промени: от (Време за среща) V (място на срещата)На (Време за среща) V (място на срещата).
Ако имате въпроси, моля свържете се с нас.
На Ваше разположение,
Име

Скъпи колеги
Поради някои неизбежни обстоятелства трябва да пренасроча срещата ни за при . Надявам се, че вие/всички се чувствате комфортно с този нов график. Ако вие/някой от вас има проблем с тази нова програма, моля, уведомете ме при първа възможност.
Извинете за причиненото неудобство!
Поздрави,
Име
Заглавие

Скъпи колеги!
Поради неизбежни обстоятелства съм принуден да отложа срещата ни за (Време за среща) V (местоположение). Надявам се новият график да ви устройва/всички. Ако новата програма не е подходяща за вас/някого, моля, уведомете ме възможно най-скоро.
Извинявам се за неудобството!
На Ваше разположение,
Име
Длъжност

Подробни съвети относно принципите за конструиране на стандартни писма и други шаблони са достъпни на https://www.thebalance.com.

Работа с езика

Електронната комуникация не се ограничава до използването на стандартни фрази и шаблони. Съобщенията описват уникален проблем или ситуация. Ако не говорите добре езика, как можете да сте сигурни, че писмото е написано правилно и в бизнес стил?

Използвайте тълковни речници

Двуезичните речници ще ви помогнат, ако не знаете превода на дадена дума. Но те са малко полезни, когато става въпрос за стил. Използвайте английски обяснителни речници: те посочват стила (официален и неофициален) и описват ситуациите, в които се използва думата.

Речници от професионални издателства за преподаване на английски са достъпни онлайн: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . Съкратената версия се предоставя безплатно, пълната версия трябва да бъде закупена, но за целите на бизнес кореспонденцията съкратената версия е напълно достатъчна.

Структура на речникова статия:

Част от реч,
транскрипция с възможност за слушане на произношението,
определение,
примери за използване,
синоними,
често използвани словосъчетания и фразеологични единици.

Обърнете внимание на бележката формално/неутрално/неформално(официален, неутрален, неофициален), използвайте официални или неутрални думи в стил. Ако избраната дума е маркирана като неофициална, проверете секцията за синоними.

Не пренебрегвайте примерите, те ви помагат да поставите избраната от вас дума или фраза правилно в изречение.

Използвайте речници на активатора

Тези речници не са изградени на принципа на азбука на думите, както традиционните речници, а на принципа на азбука на понятията. Например, искате да предадете понятието „красиво“. Намерете концепцията красива в речника на активатора. Под него има списък със синоними на думата красива с дефиниции, примери и обяснения за разликата между тях. Всички възможни варианти за изразяване на идеята „красиво“ са събрани на едно място и не е необходимо да търсите всяка дума поотделно.

Днес речникът-активатор се публикува под марката Longman: Longman Language Activator.

Проверете съвместимостта на думите с помощта на Google търсене

Ако думите са комбинирани в руска фраза, съвместният им превод на английски не винаги е правилен. Въведете фрази на английски в търсачката и проверете дали думите се появяват наблизо.

Проверете граматиката на вашия текст

Ако не владеете езика, използвайте специални услуги за проверка на граматиката и пунктуацията, например Grammarly.

Заключение

Ако водите електронна кореспонденция с чуждестранни колеги, партньори и клиенти, но не говорите много добре английски, използвайте списъка за проверка:

Определете вашата аудитория. Съобразете се с неговата специфика, когато съставяте съобщението си.
Проверете дали съществуващ шаблон може да бъде адаптиран, за да отговаря на вашите цели. Може би искате да пожелаете на колега честит рожден ден? Използвайте шаблон.
Направете план за писане. Разчитайте на стандартна структура на имейла. Уверете се, че не сте пропуснали нищо.
Изберете общи фрази, които ще използвате. Когато избирате стила на фразите, фокусирайте се върху аудиторията.
Попълнете изградената структура със свои думи и изречения.
Проверете цялото съобщение за правилен език, като използвате услуги, речници и търсене в Google. Взехте ли предвид стила на избраните думи? Вървят ли заедно?
Уверете се, че не нарушавате указанията за съставяне на имейл. Възможно ли е да се съкрати, без да се загуби смисълът му? Съдържа ли жаргон?
Прочетете отново съобщението. Уверете се, че се спазва имейл етикетът. Предметът на писмото ясно ли е посочен? Коригирани ли са всички правописни грешки?
Щракнете върху Изпрати!

Способността за водене на бизнес кореспонденция е била актуална по всяко време и професионалистите, които перфектно владеят тези умения, са в състояние да достигнат върховете на кариерната стълбица, благодарение на способността да впечатляват партньори, да сключват изгодни сделки и да формират незаличим имидж.
Бизнес кореспонденцията на английски е набор от правила и особености, които е много важно да спазвате, за да установите ефективни партньорства. С течение на времето се е развил определен стил на бизнес кореспонденция на английски език. Курсовете по бизнес английски http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo ще ви помогнат да овладеете това изкуство, да научите подробностите и тънкостите на бизнес кореспонденцията.

Правила за бизнес кореспонденция на английски език

Много от нас, разбира се, знаят стандартната структура за писане на писма - въведение, основна част и заключение. Но в зависимост от това каква информация носи писмото, неговата структура и правила за писане се избират съответно. И бизнес писмото не е изключение. Нека се запознаем с неговите характеристики.

Структура на писмото

Заглавие на писмото и (или) адрес на изпращача)
Дата на писмото
Име и адрес на получателя
Учтив поздрав
Предмет на писмото
Приветствие и встъпителна реч (въведение)
Текст на писмото и разкриване на темата (тяло на писмото)
Заключение
Учтиво сбогуване (безплатно закриване)
Саморъчен подпис на изпращача (подпис)
Напечатан подпис

Спазването на всички горепосочени точки не е задължително, някои от тях могат да бъдат пропуснати. Но съществените и най-важните части трябва да се съдържат във всяко писмо, тъй като те са неразделна част от английския бизнес етикет.

По-долу е съответният формат на писмото:

Също така, за да водите бизнес кореспонденция на английски език, е важно да спазвате редица правила за нейното писане и форматиране, които се препоръчват да се спазват, за да постигнете целта си - правилното съставяне на бизнес писмо. Някои незначителни отклонения са допустими и не представляват сериозна грешка. И така, правилата за бизнес кореспонденция на английски език:
Предпочитаният формат е хартия А4 или бланка (качеството на хартията също носи определена информация за подателя и играе важна роля)
Изберете полета от 2,5 см от четирите страни или 1 инч
Препоръчително е да използвате стандартен шрифт като Times New Roman (Arial)
Изберете размер на шрифта 12-14, в зависимост от размера на буквата
След поздрава се поставя запетая (например Уважаеми г-н Смит,)
Препоръчва се единичен отстъп в абзаците
Двойният отстъп между абзаците е за предпочитане.
Използва се и двоен отстъп между последното изречение и края на писмото (например, С уважение, най-добри пожелания)
За ръкописен подпис по подобен начин се оставят няколко тирета.
Листът трябва да бъде сгънат на трети (хоризонтално), преди да поставите писмото в плика.

Бизнес кореспонденция на английски език. Примери за писма

За да представим горното по-ясно, ще ни трябват примери за бизнес кореспонденция на английски език.
Сега нека разгледаме по-отблизо съставните фрази, които съставляват бизнес писмо. Тези фрази задават бизнес ритъма и правят посланието приятно и разбираемо при обмен на информация в бизнес сферата.

Фрази за бизнес кореспонденция на английски език

Умението за писане на бизнес писма се крие в правилното използване на доказани фрази и изрази. Те спомагат за постигане на желания ефект в бизнес комуникацията между партньорите. Това е един вид кодекс на добрите маниери, който помага за установяване на контакт.

Бизнес кореспонденция на английски език. Поздравления

Познаването е неприемливо в бизнес кореспонденцията, така че поздравителните думи трябва да изразяват дълбоко уважение и да насърчават по-нататъшното общуване. „Уважаеми господине“ е доста подходящо за това, но е по-добре да разберете името на лицето, към което е адресиран адресът, и да напишете „Уважаеми г-н Джон Смит“ или „Уважаема г-жо Сара Смит“. В бъдеще, когато връзката вече е установена и ако съществуващата връзка го позволява, можете да се свържете с получателя под името „DearJohn“.
Поздравите на английски в бизнес кореспонденцията трябва да започват с благодарност за предишното писмо и (или) отбелязване на предишната кореспонденция, имейл или среща:
Благодаря ви за вашето писмо... - Благодаря ви за вашето писмо...
Благодаря ви, че се свързахте с мен... - Благодаря ви, че се свързахте с нас...
Много сме благодарни, че ни изпратихте повече информация... - Много сме ви благодарни за допълнителна информация...
В допълнение към нашата среща... - В допълнение към нашата среща...
Във връзка с вашето съобщение... - Относно вашето съобщение...
Фразата „Пиша на...“ също ще бъде много полезна за обяснение на целта и причината за написването на писмото. Използването на модални глаголи ще ви помогне да изразите намеренията си:
Ние бихме искали да... - Бихме искали...
Може ли, моля... - Може ли, моля...
Бих се радвал/радвал/благодарен… – Бих се радвал/благодарен…
Основната част на писмото, за разлика от уводните думи на поздрава и обръщението, е строга и конкретна, като ясно посочва проблема, който ви е подтикнал да напишете писмото. Информацията се пише, като правило, на нов ред и, което е забележително за английските бизнес писма, без „червена линия“, т.е. отстъп, както е обичайно на руски.
В края на писмото такива прекрасни фрази като:
Очакваме с нетърпение успешни работни отношения в бъдеще - С надежда за успешно сътрудничество в бъдеще.
Вашият ранен отговор ще бъде оценен – Благодаря ви предварително за вашия ранен отговор.
В очакване на вашия бърз отговор - В очакване на ранен отговор.
Писмото най-често завършва с думите „С уважение“ - „Искрено Ваш“, ако познавате лицето, към което е адресирано обжалването. В противен случай е по-добре да използвате „С уважение“ със същото значение.
Не забравяйте да проверите писменото писмо за граматически и правописни грешки и съответствие със стилистичните стандарти.

Бизнес кореспонденция на английски език. Мостри

Бизнес кореспонденцията на английски език включва образци на покани за различни интервюта, бизнес конференции, бизнес срещи и участие в проекти:

Следвайки всички правила за писане на бизнес писмо и използвайки стандартни изрази, можете лесно да овладеете умението да водите бизнес кореспонденция само за няколко урока.

P.S. Казвам се Александър. Това е мой личен, независим проект. Много се радвам, ако сте харесали статията. Искате ли да помогнете на сайта? Просто погледнете рекламата по-долу за това, което търсихте наскоро.

Copyright site © - Тази новина принадлежи на сайта и е интелектуална собственост на блога, защитена е от закона за авторското право и не може да се използва никъде без активна връзка към източника. Прочетете повече - "за авторството"

Това ли търсихте? Може би това е нещо, което не сте могли да намерите толкова дълго?

Пишете ли бизнес писма на английски всеки ден? Или просто изучавате основите на официалната кореспонденция в курсове по бизнес английски? Нашата селекция от полезни фрази и изрази ще ви научи как да пишете правилни бизнес писма на английски и ще ви помогне да разнообразите речта си.

Благодарение на бизнес етикета е общоизвестно, че клиентите трябва да бъдат поздравени в началото на писмото и довиждане в края. Проблемите започват ли при съставянето на тялото на писмото? Как, например, можете да кажете на клиентите, че товарът се забавя, или как можете да намекнете, че би било хубаво да получите пари за предоставените услуги? Всичко това може да бъде обяснено компетентно, ако използвате правилните „заготовки“ за различни ситуации. С такива „заготовки“ писането на писма ще бъде проста и приятна задача.

Започване на писмо или как да започнете кореспонденция на английски

В началото на всяко бизнес писмо, веднага след поздрава, трябва да обясните защо пишете всичко това. Може би искате да изясните нещо, да получите допълнителна информация или, например, да предложите услугите си. Следните фрази ще помогнат за всичко:

Пишем - Пишем на...

За да потвърдите... - потвърдите...
- да поискам ... – да поискам ...
- да ви информирам, че... – да ви информирам, че...
- да попитам за ... - да разбера за ...

Свързвам се с Вас по следната причина... – Пиша Ви със следната цел / Пиша Ви, за да...
Бих се интересувал от (получаване/получаване на информация) - бих се интересувал от (придобиване/получаване на информация)

Установяване на контакти или как да кажете на събеседника си откъде знаете за него

Понякога си струва да напомните на вашия бизнес партньор кога и как последно сте се виждали или сте обсъждали сътрудничеството си. Може би вече сте написали бизнес писмо по тази тема преди няколко месеца или може би сте се срещнали на конференция преди седмица и сте започнали да преговаряте тогава.

Благодаря ви за писмото относно ... – Благодаря ви за писмото по темата….
Thank you for your letter of May 30. – Благодаря ви за писмото ви от 30 май.
В отговор на вашата молба, ... – В отговор на вашата молба..
Благодаря, че се свързахте с нас. – Благодаря ви, че ни писахте.
Във връзка с разговора ни във вторник... - Относно разговора ни във вторник...
Във връзка с вашето скорошно писмо - Относно писмото, получено наскоро от вас...
За мен беше удоволствие да се запознаем в Ню Йорк миналата седмица. – Беше много приятно да се запознаем в Ню Йорк миналата седмица.
Бих искал само да потвърдя основните точки, които обсъдихме вчера – бих искал да потвърдя основните точки, които обсъдихме вчера.

Изразяване на молба или как тактично да попитате събеседника си на английски

В деловите писма понякога трябва да помолите партньорите си за нещо. Понякога се нуждаете от забавяне, а понякога се нуждаете от допълнителни проби от материал. За да изрази всичко това, бизнес английският има свои собствени утвърдени фрази.

Ще бъдем благодарни, ако... - Ще бъдем много благодарни, ако...
Можете ли да ми изпратите/ кажете ни/ позволете ни... – Можете ли да ми изпратите/кажете ни/разрешете ни
Би било полезно, ако можете да ни изпратите... - Би било много полезно, ако можете да ни изпратите...
Ще се радвам незабавно да обърнете внимание на този въпрос. „Ще оценя вашето незабавно внимание по този въпрос.“
Ще бъдем благодарни, ако можете ... - Ще бъдем благодарни, ако можете ...

Оплакване на английски или как да разберете, че не сте доволни

За съжаление често се случва нещо да не ни харесва. Но когато пишем бизнес писма, не можем да дадем воля на чувствата си и да кажем с директен тест какво мислим за компанията и нейните услуги. Необходимо е да използвате бизнес английски и внимателно да изразявате недоволството си. По този начин можем да запазим нашия бизнес партньор и да изпуснем парата. Стандартни фрази за бизнес кореспонденция, които ще помогнат за това:

Пиша да се оплача от ... - Пиша да се оплача от ...
Пиша, за да изразя недоволството си от ... Пиша, за да изразя недоволството си от ...
Страхувам се, че може да има недоразумение... - Страхувам се, че има недоразумение...
Разбирам, че вината не е твоя, но... - Разбирам, че не си виновен, но...
Искаме да насочим вниманието Ви към.... – Бихме искали да насочим вниманието ви към

Как да предадете лоша или добра новина в бизнес писма на английски

В деловата кореспонденция често се случва да разстройваме клиенти. Струва си да направите това елегантно, за да не ядосате още повече партньора си.

Лоши новини

Страхувам се, че трябва да ви информирам, че ... - Страхувам се, че трябва да ви информирам, че ...
За съжаление не можем / не сме в състояние да ... - За съжаление, не можем / не сме в състояние
Със съжаление ви съобщаваме, че... - Със съжаление ви съобщаваме, че...
Страхувам се, че няма да е възможно да ... - Страхувам се, че ще бъде невъзможно ...
След сериозно обмисляне решихме да...- След сериозно обмисляне решихме, че...

Добри новини

За щастие понякога всичко върви добре и можем да зарадваме нашите клиенти с добри новини

Имаме удоволствието да съобщим, че... – Имаме удоволствието да съобщим, че...
За нас е удоволствие да съобщим, че... - Имаме удоволствието да съобщим, че...
Имам удоволствието да ви съобщя, че .. – Имам удоволствието да ви съобщя...
Ще се радвате да научите, че ... - Ще се радвате, когато разберете, че ...

Извинения или как да не ядосам още повече клиента

Разбира се, в бизнеса често има проблеми. И вие сте този, който трябва да им се извините. Бъдете приятелски настроени, поставете се на мястото на ваш събеседник. Не забравяйте, че е по-добре да се извините няколко пъти, отколкото да загубите ценен клиент.

Съжалявам за всички неудобства, причинени от... Съжаляваме за всички неудобства, причинени от...
Моля, приемете нашите искрени извинения. – Моля, приемете нашите искрени извинения.
I would like to apologize for the delay /inconvenience... - Искам да се извиня за закъснението / неудобството
Още веднъж, моля, приемете моите извинения за... – Още веднъж, приемете моите извинения за...

Пари или как да покажете на партньора си, че е време за плащане

Понякога искате да напишете в прав текст, че е време да платите. Но не можете да направите това в бизнес кореспонденция. Вместо това трябва да използваме по-меки конструкции, зад които стои все същият труден въпрос.

Според нашите записи... - Според нашите записи...
Нашите записи показват, че все още не сме получили плащане на ... – Нашите записи показват, че все още не сме получили плащане за ...
Ще сме благодарни, ако изчистите акаунта си през следващите дни. – Ще бъдем благодарни, ако платите през следващите няколко дни.
Моля, изпратете плащане възможно най-скоро/незабавно – Моля, изпратете ни плащане възможно най-скоро.

Учтивост в кореспонденцията или как да намекнем за нови срещи

Не бива да се сбогувате напълно с бизнес партньорите си. Дори след края на проекта е по-добре за вас да запазите връзката за бъдещи поръчки.

Ще се видим по-късно

В края на бизнес писма на английски често е подходящо да напомните на партньора си между редовете кога следващия път очаквате информация от него.

Очаквам с нетърпение да се видим следващата седмица. – Очаквам с нетърпение нашата среща следващата седмица
Очаквам с нетърпение вашите коментари - очаквам с нетърпение вашите коментари.
Очаквам с нетърпение да се срещнем на (дата). – Очаквам с нетърпение нашата среща с вас (дата).
Ще бъдем благодарни за ранен отговор. – Ще оценя бързия ви отговор

ще се видим

След успешна поръчка, трябва да напишете на клиента кратко писмо на английски език, в което да го информирате, че не сте против нов проект с него.

Ще се радвам отново да имам възможност да работя с вашата фирма. – Ще се радвам отново да имам възможност да работя с вашата фирма.
Очакваме успешни работни отношения в бъдеще. – Очакваме с нетърпение успешни работни отношения в бъдеще.
Ще се радваме да работим с вашата компания. – Ще се радваме да работим с вашата компания.

Разбира се, бизнес английският не винаги е лесен. За щастие нашата селекция от бизнес фрази трябва много да улесни задачата ви. Сега ще ви отнеме много по-малко време, за да съставите писмо. Затова изберете правилните фрази, добавете вашата информация и зарадвайте шефа си с красиви бизнес писма на английски.