«Όλα τα επαγγέλματα χρειάζονται, όλα τα επαγγέλματα είναι σημαντικά» - όλοι το γνωρίζουμε από την παιδική ηλικία. Το γεγονός είναι ότι στον σύγχρονο κόσμο όλα είναι αλληλένδετα, τόσοι πολλοί όροι ξένης προέλευσης έχουν εμφανιστεί, η έννοια των οποίων είναι άγνωστη στους περισσότερους πολίτες. Μεσίτες, δημιουργοί εικόνων, κειμενογράφοι, τοπογράφοι - δεν μπορείτε να πείτε αμέσως τι ακριβώς κάνουν αυτοί οι άνθρωποι. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για τους ειδικούς στο πίσω και στο μπροστινό γραφείο. Ποιοι είναι, πού εργάζονται, ποιες είναι οι άμεσες ευθύνες τους;

Ορισμός του front office ενός χρηματοπιστωτικού ιδρύματος

Αυτός ο όρος αναφέρεται σε μια ομάδα τμημάτων σε οργανισμούς που είναι υπεύθυνοι για τη συνεργασία με πελάτες ή πελάτες. Οι ειδικοί του front office είναι στην πρώτη γραμμή, είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Η επιτυχία ολόκληρου του ιδρύματος εξαρτάται από τον επαγγελματισμό, την ικανότητα και τη φιλικότητα του. Σε τέτοιους υπαλλήλους, επεξεργάζονται αιτήσεις για ή λαμβάνουν δάνειο, συμβουλεύουν για τυχόν θέματα, διανέμουν τραπεζικά προϊόντα κ.λπ. Δηλαδή, ειδικοί συνοδεύουν συνεχώς τον πελάτη από τη στιγμή που θα φτάσει στο υποκατάστημα της τράπεζας μέχρι την ολοκλήρωση της συναλλαγής.

Τι είναι το back office;

Πρόκειται για ένα λειτουργικό και λογιστικό τμήμα που διασφαλίζει τη λειτουργία των τμημάτων που διαχειρίζονται τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις της εταιρείας. Το back office είναι ένα αριστούργημα σε γκρι. Οι πελάτες και οι πελάτες δεν μπορούν να αξιολογήσουν το έργο των ειδικών της, αν και επενδύουν μεγάλη προσπάθεια για την ευημερία της επιχείρησης. Υπάρχουν τέτοια τμήματα σε τράπεζες, εταιρείες επενδύσεων και οργανισμούς που πραγματοποιούν συναλλαγές στις αγορές κινητών αξιών. Απασχολούν από 3 έως 15 άτομα, ο αριθμός των εργαζομένων εξαρτάται από το μέγεθος του ιδρύματος.

Η εργασία στο back office μιας τράπεζας περιλαμβάνει την προετοιμασία διακανονισμών για τίτλους και κεφάλαια για συναλλαγές που συνάπτονται από το front office. Οι υπάλληλοί της είναι επίσης υπεύθυνοι για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τα όρια, τη διατήρηση εσωτερικών αναφορών και την παροχή πληροφοριών για τη λογιστική. Ένας ειδικός στο back office συνεργάζεται μόνο με αντισυμβαλλόμενους· δεν συνεργάζεται με πελάτες.

Τι κάνει το μεσαίο γραφείο;

Αυτή η διαίρεση μπορεί να ονομαστεί ο σύνδεσμος μεταξύ του μπροστινού και του πίσω γραφείου. Οι λειτουργίες του είναι αρκετά ασαφείς. Οι ειδικοί των τραπεζών ασχολούνται κυρίως με τη σύνταξη και την υπογραφή συμβάσεων, την παροχή στους πελάτες διαφόρων τύπων αναφορών, την αποδοχή εντολών για την πραγματοποίηση αναλήψεων, αγορών και πωλήσεων κ.λπ. ανάπτυξη μεθοδολογιών για την πραγματοποίηση νέων λειτουργιών. Οι ειδικοί του στις περισσότερες περιπτώσεις εργάζονται σε αποστολές από εργάτες πρώτης γραμμής.

Ποιες είναι οι ευθύνες των ειδικών στο back office;

Οι υπάλληλοι των χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων πρέπει να συνάπτουν συμφωνίες για την αγοραπωλησία τίτλων και να τηρούν ημερολόγιο συναλλαγών. Ο ειδικός παρακολουθεί την επανεγγραφή των τίτλων, αφού πρέπει να γίνει η μεταβίβαση των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας στον αγοραστή από τον πωλητή. Το back office διενεργεί αυτή τη διαδικασία βάσει της εντολής μεταβίβασης που περιλαμβάνεται στο μητρώο του κατόχου κινητών αξιών.

Ο νέος ιδιοκτήτης πρέπει να λάβει όλα τα απαραίτητα έγγραφα και ο ειδικός, με τη σειρά του, ελέγχει τη διαδικασία διακανονισμού μεταξύ των εταιρειών του πωλητή και του αγοραστή. Ο υπάλληλος του back office έχει τεράστια ευθύνη, γιατί το παραμικρό λάθος, που εκ πρώτης όψεως φαίνεται σαν μια μικρή ανακρίβεια, μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα μεγάλης κλίμακας. Στη χειρότερη περίπτωση, η εταιρεία υφίσταται σημαντικές ζημιές λόγω της ακυρότητας της συμφωνίας.

Σύγκριση μπροστινών και πίσω γραφείων

Αυτές οι δύο διαιρέσεις είναι αντίθετες μεταξύ τους. Το front office είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Οι ειδικοί είναι πάντα ορατοί· το μέλλον του οργανισμού εξαρτάται από τον επαγγελματισμό και την επινοητικότητά τους. Το back office είναι δουλειά στη σκιά. Δεν γνωρίζουν όλοι τους υπαλλήλους του τμήματος εξ όψεως, αλλά είναι σαν πολυάσχολες μέλισσες που φτυαρίζουν πολλά και σημαντικά θέματα. Όλοι οι ειδικοί εργάζονται προς όφελος της εταιρείας, αλλά εξακολουθεί να είναι σημαντικό να γίνεται διαχωρισμός μεταξύ διαφορετικών τμημάτων, ώστε να μην μετατίθενται οι ευθύνες ορισμένων στους ώμους άλλων.

Το front office και το back office έχουν διαφορετική λειτουργικότητα. Το πρώτο λειτουργεί για να αυξήσει την ταχύτητα της εξυπηρέτησης πελατών, να διατηρήσει την αξιοπιστία των πληροφοριών που λαμβάνονται και να καταγράψει άμεσα τις πωλήσεις. Το δεύτερο επικεντρώνεται στην ανάλυση πωλήσεων, στην προετοιμασία ενός ευρετηρίου καρτών εμπορευμάτων με τιμές, στο σύστημα τιμολόγησης και στην παρακολούθηση της κίνησης των προϊόντων στις αποθήκες.

Ο διαχωρισμός των τμημάτων μπορεί να συμβεί τόσο σε επίπεδο λογισμικού όσο και σε επίπεδο υλικού. Δεν υπάρχει προφανές όριο μεταξύ τους, είναι απλώς ένα σύστημα εννοιών. Ο διαχωρισμός του πίσω και του μπροστινού γραφείου είναι απαραίτητος σε ψυχολογικό επίπεδο. Ο επικεφαλής της εταιρείας πρέπει να κατανοήσει ότι στο πρώτο υποσύστημα απαιτούνται περισσότεροι επαγγελματίες και έμπειροι ειδικοί από ό,τι στο δεύτερο, καθώς έχουν μεγαλύτερη ευθύνη και πιο περίπλοκη εργασία.

Η ιδέα ενός συστήματος back-office έχει καθιερωθεί σταθερά στη βιομηχανία λιανικής. Αυτό είναι το εργαλείο που σας επιτρέπει να ενοποιήσετε και να συντονίσετε όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Στη μάχη για τα πορτοφόλια των πελατών, η ταμειακή μηχανή - το front-office - είναι η πρώτη γραμμή. Το πίσω μέρος που παρέχει η εντολή είναι το back office - το σύστημα συναλλαγών της επιχείρησης, που καλύπτει όλες τις διαδικασίες που πραγματοποιούνται στο κατάστημα - από τη διασφάλιση των πωλήσεων έως την αναλυτική αναφορά. Το αν ο ιδιοκτήτης του καταστήματος θα είναι νικητής σε αυτή τη μάχη εξαρτάται από το πόσο καλά ανταποκρίνεται στις προκλήσεις που αντιμετωπίζει μια συγκεκριμένη επιχείρηση και πόσο αποτελεσματικά λειτουργεί.

Τα συστήματα είναι διαφορετικά

Πρέπει να πούμε ότι σήμερα ο ίδιος ο όρος back office είναι κάπως ασαφής. Στη Δύση, αυτό σημαίνει τόσο το στοιχείο διαχείρισης του λογισμικού όσο και το λογιστικό στοιχείο. Στη Ρωσία, λόγω των ιδιαιτεροτήτων της «εθνικής λογιστικής», οι προμηθευτές λογισμικού για καταστήματα προσπάθησαν να απομακρυνθούν από αυτήν και το back office συχνά σημαίνει μόνο το τμήμα που είναι υπεύθυνο για τη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Επιπλέον, υπάρχει διαχωρισμός μεταξύ back-office και head-office, το πρώτο είναι ένα πρόγραμμα συναλλαγών εγκατεστημένο σε ένα κατάστημα λιανικής, το δεύτερο είναι το σύστημα κεντρικών γραφείων μιας αλυσίδας καταστημάτων, που διαχειρίζεται τα προγράμματα συναλλαγών μεμονωμένων αντικειμένων. Εν τω μεταξύ, πολλά συστήματα υποθέτουν ότι το κεντρικό γραφείο είναι επίσης ένα back-office, δηλαδή το πρόγραμμα συναλλαγών που είναι εγκατεστημένο στα κεντρικά γραφεία του δικτύου ελέγχει άμεσα τις διαδικασίες που συμβαίνουν στα καταστήματα. Και κάποτε αυτός ο όρος σήμαινε απλώς ένα πρόγραμμα για τη λογιστική των αγαθών. Ωστόσο, αυτές οι μέρες έχουν περάσει προ πολλού.

Όπως σημείωσε ο Mikhail Orlov, διευθυντής προϊόντων του τμήματος λογισμικού back-office της ATOL Group, ένα σύγχρονο back office δεν μπορεί πλέον να ονομάζεται απλώς ένα σύστημα λογιστικής εμπορευμάτων:

Σήμερα, το back office είναι ένα πλήρες γραφείο, υπεύθυνο για όλες τις κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες σε μια εμπορική επιχείρηση. Το σύστημα back-office θα πρέπει να περιλαμβάνει λογιστική αποθήκης, διαχείριση αλληλεπίδρασης με προμηθευτές, τιμολόγηση, προετοιμασία αγαθών προς πώληση, εκπτώσεις, αλληλεπίδραση με, υλοποίηση ανταλλαγής δικτύου, παραγωγή, διαχείριση προσωπικού και πολλά άλλα. Ταυτόχρονα, παρά την πληρότητα του λειτουργικού μέρους, το back office πρέπει να είναι εύκολο στην κατανόηση και διαχείριση, να έχει υψηλή ταχύτητα ανάπτυξης σε μια εγκατάσταση λιανικής και να έχει σταθερότητα και αποτελεσματικότητα στην επεξεργασία διαφόρων πληροφοριών. Ένα σημαντικό κριτήριο για μια καλή λύση back-office είναι η υποστήριξη μιας μεγάλης λίστας εξοπλισμού λιανικής.

Παρά την ποικιλία των εργασιών, οι λειτουργίες του back office καταλήγουν σε μερικά σημαντικά σημεία. Ακολουθεί η γνώμη του Anton Murzin, διευθυντή του πρακτορείου συμβούλων GKTs:

Πρώτα απ 'όλα, το back office πρέπει να χωρίσει τις επιχειρηματικές διαδικασίες της επιχείρησης σε πολλές ξεχωριστές διαδικασίες, καθεμία από τις οποίες εκτελείται από διαφορετικούς υπαλλήλους με διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης στις πληροφορίες. Αυτό μας επιτρέπει να μειώσουμε τις απαιτήσεις για τα προσόντα των εργαζομένων και λύνουμε το πρόβλημα της διασφάλισης της ασφάλειας της εργασίας με πληροφορίες. Το κύριο πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι η ικανότητα να κάνει το σύστημα όσο το δυνατόν πιο ευέλικτο. Για παράδειγμα, η πιο σημαντική λειτουργία ενός προγράμματος back-office είναι η διαχείριση τιμών λιανικής. Αυτό δεν είναι τόσο απλό έργο όσο μπορεί να φαίνεται. Η τιμή ενός αντικειμένου που πωλείται χωριστά μπορεί να διαφέρει από την τιμή ενός αντικειμένου που πωλείται σε μικρές συσκευασίες χύμα. Η τιμή ενός προϊόντος μπορεί επίσης να εξαρτάται από τα άλλα προϊόντα που αγοράζονται με αυτό. Τέλος, η τιμή μπορεί να αλλάξει κατά την αγορά ενός προϊόντος με χρήση κάρτας έκπτωσης και κατά τη διάρκεια διαφόρων προωθήσεων μάρκετινγκ. Το σύστημα συναλλαγών πρέπει να λάβει υπόψη όλα αυτά τα σημεία. Και όχι απλώς να το λάβετε υπόψη, αλλά να επιτρέψετε τις αλλαγές τιμών για τη βελτιστοποίηση των κερδών. Και αυτός είναι επίσης ένας από τους στόχους του διαχωρισμού των διαδικασιών. Μερικές φορές η τιμή ενός προϊόντος με την περιγραφή και τον κωδικό του συμπεριλαμβάνεται στην ίδια την κάρτα εγγραφής προϊόντος, αλλά το πρόγραμμα συναλλαγών χάνει ευελιξία όταν εργάζεται με το κόστος του προϊόντος. Ο καθορισμός της τιμής ενός προϊόντος είναι μια ξεχωριστή επιχειρηματική διαδικασία και για να παρέχονται όλες οι παραπάνω δυνατότητες, πρέπει να διαχωριστεί από τη διαδικασία λογιστικής του προϊόντος. Είναι επίσης σημαντικό να διαχωριστεί ο ορισμός της πολιτικής διαχείρισης από τις διαδικασίες για την άμεση εκτέλεσή της. Ο καθορισμός της πολιτικής αγορών είναι μια υπεύθυνη υπόθεση, η οποία σε έναν εμπορικό οργανισμό πραγματοποιείται από τη διοίκηση με τη συμμετοχή ειδικευμένων ειδικών. Οι λιγότερο καταρτισμένοι διευθυντές μπορούν επίσης να το εκτελέσουν, δηλαδή να εφαρμόσουν τους καθιερωμένους κανόνες. Με τον ίδιο τρόπο, η πολιτική έκπτωσης θα πρέπει να οριστεί στο κέντρο και να εκτελείται αυτόματα απευθείας στο ταμείο.

Το δεύτερο πιο σημαντικό καθήκον ενός προγράμματος back office είναι να αντικατοπτρίζει τι συμβαίνει στο κατάστημα με το απόθεμα. Τα αποθέματα επηρεάζονται από διάφορες διαδικασίες: παραδόσεις προϊόντων, πωλήσεις, επιστροφές προϊόντων χαμηλής ποιότητας και απούλητων. Μια ακριβής αντανάκλαση της κατάστασης στο κατάστημα δημιουργείται με την ενοποίηση στο πρόγραμμα συναλλαγών πληροφοριών σχετικά με αγαθά που λαμβάνονται από διάφορες πηγές: από ταμειακές μηχανές, τερματικά συλλογής δεδομένων στην αποθήκη κ.λπ. Επιπλέον, το σύστημα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τη διακίνηση αγαθών εντός της επιχείρησης, για παράδειγμα, την παρουσία της δικής της παραγωγής. Επιπλέον, υπάρχουν επίσης ακαταλόγιστες «συναλλαγές», όπως η κλοπή. Δηλαδή, το σύστημα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις πραγματικότητες και να επιτρέπει την προσαρμογή των δεδομένων κατά την απογραφή.

Είναι απαραίτητο όχι μόνο να καθορίσουμε ποια αγαθά πωλήθηκαν κατά τη διάρκεια της περιόδου - όλα τα προγράμματα λογιστικής εμπορευμάτων μπορούν να το κάνουν αυτό, διευκρινίζει ο Anton Murzin. - Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό ενός συστήματος αυτοματισμού είναι η ικανότητα διεξαγωγής αναλύσεων των νεφρών - και σε αυτόν τον δείκτη, τα διαφορετικά συστήματα διαφέρουν σημαντικά. Μιλάμε για μια εφάπαξ μεγάλη αγορά ή για συνεχή ζήτηση αυτού του προϊόντος; Η ζήτηση αυξήθηκε ή μειώθηκε κατά τη διάρκεια της ημέρας; Το μέγεθος της παραγγελίας εξαρτάται από την απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις. Παρέχει το σύστημά σας δυνατότητες ανάλυσης νεφρών και, αν ναι, πόσο πλήρως χρησιμοποιείται - η απάντηση σε αυτήν την ερώτηση είναι σημαντική για τη σωστή οργάνωση της ροής αγαθών.

Όλες οι λειτουργίες που αναφέρονται είναι στάνταρ για συστήματα back-office, ωστόσο, κάθε σύστημα έχει τα δικά του χαρακτηριστικά στην υλοποίησή τους που καθορίζουν τη συμμόρφωσή του με τις εργασίες που αντιμετωπίζει ένα συγκεκριμένο κατάστημα ή αλυσίδα.

Αναμφίβολα, με αρκετά επίσημες γενικές λειτουργίες, κάθε μορφή λιανικής έχει τις δικές της απαιτήσεις για το back office, λέει ο Mikhail Orlov. - Ας πούμε ότι για τη μορφή cash-&-carry η εξάρτηση της κατηγορίας τιμής από τον αριθμό των προϊόντων που αγοράζονται είναι πολύ σημαντική· για τις μπουτίκ ρούχων, η δυνατότητα διατήρησης αρχείων αποθέματος με τα λεγόμενα χαρακτηριστικά προϊόντος (μεγέθη, χρώματα) Είναι πολύ σημαντικό. Επιπλέον, για παράδειγμα, η πολιτική εκπτώσεων είναι πολύ σημαντική για αυτές τις μορφές. Ένα καλό σύστημα back-office θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη όλες αυτές τις απαιτήσεις.

Ειδικές απαιτήσεις για το σύστημα έχουν και οι αλυσίδες καταστημάτων. Ειδικότερα, τέτοιες απαιτήσεις περιλαμβάνουν: την ικανότητα του συστήματος να λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο με απομακρυσμένα αντικείμενα (ή τη δυνατότητα να πραγματοποιεί αρκετά συχνό συγχρονισμό), τη δυνατότητα των καταστημάτων να λειτουργούν αυτόνομα ελλείψει επικοινωνίας με το κεντρικό γραφείο και αυξημένες απαιτήσεις για τη διασφάλιση της ασφάλειας της ανταλλαγής δεδομένων. Για παράδειγμα, για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιείται μια λύση όπως ένα ενιαίο back office της αλυσίδας καταστημάτων, το οποίο αποθηκεύει μια βάση δεδομένων όλων των καταστημάτων λιανικής. Αυτό σας επιτρέπει να εξαλείψετε έναν σύνδεσμο στο πρόγραμμα συναλλαγών, απλοποιεί και επιταχύνει την εργασία σας. Ο όγκος των πληροφοριών που μεταδίδονται μειώνεται επειδή τα δεδομένα προέρχονται μόνο από τα ταμεία και η βάση δεδομένων στον διακομιστή του καταστήματος λειτουργεί αυτόνομα. Η ασφάλεια αυξάνεται και σχεδόν όλες οι ευκαιρίες να αλλάξετε οτιδήποτε στην κεντρική βάση δεδομένων εξαφανίζονται. Αλλά, φυσικά, αυτή η προσέγγιση έχει επίσης τα μειονεκτήματά της, τα οποία περιλαμβάνουν κάπως λιγότερη ευελιξία.

Τάσεις της αγοράς

Σήμερα, η κύρια κατεύθυνση ανάπτυξης στην αγορά συστημάτων back-office είναι η επέκταση των λειτουργιών του προγράμματος συναλλαγών για να διασφαλιστεί η πλήρης αυτοματοποίηση μιας μεγάλης ποικιλίας εμπορικών επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, υπάρχει τώρα μια τάση προς αλυσίδες λιανικής πώλησης πολλαπλών μορφών και οι παραγωγοί προγραμμάτων έχουν ανταποκριθεί σε αυτή την ανάγκη. Συγκεκριμένα, αυτή η δυνατότητα επιτυγχάνεται με τη χρήση της αρθρωτής δομής του συμπλέγματος. Επιπλέον, κάθε ενότητα υλοποιεί τη δική της εξαιρετικά εξειδικευμένη λειτουργία και ο ίδιος ο πελάτης επιλέγει το σύνολο των απαραίτητων μονάδων. Εάν είναι απαραίτητο να επεκτείνετε τις δυνατότητες του συστήματος συναλλαγών, απλώς αγοράστε πρόσθετες ενότητες. Μια άλλη κατεύθυνση ανάπτυξης είναι η ανάγκη να ληφθεί υπόψη η εμφάνιση νέων τεχνολογιών. Συγκεκριμένα, το barcoding χρησιμοποιείται ευρέως σήμερα, αλλά η τεχνολογία RFID - ραδιοετικέτες - είναι ήδη στο δρόμο.

Οι κύριες τάσεις στη λιανική αγορά μπορούν να χωριστούν σε δύο συνιστώσες, εξηγεί ο Mikhail Orlov. Το πρώτο είναι η κατανόηση ότι η αυτοματοποίηση είναι απαραίτητη από όλους, ακόμη και τις μικρότερες επιχειρήσεις λιανικής, το δεύτερο είναι οι υψηλότερες απαιτήσεις για τη λειτουργία back-office των μεγάλων αλυσίδων λιανικής. Μιλώντας για την πρώτη τάση, αξίζει να σημειωθεί ότι ο ιδιοκτήτης ενός μικρού καταστήματος έχει πολύ πιο λειτουργική δουλειά και το κόστος ενός λάθους είναι πολύ υψηλό και μερικές φορές κρίσιμο για ολόκληρη την επιχείρηση. Εάν για τον ιδιοκτήτη μιας μεγάλης εμπορικής επιχείρησης το κύριο καθήκον είναι η στρατηγική διαχείριση και η αρμόδια ανάθεση εξουσίας, τότε ο ιδιοκτήτης ενός μικρού καταστήματος πρέπει να κάνει το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας ανεξάρτητα. Ως εκ τούτου, γίνεται κατανοητό ότι ένα σύστημα διαχείρισης υψηλής ποιότητας θα είναι ένας πιστός υπηρέτης και βοηθός. Χάρη σε αυτήν την τάση, σχεδόν κάθε προγραμματιστής back office έχει λύσεις για μικρές λιανικές πωλήσεις. Όσον αφορά τη δεύτερη τάση, δεν υπάρχουν πλέον αρκετές τυπικές λειτουργίες back office για τον επικεφαλής μιας μεγάλης επιχείρησης. Υπάρχει ανάγκη επίλυσης πολλών προβλημάτων σε πραγματικό χρόνο. Επομένως, υπάρχει μεγάλη ανάγκη για βελτιστοποίηση των τεχνολογιών επικοινωνίας δικτύου και προηγμένης ανάλυσης δεδομένων. Λαμβάνοντας υπόψη αυτές τις απαιτήσεις, οι προγραμματιστές προσφέρουν νέες τεχνολογίες που προσπαθούν να κάνουν τη διαδικασία επίλυσης πολλών προβλημάτων όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική, για παράδειγμα, τεχνολογίες ITida NetHive, URDB από 1C και άλλες. Όσον αφορά τις εξελίξεις μας, πρέπει να πούμε μια ιδιαίτερη λέξη για την τεχνολογία ITida NetHive. Αυτή η τεχνολογία σάς επιτρέπει να επιταχύνετε σημαντικά τη διαδικασία ανταλλαγής δεδομένων σε μια αλυσίδα καταστημάτων και να εξοικονομήσετε σημαντικά επενδύσεις στον αυτοματισμό για οποιαδήποτε επιχείρηση αλυσίδας λιανικής. Πολλές αλυσίδες καταστημάτων ενδιαφέρονται να εφαρμόσουν αυτή την τεχνολογία.

Συμπερασματικά, υπάρχουν μερικά ακόμη σημεία που είναι σημαντικά όταν επιλέγετε ένα σύστημα back office.

Πρέπει να κατανοήσετε το κύριο πράγμα: κανένας αυτοματισμός υψηλής τεχνολογίας δεν θα βοηθήσει εάν δεν υπάρχει σαφής οργανωτική δομή και συστηματική προσέγγιση για την εφαρμογή των επιχειρηματικών διαδικασιών, συμβουλεύει ο Mikhail Orlov. - Και όταν επιλέγετε ένα σύστημα back-office, προσπαθήστε να το εγκαταστήσετε και να εκτελέσετε τυπικές λειτουργίες (παραλαβή, επανεκτίμηση, εκφόρτωση στο ταμείο). Ήδη σε αυτό το στάδιο μπορεί να γίνει σαφές πόσο κατάλληλο είναι το σύστημα για εσάς.

Σύμφωνα με τον Anton Murzin, το σύστημα πρέπει να είναι σύγχρονο και να διασφαλίζει τη λειτουργία της επιχείρησης τα επόμενα 7-10 χρόνια: αυτή είναι η ελάχιστη διάρκεια ζωής του. Επομένως, δεν πρέπει να θέσετε την επιχείρησή σας σε κίνδυνο επιλέγοντας μια λύση που πλησιάζει στο τέλος του κύκλου ζωής της. Εύκολα επεκτάσιμες και επεκτάσιμες - αυτές οι ιδιότητες είναι επίσης απαραίτητες για ένα σύστημα που εστιάζει στην επιχειρηματική ανάπτυξη.

Η κρίση, που έχει δυσχεράνει τη λήψη δανείων, μπορεί να γίνει κινητήρια δύναμη για την ανάπτυξη λύσεων πληροφόρησης στο εμπόριο. Η τρέχουσα κατάσταση αναγκάζει τις εταιρείες να σκεφτούν την αποτελεσματικότητα της χρήσης του κεφαλαίου κίνησης. Είναι αδύνατο να λυθεί το ζήτημα της αύξησης της αποτελεσματικότητας χωρίς ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα.

«Εμπορικός εξοπλισμός στα Ουράλια» αρ. 3/2009

Το front office είναι μια τεχνολογία γρήγορης καταγραφής όλων των πωλήσεων, η οποία διασφαλίζει την ακρίβεια των εισερχόμενων δεδομένων και αυξάνει την ταχύτητα εξυπηρέτησης πελατών. Το λειτουργικό σύστημα αυτού του τμήματος περιλαμβάνει επίσης προπαρασκευαστικές δραστηριότητες για την τιμολόγηση, ένα σύστημα λογιστικής εμπορευμάτων, τον έλεγχο του κύκλου εργασιών, την ανάλυση τιμών και τη διαθεσιμότητα των αγαθών στις αποθήκες. Οι ειδικοί αυτού του γραφείου, όπως λένε, βρίσκονται στην πρώτη γραμμή. Αντιπροσωπεύουν το πρόσωπο της εταιρείας και από αυτά εξαρτάται η επιτυχία ολόκληρης της επιχείρησης.

Το front office έρχεται σε αντίθεση με μια άλλη έννοια - το back office. Ο κατακερματισμός του γραφείου μπορεί να συμβεί σε επίπεδο λογισμικού ή υλικού. Με μια λέξη, ο διαχωρισμός γίνεται σε μία από τις συσκευές, η οποία έχει διαφορετικούς τρόπους λειτουργίας, ή σε υπολογιστές. Το back office μπορεί να εκτελέσει την εργασία του χωρίς να δώσει στον πελάτη πλήρεις πληροφορίες και το front office υποστηρίζει ρυθμίσεις, για παράδειγμα, εκπτωτικές κάρτες, λαμβάνει υπόψη τον κύκλο εργασιών και τον καθορισμό των τιμών.

Οποιαδήποτε βάση πληροφοριών έχει τη δική της ειδική δομή και θέση τερματικών που οργανώνουν πληροφορίες. Σε αυτή την περίπτωση, το ίδιο το τερματικό μπορεί να βρίσκεται σε οποιαδήποτε απόσταση ή, αντίθετα, αρκετά κοντά στο πίσω γραφείο. Ως εκ τούτου, δημιουργείται μια σύνδεση μεταξύ των συσκευών με πραγματικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών ή χρησιμοποιώντας ένα σύστημα Διαδικτύου.

ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ

Αξίζει να πούμε ότι το μπροστινό γραφείο, το οποίο βρίσκεται απομακρυσμένο, δεν έχει σταθερή σύνδεση μεταξύ του μπροστινού και του πίσω γραφείου. Η συνεργασία τους γίνεται με τη βοήθεια διαδικτυακών επαληθευτών ή μέσω εξωτερικών αρχείων. Με άλλα λόγια, δεν χρειάζεται συνεχής επικοινωνία μεταξύ των γραφείων, αφού η τιμολόγηση για τη λογιστική των εμπορευμάτων λιανικής γίνεται στην αρχή της ημέρας. Στη συνέχεια, καταγράφεται ο τζίρος για την εργάσιμη ημέρα και οι πωλήσεις καταγράφονται την επόμενη μέρα.

Ειδικότερα, πρέπει να αναφερθεί ότι η δημιουργία σταθερής σύνδεσης μεταξύ γραφείων συνεπάγεται τη χρήση ακριβών λύσεων λογισμικού που επιτρέπουν την εκτέλεση εργασιών από πολλούς χρήστες. Μια προσωρινή σύνδεση δεν καθιστά δυνατή την έγκαιρη συσχέτιση, για παράδειγμα, των τιμών με ένα ευρετήριο κάρτας ή τη λήψη αναφορών σχετικά με τον κύκλο εργασιών της προηγούμενης ημέρας. Η επιλογή του front office εξαρτάται άμεσα από τους στόχους εισαγωγής ενός αυτοματοποιημένου συστήματος και τις ανάγκες του πελάτη.

Χρηματοδότηση

Ορισμός όρων front, middle και back office. Πώς είναι να εργάζεσαι στο back office μιας τράπεζας;

«Όλα τα επαγγέλματα χρειάζονται, όλα τα επαγγέλματα είναι σημαντικά» - όλοι το γνωρίζουμε από την παιδική ηλικία. Το γεγονός είναι ότι στον σύγχρονο κόσμο όλα είναι αλληλένδετα, τόσοι πολλοί όροι ξένης προέλευσης έχουν εμφανιστεί, η έννοια των οποίων είναι άγνωστη στους περισσότερους πολίτες. Μεσίτες, δημιουργοί εικόνων, κειμενογράφοι, τοπογράφοι - δεν μπορείτε να πείτε αμέσως τι ακριβώς κάνουν αυτοί οι άνθρωποι. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για τους ειδικούς στο πίσω και στο μπροστινό γραφείο. Ποιοι είναι, πού εργάζονται, ποιες είναι οι άμεσες ευθύνες τους;

Ορισμός του front office ενός χρηματοπιστωτικού ιδρύματος

Αυτός ο όρος αναφέρεται σε μια ομάδα τμημάτων σε οργανισμούς που είναι υπεύθυνοι για τη συνεργασία με πελάτες ή πελάτες. Οι ειδικοί του front office είναι στην πρώτη γραμμή, είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Η επιτυχία ολόκληρου του ιδρύματος εξαρτάται από τον επαγγελματισμό, την ικανότητα και τη φιλικότητα του. Στον τραπεζικό κλάδο, τέτοιοι υπάλληλοι επεξεργάζονται αιτήσεις για άνοιγμα κατάθεσης ή λήψη δανείου, συμβουλεύουν για τυχόν θέματα, διανέμουν τραπεζικά προϊόντα κ.λπ. Δηλαδή, ειδικοί συνοδεύουν συνεχώς τον πελάτη από τη στιγμή που φτάνει στο τραπεζικό κατάστημα μέχρι την ολοκλήρωση του η συναλλαγή.

Τι είναι το back office;

Πρόκειται για ένα λειτουργικό και λογιστικό τμήμα που διασφαλίζει τη λειτουργία των τμημάτων που διαχειρίζονται τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις της εταιρείας. Το back office είναι ένα αριστούργημα σε γκρι. Οι πελάτες και οι πελάτες δεν μπορούν να αξιολογήσουν το έργο των ειδικών της, αν και επενδύουν μεγάλη προσπάθεια για την ευημερία της επιχείρησης. Υπάρχουν τέτοια τμήματα σε τράπεζες, εταιρείες επενδύσεων και οργανισμούς που πραγματοποιούν συναλλαγές στις αγορές κινητών αξιών. Απασχολούν από 3 έως 15 άτομα, ο αριθμός των εργαζομένων εξαρτάται από το μέγεθος του ιδρύματος.

Η εργασία στο back office μιας τράπεζας περιλαμβάνει την προετοιμασία εκθέσεων διαχείρισης, την εκτέλεση τίτλων και διακανονισμών μετρητών για συναλλαγές που συνάπτονται από το front office. Οι υπάλληλοί της είναι επίσης υπεύθυνοι για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τα όρια, τη διατήρηση εσωτερικών αναφορών και την παροχή πληροφοριών για τη λογιστική. Ένας ειδικός στο back office συνεργάζεται μόνο με αντισυμβαλλόμενους· δεν συνεργάζεται με πελάτες.

Βίντεο σχετικά με το θέμα

Τι κάνει το μεσαίο γραφείο;

Αυτή η διαίρεση μπορεί να ονομαστεί ο σύνδεσμος μεταξύ του μπροστινού και του πίσω γραφείου. Οι λειτουργίες του είναι αρκετά ασαφείς. Οι ειδικοί των τραπεζών ασχολούνται κυρίως με τη σύνταξη και την υπογραφή συμβάσεων, την παροχή στους πελάτες διαφόρων τύπων αναφορών, την αποδοχή εντολών για την πραγματοποίηση αναλήψεων, αγορών και πωλήσεων κ.λπ. ανάπτυξη μεθοδολογιών για την πραγματοποίηση νέων λειτουργιών. Οι ειδικοί του στις περισσότερες περιπτώσεις εργάζονται σε αποστολές από εργάτες πρώτης γραμμής.

Ποιες είναι οι ευθύνες των ειδικών στο back office;

Οι υπάλληλοι των χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων πρέπει να συνάπτουν συμφωνίες για την αγοραπωλησία τίτλων και να τηρούν ημερολόγιο συναλλαγών. Ο ειδικός παρακολουθεί την επανεγγραφή των τίτλων, αφού πρέπει να γίνει η μεταβίβαση των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας στον αγοραστή από τον πωλητή. Το back office διενεργεί αυτή τη διαδικασία βάσει της εντολής μεταβίβασης που περιλαμβάνεται στο μητρώο του κατόχου κινητών αξιών.

Ο νέος ιδιοκτήτης πρέπει να λάβει όλα τα απαραίτητα έγγραφα και ο ειδικός, με τη σειρά του, ελέγχει τη διαδικασία διακανονισμού μεταξύ των εταιρειών του πωλητή και του αγοραστή. Ο υπάλληλος του back office έχει τεράστια ευθύνη, γιατί το παραμικρό λάθος, που εκ πρώτης όψεως φαίνεται σαν μια μικρή ανακρίβεια, μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα μεγάλης κλίμακας. Στη χειρότερη περίπτωση, η εταιρεία υφίσταται σημαντικές ζημιές λόγω της ακυρότητας της συμφωνίας.

Σύγκριση μπροστινών και πίσω γραφείων

Αυτές οι δύο διαιρέσεις είναι αντίθετες μεταξύ τους. Το front office είναι η δουλειά με πελάτες, το πρόσωπο της εταιρείας. Οι ειδικοί είναι πάντα ορατοί· το μέλλον του οργανισμού εξαρτάται από τον επαγγελματισμό και την επινοητικότητά τους. Το back office είναι δουλειά στη σκιά. Δεν γνωρίζουν όλοι τους υπαλλήλους του τμήματος εξ όψεως, αλλά είναι σαν πολυάσχολες μέλισσες που φτυαρίζουν πολλά και σημαντικά θέματα. Όλοι οι ειδικοί εργάζονται προς όφελος της εταιρείας, αλλά εξακολουθεί να είναι σημαντικό να γίνεται διαχωρισμός μεταξύ διαφορετικών τμημάτων, ώστε να μην μετατίθενται οι ευθύνες ορισμένων στους ώμους άλλων.

Το front office και το back office έχουν διαφορετική λειτουργικότητα. Το πρώτο λειτουργεί για να αυξήσει την ταχύτητα της εξυπηρέτησης πελατών, να διατηρήσει την αξιοπιστία των πληροφοριών που λαμβάνονται και να καταγράψει άμεσα τις πωλήσεις. Το δεύτερο επικεντρώνεται στην ανάλυση πωλήσεων, στην προετοιμασία ενός ευρετηρίου καρτών εμπορευμάτων με τιμές, στο σύστημα τιμολόγησης και στην παρακολούθηση της κίνησης των προϊόντων στις αποθήκες.

Ο διαχωρισμός των τμημάτων μπορεί να συμβεί τόσο σε επίπεδο λογισμικού όσο και σε επίπεδο υλικού. Δεν υπάρχει προφανές όριο μεταξύ τους, είναι απλώς ένα σύστημα εννοιών. Ο διαχωρισμός του πίσω και του μπροστινού γραφείου είναι απαραίτητος σε ψυχολογικό επίπεδο. Ο επικεφαλής της εταιρείας πρέπει να κατανοήσει ότι στο πρώτο υποσύστημα απαιτούνται περισσότεροι επαγγελματίες και έμπειροι ειδικοί από ό,τι στο δεύτερο, καθώς έχουν μεγαλύτερη ευθύνη και πιο περίπλοκη εργασία.

Τι είναι το back office και το front office; Ποιες είναι οι λειτουργίες και οι διαφορές τους;

Μπροστινό γραφείο(Αγγλικά front office) είναι ένα δομικό τμήμα της εταιρείας, της οποίας η αρμοδιότητα περιλαμβάνει, πρώτα απ 'όλα, την εργασία με και για τους πελάτες, και όχι την εκτέλεση δευτερευουσών, όπως η υποστήριξη υπηρεσιών, η διαχείριση κινδύνου, η αποδοχή παραπόνων και η εκτέλεση άλλων συνήθων λειτουργικών διαδικασίες.

Το όνομα αυτού του τμήματος της εταιρείας οφείλεται στο γεγονός ότι το προσωπικό της ρεσεψιόν είναι πάντα μπροστά, σε πλήρη θέα των πελατών, ενώ το προσωπικό εξυπηρέτησης είναι «αόρατο» στους καταναλωτές και μπορεί να μην γνωρίζουν καν την ύπαρξή τους. .

Σε εταιρείες διαφόρων προφίλ, το front office περιλαμβάνει διαφορετικούς τύπους δραστηριοτήτων. Για παράδειγμα, στις χρηματοπιστωτικές εταιρείες, το front office είναι υπεύθυνο για τομείς όπως οι πωλήσεις, οι συναλλαγές, οι συγχωνεύσεις και οι εξαγορές (M&A).

Οι front office managers είναι αυτοί που διασφαλίζουν άμεσα το κέρδος της εταιρείας. Μερικοί άνθρωποι αμφισβητούν τη λειτουργία έρευνας μετοχικού κεφαλαίου επειδή... Τέτοιοι αναλυτές δεν εκτελούν άμεσα την εργασία που αποφέρει χρήματα, όπως οι υπάλληλοι πωλήσεων. Ωστόσο, αυτό δεν είναι αλήθεια, καθώς όσοι εργάζονται στην ανάλυση περιουσιακών στοιχείων πρέπει να βλέπουν τους πελάτες πρόσωπο με πρόσωπο σχεδόν πιο συχνά από οποιονδήποτε άλλον. Εν τω μεταξύ, οι έμποροι σχεδόν ποτέ δεν βλέπουν τους πελάτες τους προσωπικά, αλλά παρόλα αυτά εργάζονται στο μπροστινό γραφείο.

Παραδοσιακά, οι θέσεις στο front office είναι πιο αξιόπιστες και ακριβοπληρωμένες από ό,τι στο back office. Στις επενδυτικές τράπεζες και σε άλλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, η εύρεση εργασίας στο μπροστινό γραφείο είναι η πιο δύσκολη δουλειά. Υπάρχουν πολύ υψηλές απαιτήσεις τόσο για την επίσημη εκπαίδευση όσο και για τις προσωπικές ιδιότητες.

Πίσω γραφείο(Αγγλικά back office) είναι τμήματα μιας εταιρείας που εκτελούν συνήθεις, διοικητικές, υπηρεσιακές λειτουργίες της διοίκησης επιχειρήσεων. Οι λειτουργίες back office περιλαμβάνουν επίσης IT (διαχείριση βάσεων δεδομένων, υπηρεσία υποστήριξης), λογιστική και τμήμα ανθρώπινων πόρων. Στατιστική και αναλυτική λογιστική των πωλήσεων, αγορών, υπολοίπων αποθήκης, αρχειοθέτησης - όλα αυτά μπορούν επίσης να είναι ευθύνη του back office. Στα τραπεζικά ιδρύματα, οι εργασίες back office περιλαμβάνουν εκκαθαριστικές πράξεις, υπηρεσίες ρουτίνας διαχείρισης μετρητών κ.λπ.

Ο όρος back office προέρχεται από την εποχή που η διάταξη των χώρων της εταιρείας ήταν τέτοια που το μπροστινό γραφείο ήταν ορατό στο προσκήνιο (ώστε οι πελάτες να μπαίνουν εύκολα και γρήγορα στην εταιρεία και να βρίσκουν τον επιθυμητό υπάλληλο με τον οποίο συναλλάσσονται), ενώ η «αυλή» εκεί ήταν η ίδια η παραγωγή, διοικητικά γραφεία, τμήματα ανάπτυξης και δοκιμών προϊόντων, αποθήκες κ.λπ. Περιττό να πούμε ότι η διοίκηση της εταιρείας πάντα προσπαθούσε να διασφαλίσει ότι το front office κάνει την καλύτερη εντύπωση. Για να γίνει αυτό, έκαναν ακριβές ανακαινίσεις και επένδυσαν χρήματα στην εσωτερική διακόσμηση.

Ο χώρος του πίσω γραφείου ήταν συχνά βρώμικος, ζοφερός και όχι πολύ καλά συντηρημένος. Η παρουσία της δεν παρακολουθήθηκε ιδιαίτερα, γιατί... πελάτες ακόμα δεν εμφανίστηκαν εκεί. Ωστόσο, το προσωπικό του back office στις περισσότερες περιπτώσεις συμβάλλει τα μέγιστα στην ανάπτυξη της εταιρείας. Σήμερα, το back office δεν βρίσκεται απαραίτητα γεωγραφικά κοντά στα κεντρικά γραφεία. Αντίθετα, προσπαθούν να το μεταφέρουν σε μέρη όπου το κόστος είναι χαμηλότερο (για παράδειγμα, στις χώρες της Νοτιοανατολικής Ασίας). Επίσης σήμερα, οι λειτουργίες που εκτελούνται από το back office συχνά ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Η σημασία και η σημασία του back office συχνά υποτιμάται. Ωστόσο, ο ρόλος του είναι πολύτιμος για την επιτυχία της επιχείρησης για τουλάχιστον τρεις λόγους:

1. Διατήρηση της φήμης της εταιρείας.Σε ένα άκρως ανταγωνιστικό περιβάλλον, η φήμη μιας εταιρείας είναι εξαιρετικά σημαντική. Οι υπάλληλοι του back office, ενώ κάνουν τη δουλειά τους, υποστηρίζουν και το όνομα της εταιρείας τους. Για παράδειγμα, οι ειδικοί του τηλεφωνικού κέντρου, η υποστήριξη υπηρεσιών και το προσωπικό σέρβις, όταν επικοινωνούν με τους πελάτες, αφήνουν μια ευνοϊκή εντύπωση και προσπαθούν να ικανοποιήσουν πλήρως τις επιθυμίες του.
2. Διαχείριση κινδύνων.Κατά κανόνα, τα κορυφαία στελέχη διαβάζουν νωχελικά έτοιμες οικονομικές ή άλλες εκθέσεις, χωρίς να σκέφτονται πραγματικά πόση δουλειά και προσπάθεια κόστισε στους απλούς εργαζόμενους. Δεδομένου ότι οι αποφάσεις διαχείρισης λαμβάνονται με βάση δεδομένα, γεγονότα, υπολογισμούς και αριθμούς, η ακρίβεια και η ορθότητά τους είναι εξαιρετικά σημαντική. Αντίστοιχα, όσοι εισάγουν τα αρχικά δεδομένα και κάνουν τους υπολογισμούς επιτελούν μια πολύ υπεύθυνη δουλειά και μειώνουν τον κίνδυνο για την ανώτερη διοίκηση να λάβει μια αναποτελεσματική απόφαση.
3. Ανταμοιβή.Αν και οι εργαζόμενοι στο back office δεν παράγουν άμεσα χρήματα για την εταιρεία όπως οι εργαζόμενοι στο front office, μπορούν να υπονομεύσουν τις προσπάθειες των συναδέλφων τους με αναποτελεσματικές δραστηριότητες και αποφάσεις. Επιπλέον, νέες μέθοδοι εξοικονόμησης κόστους ή προτάσεις καινοτομίας που προτείνονται από το back office μπορούν άμεσα ή έμμεσα να αυξήσουν τα κέρδη της εταιρείας.

Αν απομακρυνθούμε από τη διοικητική ορολογία και μιλήσουμε κάπως κυνικά, τότε το front office είναι κουλ τύποι με ακριβά κοστούμια, ελαφρώς αλαζονικοί και υπερβολικά σίγουροι για τον εαυτό τους. Το front office έχει πιο εμφανίσιμη και αντιπροσωπευτική εμφάνιση από το back office. Οι υπάλληλοι του Front office είναι σίγουροι ότι είναι οι πιο σημαντικοί και το back office είναι μια περιφέρεια, μια γκρίζα ζώνη, ένα μέρος για βαρετά, μέτρια άτομα. Ο μισθός και τα μπόνους ποικίλλουν ανάλογα.

Σήμερα, οι όροι back office και front office χρησιμοποιούνται συχνότερα στο πλαίσιο της επενδυτικής τραπεζικής, όπου αυτή η διαίρεση εκφράζεται με μεγαλύτερη σαφήνεια.