Γράφοντας μια επιχειρηματική επιστολή στα αγγλικά. Επίσημη Γραφή στα Αγγλικά (Επίσημη), Περίγραμμα, Φράσεις, Παραδείγματα

Ας μιλήσουμε για τις αποχρώσεις της επιχειρηματικής αλληλογραφίας και των τυπικών φράσεων που θα βοηθήσουν να γίνει η επιστολή ευγενική και φυσική.

https://uploads.hb.cldmail.ru/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Η επιχειρηματική αλληλογραφία αποτελεί τη βάση της επικοινωνίας σε οποιαδήποτε επιχείρηση. Ακόμη και σήμερα, όταν πραγματοποιείται η επικοινωνία χρησιμοποιώντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι κανόνες της επιχειρηματικής αλληλογραφίας παραμένουν αμετάβλητοι.

Όταν γράφετε μια επιχειρησιακή επιστολή, είναι σημαντικό να τηρήσετε διάφορες διατυπώσεις. Η αλληλογραφία διεξάγεται μεταξύ άγνωστων ή πλήρων ξένων. Οι κανόνες συμβάλλουν στη σύνταξη ευγενικών και αποτελεσματικών.

Γενική επιχειρηματική επιστολή στυλ

Η επιχειρηματική αλληλογραφία είναι πολύ επίσημη, οπότε είναι σημαντικό να διατηρηθεί ένας σεβαστός τόνος της επιστολής. Ακόμα κι όταν γράφεις ένα σαρκαστικό παράπονο.

Για να φτιάξετε ένα γράμμα ευγενικό, χρησιμοποιούνται συχνά τα ρήματα modal. Για παράδειγμα, αντί για τη φράση «Γράψτε μου μια απάντηση» (παρακαλώ στείλτε μου μια απάντηση), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε «Θα ήμουν ευγνώμων αν μπορούσατε να μου γράψετε μια απάντηση» (θα χαρώ αν μου στείλατε μια απάντηση) .

Οι φράσεις αργαλειών και οι εκφράσεις αργαλειών δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται σε επιχειρηματικό στυλ. Επίσης, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε λέξεις με έντονο συναισθηματικό υπόβαθρο - τρομερό (τρομερό), θαυμάσιο (καταπληκτικό), σκουπίδια (ανοησίες) και παρόμοια.

Δεν επιτρέπονται επίσης συντμήσεις - όλες οι φράσεις πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο πλήρως.

Δεν θα - δεν θα
Είμαι - είμαι
Θα ήθελα να - θα ήθελα να

Δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε ούτε φραστικά ρήματα. Είναι καλύτερα να τα αντικαταστήσετε με συνώνυμα. Για παράδειγμα, αντί για "παραίτηση" - "παράδοση", αντί για "συναρμολόγηση" - "συνθέτω". Τα φραστικά ρήματα είναι προνόμιο ενός στυλ συνομιλίας· είναι ακατάλληλα σε επιχειρηματικό στυλ.

Οι ειδικοί στο σχολείο αγγλικής γλώσσας EnglishDom συμβουλεύουν να χρησιμοποιείτε στην επαγγελματική αλληλογραφία μόνο εκείνες τις κατασκευές και φράσεις για τη σημασία των οποίων είστε 100% σίγουροι. Δεν πρέπει να παρασυρθείτε ούτε με σύνθετες εφαρμογές πολλαπλών επιπέδων - είναι εύκολο να κάνετε λάθη σε αυτές, που θα επηρεάσουν αρνητικά την εικόνα σας.

Ωστόσο, όλα δεν είναι τόσο περίπλοκα όσο μπορεί να φαίνονται με την πρώτη ματιά. Ας δούμε κάθε μέρος μιας επαγγελματικής επιστολής.

Έφεση σε μια επαγγελματική επιστολή

Ο χαιρετισμός είναι το πρώτο μέρος της επιστολής, από το οποίο ο παραλήπτης θα σχηματίσει την εντύπωσή του για εσάς. Κάντε μόνο ένα λάθος στον χαιρετισμό σας και η αποτελεσματικότητα του γράμματος θα πέσει σχεδόν στο μηδέν.

Αγαπητέ κύριε ή κυρία

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διεύθυνση όταν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. Μια τέτοια ένσταση είναι αποδεκτή, για παράδειγμα, εάν στείλετε ένα email σε έναν εταιρικό λογαριασμό email που χρησιμοποιείται από πολλούς υπαλλήλους.

Αγαπητέ κύριε Μπλακ (Mrs Black, Ms Black)

Τυπική διεύθυνση στον παραλήπτη. Χρησιμοποιείται στις περισσότερες επαγγελματικές επιστολές:

Κύριος - διεύθυνση σε έναν άνδρα.
Κυρία - σε παντρεμένη γυναίκα.
Ms - σε γυναίκα χωρίς ένδειξη οικογενειακής κατάστασης.
Δεσποινίς - σε μια ανύπαντρη γυναίκα.

Η ένσταση πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο σε συντομευμένη μορφή. Μην γράφετε ο κύριος ή η ερωμένη πλήρως.

Όταν απευθύνεστε με επώνυμο, είναι αποδεκτό να αναφέρετε το μικρό όνομα: Mr John Black. Αλλά σε αλληλογραφία μεταξύ άγνωστων ή ελάχιστα γνωστών επιχειρηματικών εταίρων, είναι πολύ πιθανό να περιοριστείτε μόνο στο επίθετο.

Εάν ο παραλήπτης έχει ακαδημαϊκό πτυχίο, συνιστούμε να το αναφέρετε στο μήνυμά σας αντί για τον κύριο και την κα:

Αγαπητέ Δρ. Μαύρος

Αγαπητέ Prof. Μαύρος.

Αγαπητέ Γιάννη

Προσωπική διεύθυνση. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο κατά την επικοινωνία με στενούς επαγγελματικούς ή συνεργάτες. Και μόνο μετά από αμοιβαία συμφωνία να φωνάξουμε ο ένας τον άλλο με το όνομά του.

Να θυμάστε ότι η κλήση ονομαστικά δεν εξαλείφει τις διατυπώσεις της επαγγελματικής αλληλογραφίας - είναι απλώς ένας τρόπος για να δείξετε σεβασμό και να δείξετε εμπιστοσύνη.

Αγαπητέ Αξιότημε Πελάτη

Η απρόσωπη διεύθυνση χρησιμοποιείται συχνότερα σε τυποποιημένα γράμματα που έχουν αποσταλεί σε μια ομάδα ανθρώπων.

Είναι επίσης αποδεκτό να το χρησιμοποιήσετε όταν θέλετε να τονίσετε τη συγκεκριμένη θέση ενός ατόμου: ο κ. Editor-in-Chief.

Παρά το γεγονός ότι μια τέτοια θεραπεία θεωρείται σωστή, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε ένα εξατομικευμένο αν είναι δυνατόν - λειτουργεί καλύτερα.

Κυκλοφορούν σημεία στίξης και ορθογραφίας

Στα βρετανικά και αμερικανικά αγγλικά, οι κανόνες για τη στίξη στις επιχειρηματικές διευθύνσεις είναι κάπως διαφορετικοί.

Στη βρετανική έκδοση, δεν υπάρχει στίξη μετά από MR ή MS, αλλά απαιτείται κόμμα στο τέλος της διεύθυνσης:

Κύριε Μπλακ,

Τα αμερικανικά αγγλικά απαιτούν μια περίοδο μετά την κ., MRS και MS και ένα παχέος εντέρου στο τέλος των διευθύνσεων.

Κύριος. Μαύρος:

Ωστόσο, είναι αποδεκτό να μην χρησιμοποιείτε καθόλου στίξη στη διεύθυνση. Αυτή η επιλογή είναι πολύ δημοφιλής στην ηλεκτρονική αλληλογραφία.

Κύριε Μπλακ

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει ότι το όνομα του παραλήπτη γράφεται σωστά. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για σύνθετα και μεγάλα επώνυμα. Μετά από όλα, ένα λάθος στο όνομα μπορεί να χαλάσει σε μεγάλο βαθμό την εντύπωση της αλληλογραφίας.

Κυρίως μέρος του γράμματος

Πρώτη πρόταση
Η πρώτη πρόταση θα πρέπει να υποδεικνύει τον λόγο για τη σύνταξη της επιστολής. Για να το κάνετε αυτό, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες φράσεις:

Γράφω για να ρωτήσω για... (Σας γράφω για να μάθετε για...)
Σε απάντηση στο αίτημά σας… (Σε απάντηση στο αίτημά σας...)
Στη συνέχεια της συζήτησής μας... (Συνεχίζοντας τη συνομιλία μας)
Θα ήμουν ευγνώμων αν… (θα χαρώ πολύ αν)
Έλαβα τη διεύθυνσή σας από... και θα ήθελα να... (Μου δόθηκε η διεύθυνσή σας... και θα ήθελα...)
Σας ευχαριστούμε για το email σας από τις 14 Μαΐου... (Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας από τις 14 Μαΐου)

Προηγουμένως, στην επιχειρηματική αλληλογραφία θεωρούνταν κακός τρόπος να φτάσουμε αμέσως στο θέμα, επομένως χρησιμοποιήθηκαν συχνά εισαγωγικές φράσεις "για τίποτα". Συνηθιζόταν να γίνεται αναφορά σε προηγούμενες συναντήσεις ή συνομιλίες με τον παραλήπτη, να γράφετε ουδέτερες φράσεις για τον καιρό ή ερωτήσεις για την οικογένεια.

Σήμερα τέτοιες φράσεις δεν γίνονται πολύ καλά αντιληπτές, γιατί δεν φέρουν σημασιολογικό φορτίο. Σας συνιστούμε στην επιστολή σας να περιοριστείτε σε μια μικρή εισαγωγική φράση και να προχωρήσετε αμέσως στην ουσία του θέματος, χωρίς περιττά ανακατεύματα.

Η πρόταση που ακολουθεί την εισαγωγική φράση πρέπει να αποκαλύπτει το θέμα και την ουσία της επιστολής. Θα πρέπει να είναι σύντομο και συνοπτικό ώστε να μην αποσπά την προσοχή του παραλήπτη από την κύρια ιδέα του μηνύματος.

Κύριο μέρος
Πρέπει να δηλώσετε τον σκοπό της επιστολής χρησιμοποιώντας μικρές παραγράφους. Οι σύντομες προτάσεις είναι ευπρόσδεκτες, αλλά δεν απαιτούνται.

Μην προσπαθείτε να λύσετε πολλά διαφορετικά ζητήματα ταυτόχρονα με ένα γράμμα. Ακολουθήστε τον κανόνα: «Ένα γράμμα - ένα αίτημα». Ωστόσο, μπορείτε να κάνετε πολλές σχετικές ερωτήσεις που αφορούν το ίδιο θέμα.

Εάν η κύρια ιδέα χωράει σε μία παράγραφο, μην προσπαθήσετε να την επεκτείνετε εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο.

Σε μια επαγγελματική επιστολή, πρέπει να γράψετε τα πάντα μόνο στο σημείο. Αυτό είναι λογοπαίγνιο.

Τελική σκέψη
Η τελευταία φράση στο σώμα της επιστολής λειτουργεί ως ευγενική χειρονομία και τελειώνει τη σκέψη. Στην επαγγελματική αλληλογραφία, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε μία από τις τυπικές φράσεις:

Ανυπομονώ για την απάντησή σου. (Ανυπομονώ για την απάντησή σας)
Ανυπομονώ για την απάντησή σου. (Περιμένω την απάντησή σας.)
Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε μαζί μου. (Αν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, γράψτε μου σχετικά.)
Παρακαλούμε να απαντήσετε όσο το δυνατόν συντομότερα. (Παρακαλούμε απαντήστε το συντομότερο δυνατό.)
Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω email. (Μπορείτε ελεύθερα να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω email.)
Σας ευχαριστώ που το λάβατε υπόψη σας. (Ευχαριστώ που το λάβατε υπόψη σας.)
Θα εκτιμούσα την άμεση προσοχή σας σε αυτό το θέμα. (Θα είμαι ευγνώμων για την άμεση απάντησή σας.)

Η τελευταία φράση πρέπει να εκφράζει σεβασμό. Ωστόσο, η διατύπωσή του μπορεί να είναι αυθαίρετη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικές εκδόσεις της φράσης για διαφορετικούς παραλήπτες ή να επιλέξετε μία τυπική για όλους τους τύπους γραμμάτων.

Στην τελευταία φράση, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς πρόσθετα υλικά που επισυνάπτονται στην επιστολή.

Επισυνάπτεται θα βρείτε... (Συνημμένο στην επιστολή...)
Επισυνάπτεται στην επιστολή είναι... (Συνημμένο στην επιστολή είναι...)
Παρακαλούμε βρείτε συνημμένα… (Παρακαλούμε βρείτε στην αίτηση...)

Τέλος της επιστολής
Πολλές τυπικές φράσεις χρησιμοποιούνται για τον τερματισμό μιας επαγγελματικής επιστολής. Η ρωσική γλώσσα χρησιμοποιεί τη φράση "με σεβασμό" παντού, αλλά στα αγγλικά είναι λίγο πιο περίπλοκο.

Με εκτίμηση(με εκτίμηση) - αυτή η φράση πρέπει να χρησιμοποιείται εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον παραλήπτη. Αυτή η κατάληξη θα πρέπει επίσης να γραφτεί εάν γράψατε "Αγαπητέ κύριε ή κυρία" στη διεύθυνσή σας.

Με εκτίμηση(με εκτίμηση) - χρησιμοποιήστε τη φράση εάν ο παραλήπτης είναι γνωστός σε εσάς και σας γνωρίζει.

Εάν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη ή επικοινωνείτε με αλληλογραφία για μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορείτε να μειώσετε ελαφρώς τον βαθμό τυπικότητας και να χρησιμοποιήσετε πιο ζεστές καταλήξεις:

Τις καλύτερες ευχές μου

Θερμούς χαιρετισμούς

Και οι 3 φράσεις μεταφράζονται ως «οι καλύτερες ευχές».

Το μόνο που μένει είναι να γράψετε το πλήρες όνομά σας - και το γράμμα ολοκληρώνεται.

Ένα παράδειγμα μιας καλογραμμένης επαγγελματικής επιστολής:

Χρησιμοποιήστε αυτούς τους κανόνες και τις συμβουλές κατά τη διεξαγωγή επαγγελματικής αλληλογραφίας και οι επιστολές σας θα είναι όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικές.

Μπόνους για τους αναγνώστες

Στον σύγχρονο κόσμο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πλέον τόσο δημοφιλές για προσωπική αλληλογραφία - αυτή η θέση έχει καταληφθεί από τα κοινωνικά δίκτυα και τους άμεσους αγγελιοφόρους. Ωστόσο, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως για επαγγελματική επικοινωνία και δεν πρόκειται να υποχωρήσει. Από αυτό το άρθρο θα μάθετε τα κύρια χαρακτηριστικά της διεξαγωγής επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά, από ποια στοιχεία αποτελείται ένα email και τι πρέπει να αποφεύγετε στην επαγγελματική επικοινωνία.

Δύο είδη επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά

Ποιος πρέπει να ξέρει πώς να γράφει επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά; Κατά κανόνα, άνθρωποι που το χρειάζονται για δουλειά. Ας υποθέσουμε ότι πιάνετε δουλειά σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, οι ευθύνες σας περιλαμβάνουν αλληλογραφία στα αγγλικά για διάφορα εργασιακά θέματα. Όλες οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες:

Επιστολές σε ελεύθερη μορφή.
Πρότυπα γράμματα: εφαρμογές, αναφορές κ.λπ.

Κατά τη γνώμη μου, είναι λογικό να μάθεις να γράφεις γράμματα ελεύθερης μορφής, και τα γράμματα προτύπων μαθαίνονται ευκολότερα ενώ εργάζεστε, επειδή είναι διαφορετικά παντού και απλά δεν έχει νόημα να προσπαθήσετε να μάθετε όλα τα πρότυπα. Κατά κανόνα, κάθε επιχείρηση έχει μια ορισμένη «σταθερή» ιδέα για το πώς να γράφει διάφορες εφαρμογές-αναφορές, ακόμη και συγχαρητήρια, και στο 90% των περιπτώσεων υπάρχει απλώς ένα σύνολο έτοιμων φορμών σε μορφή doc ή xls , στο οποίο χρειάζεται μόνο να εισάγετε αριθμούς και επώνυμα.

Τι περιλαμβάνει ένα email στα Αγγλικά;

Αποστολέας της επιστολής στα αγγλικά αποστολέας, παραλήπτης – παραλήπτης, τεχνικά ένα email αποτελείται από διάφορα στοιχεία:

Θέμα- θέμα επιστολής. Γράφεται συνοπτικά και ξεκάθαρα, για παράδειγμα: Επιβεβαίωση πληρωμής - Επιβεβαίωση πληρωμής. Αν το περιεχόμενο της επιστολής συνδέεται με ημερομηνία, προσπαθούν να το συμπεριλάβουν και στο θέμα: Αποχαιρετιστήριο πάρτι στις 21 Απριλίου - Αποχαιρετιστήριο πάρτι στις 12 Απριλίου.
Σώμα– το σώμα του γράμματος, δηλαδή το περιεχόμενο, το ίδιο το κείμενο. Ας το δούμε πιο αναλυτικά παρακάτω.
Συνημμένο– συνημμένο, συνημμένο αρχείο. Προσπαθήστε να μην κάνετε συνημμένα με βαριά αρχεία.
CC- αντίγραφο της επιστολής. Εάν προσθέσετε μια διεύθυνση στο πεδίο "CC", αυτός ο παραλήπτης θα λάβει επίσης το μήνυμα.
BCC- κρυφό αντίγραφο. Ο παραλήπτης που προστέθηκε στο πεδίο "BCC" θα λάβει το μήνυμα, αλλά οι άλλοι παραλήπτες δεν θα το γνωρίζουν.

Παρεμπιπτόντως, CCσημαίνει αντίγραφο άνθρακα- δακτυλόγραφο αντίγραφο. Στις γραφομηχανές, εάν ήταν απαραίτητο να γίνουν δύο πανομοιότυπα έγγραφα, τοποθετούνταν χαρτί άνθρακα και ένα δεύτερο φύλλο κάτω από το κύριο φύλλο. Η έξοδος ήταν δύο πανομοιότυπα έγγραφα. Το αντίγραφο άνθρακα ονομάστηκε αντίγραφο άνθρακα.

Οι συντομογραφίες "CC" και "BCC" - γεια από την εποχή των γραφομηχανών

BCCσημαίνει τυφλό αντίγραφο άνθρακα. Στις μηχανές γραφής, μερικές φορές ήταν απαραίτητο να δημιουργηθούν δύο πανομοιότυπα έγγραφα, αλλά για διαφορετικούς παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, το έγγραφο έγινε εξ ολοκλήρου ως αντίγραφο, αλλά το πεδίο με το όνομα του παραλήπτη έμεινε κενό. Συμπληρώθηκε χωριστά σε κάθε αντίγραφο. Ένα τέτοιο αντίγραφο χωρίς όνομα ονομαζόταν τυφλό αντίγραφο άνθρακα, κυριολεκτικά «τυφλό δακτυλογραφημένο αντίγραφο».

Πώς να διαβάσετε μια διεύθυνση email δυνατά στα Αγγλικά;

Ένα σημαντικό σημείο που μερικές φορές παραβλέπεται. Μερικές φορές χρειάζεται να υπαγορεύσετε ένα email προφορικά, για παράδειγμα, μέσω τηλεφώνου. Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε:

Σύμβολο' @’ διαβάζεται σαν στο, σε καμία περίπτωση σκύλος!
Η περίοδος σε μια διεύθυνση email ονομάζεται τελεία, αλλά όχι σημείο, τελείαή περίοδος(διαβάστε για τη διαφορά μεταξύ αυτών των λέξεων).
Σύμβολο ‘-‘ διαβάζεται σαν ενωτικό,μερικές φορές δεν λέγονται αρκετά σωστά παύλα(η παύλα είναι μια παύλα, δηλαδή μια μεγαλύτερη έκδοση της παύλας).
Σύμβολο' _’ διαβάζεται σαν κατω παυλα, λιγότερο συχνά: understrike, χαμηλή παύλα, χαμηλή γραμμή.

[email προστατευμένο]– υποστήριξη στο hotmail dot com

[email προστατευμένο]– βοηθήστε με παύλα στο gmail dot com (το gmail διαβάζεται ως "gmail", όχι ως "gmail")

Όπως μπορείτε να δείτε, οι λέξεις στις διευθύνσεις διαβάζονται απλώς ως λέξεις και δεν συλλαβίζονται όπως συμβαίνει με τα ονόματα και τα επώνυμα. Ωστόσο, εάν το email περιέχει , ή ακατανόητα σύνολα γραμμάτων, είναι καλύτερα να τα διαβάσετε γράμμα προς γράμμα:

[email προστατευμένο]– a l y o n u s h k a στο nomail dot net

Νομίζω ότι αν διαβάζετε ένα άρθρο σχετικά με την επαγγελματική αλληλογραφία, σίγουρα γνωρίζετε :)

Οι γνωστές ζώνες τομέα com, net, org διαβάζονται σαν λέξη, όχι με γράμματα. Τα λιγότερο γνωστά, όπως το ru, γράφονται συνήθως.

[email προστατευμένο]– παράδειγμα διεύθυνσης υπογράμμισης στο mail dot r u

Σύνθεση κειμένου email στα αγγλικά

Ένα email είναι μεγαλύτερο από το «κείμενο» (όπως ονομάζονται γενικά τα SMS και τα μηνύματα στους άμεσους αγγελιοφόρους· η ίδια η διαδικασία της αλληλογραφίας είναι η αποστολή γραπτών μηνυμάτων) και περιέχει παραδοσιακά μηνύματα, αλλά δεν θα πρέπει να ξεφύγετε από τον θάμνο, να εκφράσετε τις σκέψεις σας πιο ξεκάθαρα.

Βασικά στοιχεία του email:

Χαιρετίσματα– μπορεί να περιλαμβάνει την κλήση του παραλήπτη με το όνομα, εάν είναι γνωστός.
Εισαγωγή– εάν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη της επιστολής, συστηθείτε εν συντομία.
Σκοπός του μηνύματος- Φτάστε στο σημείο και εξηγήστε γιατί επικοινωνείτε.
Λεπτομέριες– αν χρειάζεται, αναφέρετε σημαντικές λεπτομέρειες. Εάν υπονοείται ότι ο παραλήπτης της επιστολής πρέπει να κάνει κάτι αφού την διαβάσει (ακολουθήστε τις οδηγίες, καλέστε κάποιον, απαντήστε, προωθήστε την επιστολή κ.λπ.), γράψτε σχετικά με αυτό ευγενικά αλλά χωρίς αμφιβολία.
Υπογραφή- η επιστολή τελειώνει παραδοσιακά με κάποιο είδος αποχαιρετιστηρίου φόρμουλας ευγένειας, το όνομα, το επώνυμό σας, μερικές φορές υποδεικνύοντας τον τόπο εργασίας, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου σας, εάν χρειάζεται.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο χαιρετισμό και την υπογραφή - είναι γραμμένα με τυποποιημένο τρόπο.

Επιλογές για χαιρετισμό σε ένα email στα αγγλικά

Τις περισσότερες φορές γράφουν απλώς "Hello + name":

Πιο επίσημα:

"Αγαπητέ" δεν είναι "αγαπητό", όπως όταν απευθύνεται σε έναν σύζυγο ή σύζυγο, αλλά ένα ανάλογο του "σεβαστού" μας. Λάβετε υπόψη ότι δεν υπάρχει κόμμα μετά το "Γεια" ή "Αγαπητέ". Εάν ο παραλήπτης είναι άγνωστος, για παράδειγμα, γράφετε σε ένα συγκεκριμένο «τμήμα ανθρώπινου δυναμικού», μπορείτε απλώς να απευθυνθείτε «Γεια», «Αγαπητοί συνάδελφοι» (αν πρόκειται για συνάδελφοι), «Αγαπητοί όλοι» (ομάδα συναδέλφων), «Αγαπητέ τμήμα HR».

Υπάρχουν επίσης γενικά αποδεκτές εκκλήσεις προς έναν άγνωστο άνδρα ή γυναίκα: Αγαπητέ Κύριε, Αγαπητέ Κυρία ή Αγαπητέ κύριε ή κυρία (αν δεν γνωρίζετε κύριε ή κυρία), Σε ποιον μπορεί να αφορά (σε όλους όσους μπορεί να ενδιαφέρονται). Τα δύο πρώτα είναι ανεπιθύμητα, καθώς μπορεί κατά λάθος να επικοινωνήσετε με κάποιον με λάθος φύλο· τα δύο χρησιμοποιούνται, αλλά θεωρούνται λίγο παλιομοδίτικα, πολύ επίσημα. Εάν είναι δυνατόν, είναι καλύτερα να τους απευθυνθείτε ονομαστικά (Αγαπητή Μαργαρίτα) ή τμήμα/τμήμα (Αγαπητό Τμήμα Μάρκετινγκ).

Συχνά χρησιμοποιείται ονομαστικά χωρίς «λέξη καλωσορίσματος», απλώς «James». Έτσι γράφουν σε γνωστούς συναδέλφους (το άτομο στο διπλανό τραπέζι) ή όταν αυτό δεν είναι το πρώτο γράμμα στην αλληλογραφία και δεν έχει νόημα να χαιρετάς κάθε φορά.

Πώς να τερματίσετε ένα email

Το γράμμα μπορεί να συμπληρωθεί γράφοντας απλώς το όνομα ή το ονοματεπώνυμό σας, αλλά συνήθως προστίθεται κάποια ευγενική ευχή πριν από αυτό. Δημοφιλέστερος:

Τις καλύτερες ευχές! (ή απλώς «Με εκτίμηση!») – Τις καλύτερες ευχές!
Θερμούς χαιρετισμούς! - το ίδιο.
Τις καλύτερες ευχές / Θερμές ευχές – πάλι το ίδιο.

Μερικά εγχειρίδια αναφέρουν επίσης "Ειλικρινά δικά σου" ή "Πιστώς δικά σου" (με εκτίμηση), αλλά προσωπικά δεν έχω δει σχεδόν ποτέ τέτοιες υπογραφές και από ξένους έχω ακούσει ότι αυτές οι διατυπώσεις ακούγονται όχι μόνο αστείες, αλλά και πολύ ντεμοντέ. Στην πραγματικότητα, όπως "ειλικρινά δικό σας" στα ρωσικά. Ωστόσο, πολύ συχνά γράφουν απλώς "Με εκτίμηση" στο τέλος μιας επαγγελματικής επιστολής.

Χρήσιμες φράσεις για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά

Εκτός από τους προτύπους χαιρετισμούς και αποχαιρετισμούς, υπάρχουν πολλές ακόμη φράσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην αλληλογραφία.

Ελπίζω να είσαι καλά- "Ελπίζω να είσαι καλά". Ένας απλός, αν και πολύ φορεμένος τρόπος για να ξεκινήσετε ένα γράμμα. Ένα γραπτό ανάλογο της φράσης μετοχών "Πώς είσαι;" Πιο επίσημη έκδοση: Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά.
Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω για… –"Ήθελα απλώς να προσθέσω ότι..." Ένας καλός τρόπος για να παρέχετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με κάτι που ήδη γνωρίζει ο παραλήπτης.
Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι...- «Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι...» Παρόμοια με την προηγούμενη: συμπληρώνουμε τις ήδη γνωστές πληροφορίες. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως καθολική εισαγωγή σε ένα σύντομο μήνυμα σχετικά με ορισμένα σημαντικά γεγονότα και λεπτομέρειες.
Ενημερωθείτε/συμβουλευτείτε- "Παρακαλώ σημειώστε".
FYI– συντομ. από Προς ενημέρωσή σας, το οποίο μπορεί επίσης να μεταφραστεί χονδρικά ως "λάβετε υπόψη". Οι συντομογραφίες είναι σκόπιμο να χρησιμοποιούνται μεταξύ των συναδέλφων όταν επικοινωνούν για θέματα ρουτίνας εργασίας. Είναι καλύτερα να μην γράψετε σε έναν άγνωστο ή έναν πελάτη όπως αυτό.
Παρακαλούμε βρείτε (δείτε) συνημμένο- κυριολεκτικά "βρείτε στο συνημμένο" (έτσι, φυσικά, κανείς δεν μιλά ρωσικά). Αυτό σας ενημερώνει ότι το email έχει συνημμένο. Για παράδειγμα: Βρείτε συνημμένη την αναφορά - Η αναφορά επισυνάπτεται.
Για μελλοντικές λεπτομέρειες– «περισσότερες λεπτομέρειες», «για πιο λεπτομερείς πληροφορίες». Είναι σκόπιμο στο τέλος της επιστολής με έναν σύνδεσμο προς τον υπεύθυνο επικοινωνίας: Για μελλοντικές λεπτομέρειες, επικοινωνήστε με τον βοηθό μου - Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες, επικοινωνήστε με τον βοηθό μου.
Ανυπομονώ για την απάντησή σας / ακρόαση από εσάς- "Ανυπομονώ για την απάντησή σας". Ένας ευγενικός τρόπος για να τους ενημερώσετε ότι θα ήταν ωραίο να απαντήσετε στην επιστολή σας.
Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας -"Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας." Μια καθολική φόρμουλα που θα ήταν σκόπιμο να τεθεί πριν από την υπογραφή.

Δείγμα επιχειρηματικής επιστολής στα Αγγλικά

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα επιστολών που γράφτηκαν με διάφορους βαθμούς επισημότητας. Στο email, θα ενημερώσω τον παραλήπτη ότι η συνάντηση της Παρασκευής έχει επαναπρογραμματιστεί από τις 9:00 έως τις 10:30. Το θέμα για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι το ίδιο: Ώρα συνάντησης άλλαξε στις 10:30 π.μ.

1. Πολύ επίσημο.

Αγαπητέ κ. Τζέφερσον

Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά. Αυτός είναι ο Sergey Nim από την Roga και την Kopyta Inc. Ήθελα να σας ενημερώσω για τη συνάντηση που έχουμε την Τρίτη. Λόγω των καιρικών συνθηκών έχει μεταφερθεί από τις 9:00 π.μ. έως τις 10:30 π.μ.

Θα θέλατε να με ενημερώσετε εάν θα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε; Παρακαλώ αποδεχτείτε τη συγγνώμη μου για την ταλαιπωρία.

Με εκτιμιση,

Σεργκέι Νιμ

Roga and Kopyta Inc.

Η διατύπωση αυτής της επιστολής δίνεται από:

Εφεση Αγαπητέ κ. Τζέφερσον.
Φράση Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά- Μια πιο επίσημη έκδοση της φράσης Ελπίζω να είσαι καλά.
Τζίρος θα ήσουν τόσο ευγενικός όσο – θα είσαι τόσο ευγενικός.
Απολογία Σε παρακαλώ δέξου την συγνώμη μου -σε παρακαλώ δέξου την συγνώμη μου.
με εκτιμισηστο τέλος της επιστολής, το όνομα της εταιρείας.

2. Λιγότερο επίσημο.

Γεια σου Alex,

Αυτός είναι ο Σεργκέι από την Roga και την Kopyta Inc. Ήθελα να σας ενημερώσω για τη συνάντηση που έχουμε την Τρίτη. Λόγω των καιρικών συνθηκών η συνεδρίαση έχει μεταφερθεί από τις 9:00 π.μ. έως τις 10:30 π.μ.

Παρακαλώ ενημερώστε με αν θα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε. Συγγνώμη για την ταλαιπωρία.

Τις καλύτερες ευχές,

Η διατύπωση μειώνεται λόγω:

Απλούστερη κλήση, καλώντας με το όνομα.
ΣυγνώμηΑντί να "αποδεχτείτε τη συγνώμη μου".
Ένα λιγότερο επίσημο συμπέρασμα στην επιστολή: τις καλύτερες ευχές.

Οι περισσότερες επιχειρηματικές επιστολές γράφονται σε αυτόν τον τόνο. Στην πραγματικότητα, κανείς δεν χρειάζεται πλέον μεσαιωνικές φόρμουλες ευγένειας.

3. Ανεπίσημα, αλλά εντός των ορίων ευπρέπειας της επαγγελματικής αλληλογραφίας, για παράδειγμα, σε οικείο συνάδελφο.

Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι η συνεδρίαση της Παρασκευής είχε μεταφερθεί στις 10:30 π.μ. Μ. Λυπάμαι πραγματικά γι' αυτό. Wθα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε;

Σύντομο και επί της ουσίας. Οι συνάδελφοι που βλέπετε στη δουλειά κάθε μέρα δεν ρωτούν απαραίτητα πώς είναι κάθε φορά που γράφετε.

Εν κατακλείδι, θα δώσω μερικές γενικές συμβουλές που δεν ταιριάζουν σε κανένα από τα παραπάνω σημεία.

1. Δηλώστε την ουσία του γράμματος στη γραμμή θέματος.

Το θέμα πρέπει να είναι εξαιρετικά κατατοπιστικό και ταυτόχρονα σύντομο. Ένα άτομο έρχεται στο γραφείο, ανοίγει το Outlook και βλέπει 20 email. Γρήγορα "σαρώνει" τα θέματα με τα μάτια του - ήδη σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να είναι σαφές σε αυτόν γιατί του γράψατε. Είναι πολύ κακή ιδέα να γράφετε θέματα για το τίποτα: «Παρακαλώ διαβάστε το», «Σημαντικό», «Γεια». Γράψτε πιο συγκεκριμένα: «Έγκριση κράτησης», «Καθυστέρηση πτήσης έως τις 12:00 π.μ.», «Προσανατολισμός στις 9:00 την Τρίτη», «Πρόγραμμα για τον Μάιο».

2. Να είστε ευγενικοί.

Στην επαγγελματική επικοινωνία, η ευγένεια είναι απαραίτητη. Είναι σημαντικό να τηρείτε την εθιμοτυπία, να γράφετε «ευχαριστώ» και «παρακαλώ», διαφορετικά, αν όχι θα καταστρέψετε τις σχέσεις σας με τους ανθρώπους, τότε θα τους κάνετε λίγο πιο τεταμένους. Υπάρχει αρκετή ένταση στον επιχειρηματικό κόσμο, δεν υπάρχει ανάγκη για περισσότερα.

Σημειώστε επίσης ότι στα αγγλικά, η επιτακτική διάθεση χωρίς «παρακαλώ» μπορεί σε πολλές περιπτώσεις να θεωρηθεί ως εντολή, ειδικά στη γραπτή, όπου, σε αντίθεση με την προφορική γλώσσα, ο τονισμός δεν αντανακλάται.

Στείλτε μου την ετήσια έκθεση. – Στείλτε μου την ετήσια έκθεση (παραγγελία).
Παρακαλώ στείλτε μου την ετήσια έκθεση. – Στείλτε μου την ετήσια έκθεση (αίτημα).

Όταν ζητάς κάτι, προσφέρεις κάτι ή δίνεις εντολή (και αυτό είναι το περιεχόμενο του 90% των επιστολών), συνηθίζεται να το κάνεις εντός των ορίων της ευπρέπειας, χωρίς να υιοθετείς δεσποτικό τόνο εντολής.

3. Αποφύγετε την ασάφεια, να είστε ακριβείς.

Δεν υπάρχει χώρος για εξυπνάδα και σαρκασμό στην επαγγελματική αλληλογραφία, ειδικά όταν υπάρχει επικοινωνία μεταξύ ανθρώπων από διαφορετικές χώρες. Η επιχειρηματική γλώσσα είναι εξαιρετικά αποστειρωμένη, διότι όλα τα χιουμοριστικά αστεία μπορούν να παρεξηγηθούν. Επίσης, μην πηγαίνετε γύρω και γύρω για μεγάλο χρονικό διάστημα, δηλώστε την ουσία του μηνύματος με σαφήνεια και συγκεκριμένα.

4. Γράψε συνοπτικά και απλά. Μην είσαι έξυπνος!

Προσπαθήστε να αποφύγετε τις μεγάλες προτάσεις και τις δύσκολες διατυπώσεις. Γράψτε με απλά λόγια χωρίς σύνθετες προτάσεις με δεκάδες υποταγές. Όσο πιο περίπλοκο γράφετε, τόσο πιο πιθανό είναι να κάνετε λάθη και να συγχέετε τον παραλήπτη.

Μην προσπαθήσετε να δείξετε ότι γνωρίζετε "έξυπνες" λέξεις και φράσεις. Αυτό δεν ωφελεί. Εάν χρησιμοποιείτε σωστά μια δέσμη έξυπνων λέξεων, θα ακούγεται κάπως αλαζονικό, αν το χρησιμοποιείτε εσφαλμένα, θα ακούγεται αστείο.

5. Εάν είναι απαραίτητο, δομήστε το γράμμα.

Για παράδειγμα, πρέπει να περιγράψετε μια λίστα επιθυμιών για το σχεδιασμό μιας αίθουσας γάμου. Γράψτε τα ως λίστα, αντί να τα συγχωνεύσετε σε μια παράγραφο-φύλλο. Χρησιμοποιήστε μια αριθμημένη λίστα ή κουκκίδες (κουκκίδες).

6. Ξεκαθαρίστε στον αναγνώστη τι θέλετε από αυτόν.

Μερικές φορές υπάρχουν επιστολές, αφού διαβάσετε τις οποίες δεν μπορείτε να καταλάβετε αν θέλουν κάποια ενέργεια από εσάς ή απλώς σας ενημερώνουν; Εάν υπονοείται ότι ο αναγνώστης πρέπει να απαντήσει, να προωθήσει την επιστολή, να σηκωθεί και να πάει κάπου κ.λπ., βεβαιωθείτε ότι η επιστολή (στην αρχή, στο τέλος, στην αρχή και στο τέλος) αναφέρει σαφώς τι πρέπει να να γίνει.

7. Ελέγξτε την επιστολή πριν την αποστολή.

Αφού γράψετε ένα μήνυμα, διαβάστε το ξανά. Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα είναι γραμμένο με ευγένεια, χωρίς αμφισημίες και ότι η ουσία του είναι ξεκάθαρη. Δεν πειράζει αν το κείμενο είναι ατελές και αμφιβάλλετε για κόμμα. Ακόμη και οι φυσικοί ομιλητές (όπως στα ρωσικά) μπορούν πολύ σπάνια να γράψουν στα αγγλικά με 100% αλφαβητισμό, αλλά προσπαθήστε να μην κάνετε τουλάχιστον προφανή λάθη και τυπογραφικά λάθη.

8. Μάθετε από τους συναδέλφους σας, διαβάστε αλληλογραφία στην εταιρεία.

Αυτή η συμβουλή απευθύνεται σε όσους χρειάζονται δεξιότητες επιχειρηματικής γραφής για εργασία. Διαφορετικές εταιρείες μπορεί να έχουν τις δικές τους τοπικές ιδιορρυθμίες σχετικά με την αλληλογραφία. Για παράδειγμα, σε ορισμένα μέρη θεωρείται κακή συμπεριφορά να απευθύνεσαι σε κάποιον με το όνομά του, αλλά σε άλλα θα γελάσει αν γράψεις «Αγαπητέ Παύλο» αντί για «Γεια σου Παύλο». Ρωτήστε τους συναδέλφους σας τι και πώς κάνετε, διαβάστε την καθημερινή τους αλληλογραφία - αυτό λειτουργεί καλύτερα από οποιοδήποτε εγχειρίδιο επαγγελματικών αγγλικών.

Τα ηλεκτρονικά μηνύματα καθιστούν δυνατή τη γρήγορη ανταλλαγή πληροφοριών σε μεγάλες αποστάσεις. Όσον αφορά την ταχύτητα μετάδοσης των ιδεών, αυτό τις εξισώνει με μια τηλεφωνική συνομιλία. Ωστόσο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται σε διακομιστές email και χρησιμοποιούνται ως έντυπη απόδειξη των λέξεων μας. Επομένως, η ηλεκτρονική αλληλογραφία απαιτεί υπεύθυνη στάση.

Το έργο γίνεται πιο δύσκολο εάν επικοινωνείτε σε μη μητρική αγγλική γλώσσα με εκπροσώπους άλλων πολιτισμών. Στο άρθρο θα μοιραστώ τι πρέπει να προσέξετε σε αυτή την περίπτωση, πώς να αποφύγετε λάθη και να επιτύχετε αμοιβαία κατανόηση με ξένους συναδέλφους και συνεργάτες.

Εθιμοτυπία

Ανεξάρτητα από το με ποιον επικοινωνείτε και σε ποια γλώσσα, μην ξεχνάτε τους κανόνες της εθιμοτυπίας του email.

1. Αναφέρετε ξεκάθαρα το θέμα του γράμματος (Θέμα).

Σύμφωνα με μελέτη του πρακτορείου Radicati Group, οι εκπρόσωποι των επιχειρήσεων λαμβάνουν έως και 80 email την ημέρα. Πώς να πείσετε κάποιον να διαβάσει το γράμμα σας; Δημιουργήστε έναν τίτλο που να αντικατοπτρίζει πλήρως το περιεχόμενο. Όσο πιο ξεκάθαρο είναι αυτό που λέγεται, τόσο πιο γρήγορα θα διαβάσει ο συνομιλητής το μήνυμα.

Οχι: « Ιδέα".

Ναί: «Χ να αυξηθούν οι διαδικτυακές πωλήσεις κατά 15% μέχρι το τέλος του 4ου τριμήνου 2017".

2. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό και αποφύγετε την εξοικείωση.

Οχι:"Hey", "Yo", "Hiya".

Ναί: «Αγαπητέ», «Γεια», «Γεια».

3. Ξαναδιαβάστε την επιστολή πριν την στείλετε. Λάθη και τυπογραφικά λάθη θα επηρεάσουν αρνητικά την εικόνα σας στα μάτια του συνομιλητή σας.

4. Εάν εισάγετε έναν νέο συνομιλητή στην αλληλογραφία, περιγράψτε εν συντομία το ιστορικό του θέματος. Μην τον αναγκάζετε να κάνει scroll down και να διαβάσει όλες τις αναρτήσεις για το θέμα. Περιγράψτε την ουσία του θέματος, τι συζητήθηκε, τι θέλετε να πείτε για αυτό.

5. Απαντήστε σε μηνύματα. Εάν δεν έχετε χρόνο να διεξαγάγετε έρευνα για το θέμα τώρα, επιβεβαιώστε ότι το email έχει ληφθεί και υποδείξτε πότε θα μπορέσετε να αντιμετωπίσετε το ζήτημα.

6. Μην χρησιμοποιείτε το κόκκινο για να τραβήξετε την προσοχή σε μια ιδέα. Το κόκκινο μιλάει για κίνδυνο και προκαλεί αρνητικά συναισθήματα. Χρησιμοποιήστε ειδικές λέξεις και φράσεις για να ξεχωρίσετε, όχι γραφικά ή χρώματα:

θα ήθελα να υπογραμμίσω→ Θα ήθελα να τονίσω.
Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας→ Θα ήθελα να τραβήξω την προσοχή σας.
Παρακαλώ δώσε προσοχή→ Παρακαλώ σημειώστε.
Παρακαλώ σημειώστε→ Έχετε υπόψη σας.

Ακροατήριο

Τα αγγλικά είναι η παγκόσμια γλώσσα επικοινωνίας μεταξύ ανθρώπων από διαφορετικές χώρες. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι το στυλ αλληλογραφίας θα είναι πάντα το ίδιο. Ας δούμε τις διαφορές.

Κίνα, Ιαπωνία, αραβικές χώρες

Όταν επικοινωνείτε με συναδέλφους και συνεργάτες από αυτές τις χώρες, ειδικά στην αρχή της γνωριμίας σας, χρησιμοποιήστε τις πιο ευγενικές φόρμες. Ξεκινήστε κάθε γράμμα με έναν ευγενικό χαιρετισμό και μορφές εθιμοτυπίας, για παράδειγμα:

Ελπίζω αυτό το μήνυμα να σε βρίσκει υγιή→ Ελπίζω να είσαι καλά,
Συγγνώμη για την ενόχληση→ Ζητώ συγγνώμη για τη διακοπή.
Μπορώ να αφιερώσω μια στιγμή από το χρόνο σας; →Μπορώ να δανειστώ ένα λεπτό από εσάς;

Χρησιμοποιήστε την πιο ευγενική μορφή αιτήματος:

Θα ήμουν ευγνώμων αν μπορούσατε...→ Θα σας ήμουν πολύ ευγνώμων αν μπορούσατε...
Θα μπορούσατε να είστε τόσο ευγενικοί… →Θα είσαι τόσο ευγενικός…

Γερμανία, Ηνωμένο Βασίλειο

Μειώστε τον τρόπο λειτουργίας των φράσεων, αλλά μην εγκαταλείπετε ευγενικές μορφές και μορφές εθιμοτυπίας:

Εάν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.→ Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε
Θα εκτιμούσα τη βοήθειά σας σε αυτό το θέμα.→ Θα εκτιμούσα τη βοήθειά σας.
Περιμένω απάντηση το συντομότερο δυνατόν.→ Απαντήστε το συντομότερο δυνατό.

ΗΠΑ

Παραλείψτε τις μορφές εθιμοτυπίας εκτός εάν επικοινωνείτε με έναν συνάδελφο ή συνεργάτη που είναι ανώτερος από εσάς. Να είστε ξεκάθαροι για το τι συνέβη και τι χρειάζεστε. Τα λιγότερα σχέδια με θα, θα μπορούσε, θα μπορούσε, όλα τα καλύτερα.

Αφρική, Νότια Αμερική

Εάν γνωρίζετε ήδη έναν συνάδελφο ή συνεργάτη από αυτές τις χώρες, ρωτήστε πώς τα πάει και πώς είναι η οικογένειά του. Η αντιμετώπιση προσωπικών ζητημάτων δεν εκλαμβάνεται ως κακή συμπεριφορά, αντίθετα βοηθά στη δημιουργία καλών σχέσεων.

Γλωσσικές αρχές

Ας δούμε τις γενικές αρχές της σύνταξης ενός email.

Περιορίζω

Στην επαγγελματική αλληλογραφία δεν υπάρχει θέση για σχήματα λόγου, σύνθετες κατασκευές και σύνθετους χρόνους. Το κύριο καθήκον της επιστολής είναι να μεταφέρει το μήνυμά σας χωρίς απώλεια. Επομένως, οτιδήποτε μπορεί να δυσκολέψει την κατανόηση θα πρέπει να αφαιρεθεί.

Ίσως θυμάστε τον Γιάννη που συναντήσαμε στο συνέδριο, ήταν στην αστεία σουίτα του και μιλούσε δυνατά. Όταν τον ρώτησα πρόσφατα πώς τα πάει, είπε ότι εργαζόταν σε ένα πολύ ενδιαφέρον έργο και μου ζήτησε να τον βοηθήσω.→ Θυμάστε πιθανώς τον Γιάννη, τον οποίο συναντήσαμε στο συνέδριο, φορούσε ακόμα το αστείο σακάκι του και μιλούσε δυνατά. Πρόσφατα τον ρώτησα πώς τα πάει, και μου απάντησε ότι εργαζόταν σε ένα πολύ ενδιαφέρον έργο και μου ζήτησε να τον βοηθήσω.

Ο John Johnson εργάζεται τώρα σε νέο πρόγραμμα συνεργατών για την εταιρεία του. Μας πρότεινε να γίνουμε υπεργολάβος του στο έργο. →Ο John Johnson εργάζεται επί του παρόντος σε ένα νέο πρόγραμμα συνεργατών για την εταιρεία του. Μας κάλεσε να γίνουμε ανάδοχος για αυτό το έργο.

Αποφύγετε την ορολογία

Αποφύγετε την ορολογία, ακόμα κι αν επικοινωνείτε με συναδέλφους που κατανοούν το θέμα. Η αλληλογραφία σας μπορεί να προωθηθεί σε άτομα που δεν είναι εξοικειωμένα με το θέμα.

Προσοχή στον τίτλο, το όνομα και το φύλο του συνομιλητή

Στα ρωσικά, όλα είναι απλά: η Ιβάνοβα είναι γυναίκα, ο Ιβάνοφ είναι άντρας. Στα αγγλικά, όλα δεν είναι τόσο απλά. Για παράδειγμα, ο Τζόντι Τζόνσον, είναι άντρας ή γυναίκα; Το επίθετο δεν μας λέει τίποτα. Επιπλέον, τόσο οι άνδρες όσο και οι γυναίκες φέρουν το όνομα Jody:

Εάν δεν είστε σίγουροι ποιος είναι ο συνομιλητής σας, ελέγξτε με τους συναδέλφους σας και βρείτε τον λογαριασμό του στα κοινωνικά δίκτυα. Το να καλέσετε τον κύριο Τζόνσον, η κυρία Τζόνσον θα σας φέρει σε δύσκολη θέση.

Αποφύγετε τα αστεία και τα προσωπικά σχόλια

Ένα αυστηρά επίσημο στυλ δεν είναι απαραίτητο, αλλά είναι σημαντικό να ακούγεσαι επαγγελματικό.

Αφαιρέστε τις προθέσεις όπου είναι δυνατόν

Ένας μεγάλος αριθμός προθέσεων καθιστά δύσκολη την κατανόηση και δημιουργεί ένα εφέ «νερού» στο κείμενο. Για παράδειγμα, αντί για Η συνάντηση την 1η Δεκεμβρίου για τη στρατηγική μάρκετινγκ→ «Συνάντηση την 1η Δεκεμβρίου με θέμα τη στρατηγική μάρκετινγκ», γράψτε Η συνάντηση στρατηγικής μάρκετινγκ της 1ης Δεκεμβρίου→ "Συνάντηση στρατηγικής μάρκετινγκ την 1η Δεκεμβρίου."

Αντί για φραστικά ρήματα σκαρφίζομαι- καταλήξτε, και βρίσκω- ανακαλύψτε, χρησιμοποιήστε τα μη προθετικά συνώνυμά τους παράγωΚαι καθορίσει.

Αποφύγετε τα θαυμαστικά

Η μετάδοση συναισθημάτων μέσω email είναι δύσκολη. Ένα θαυμαστικό σε ένα κείμενο εκλαμβάνεται ως αύξηση του τόνου.

Εάν ένα μήνυμα έχει πολλά θαυμαστικά, υποτιμώνται. Ο συνομιλητής δεν θα τα αντιλαμβάνεται πλέον ως πρόσκληση προσοχής.

Περιοριστείτε σε πέντε προτάσεις

Σύμφωνα με τον Guy Kawasaki, αν ένα μήνυμα αποτελείται από λιγότερες από 5 προτάσεις, ακούγεται αγενές, αν περισσότερες, είναι χάσιμο χρόνου.

Χρησιμοποιήστε σύντομες λέξεις, προτάσεις και παραγράφους

Αυτή η αρχή είναι ιδιαίτερα σημαντική για όσους εργάζονται με αλληλογραφία από τηλέφωνο ή tablet: πρέπει να διαβάσετε γρήγορα την επιστολή, να κατανοήσετε και να απαντήσετε, το μέγεθος της οθόνης επιβάλλει περιορισμούς. Όσο πιο σύντομο είναι το κείμενο στο μήνυμα, τόσο πιο γρήγορα θα διαβαστεί.

Αποφύγετε την παθητική φωνή

Οχι: Τις πληροφορίες μου τις έστειλε ο Πέτρος→ Τις πληροφορίες μου τις έστειλε ο Πέτρος.

Ναί: Ο Πέτρος μου έστειλε αυτές τις πληροφορίες→ Ο Πέτρος μου έστειλε αυτές τις πληροφορίες.

Χρησιμοποιήστε λίστες

Εάν ενδιαφέρεστε για τη γνώμη ενός συναδέλφου για ένα θέμα και του προσφέρετε μια επιλογή εναλλακτικών, απαριθμήστε τες με τη μορφή αριθμημένης λίστας. Διαφορετικά, κινδυνεύετε να λάβετε μονολεκτική απάντηση. Ναί. Ο συνομιλητής θέλει να απαντήσει γρήγορα στο μήνυμα. Είναι πιο βολικό γι 'αυτόν να πει ναι, όχι ή να υποδείξει τον αριθμό της επιλογής που του αρέσει. Σε άλλες περιπτώσεις, οι λίστες παρέχουν δομή και βοηθούν στην κατανόηση.

Ορίστε μια προθεσμία

Εάν χρειάζεστε σχόλια έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία, παρακαλούμε να τα αναφέρετε στο email. Αυτό θα πειθαρχήσει τον συνομιλητή, και δεν θα καθυστερήσει την απάντησή του.

Δομή επιστολών

Το email αποτελείται από πέντε σημασιολογικά μέρη:

Χαιρετίσματα.
Μήνυμα.
Κλείσιμο.
Χωρίστρα.
Υπογραφή.

Ας δούμε τις τυπικές φράσεις για κάθε μέρος.

Χαιρετίσματα

Χρησιμοποιήστε λέξεις Αγαπητέ, Γεια σας, Χαιρετισμούς(αν δεν γνωρίζετε ήδη το άτομο με το οποίο μιλάτε) και γεια(πιο κοντά στο άτυπο).

Μήνυμα

Αυτό είναι το πιο ενημερωτικό μέρος. Σε αυτό επικοινωνούμε πληροφορίες, δίνουμε λεπτομέρειες, επιχειρηματολογούμε, προσφέρουμε ιδέες κ.λπ. Ας δούμε χρήσιμες φράσεις για διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων.

Πώς να ανοίξετε ένα μήνυμα

Χρησιμοποιήστε ουδέτερες φράσεις για την καθημερινή επικοινωνία με τους συναδέλφους και επίσημες φράσεις για μηνύματα προς τα αφεντικά, τους πελάτες και τους συνεργάτες.

Τυπικά	Ημιεπίσημο	Ουδέτερος
Γράφω σε… Γράφω σε...	Μια γρήγορη σημείωση για να σας πω ότι… Μια σύντομη σημείωση...	Σας ευχαριστούμε για το mail σας… Σας ευχαριστώ για την επιστολή σας…
Σύμφωνα με το αίτημά σας… Σύμφωνα με το αίτημά σας...	Αυτό για να... Αυτή η επιστολή απευθύνεται...	Σας ευχαριστούμε για το mail σας σχετικά με… Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας σχετικά με...
Αναφερόμαστε στο mail μας σχετικά με… Αναφερόμενοι στην επιστολή μας σχετικά με...	Ήθελα να σας ενημερώσω ότι / να σας πω για / να σας ρωτήσω αν… Ήθελα να σε ενημερώσω ότι.../να σου πω για.../να σε ρωτήσω...	Απαντώντας στο mail σας… Απαντώντας στην επιστολή σας…
Γράφω για… Γράφω για...		Αναφερόμενοι στο email σας με ημερομηνία… Αναφερόμενος στην επιστολή σας από...
Σας ευχαριστούμε για το e-mail σας της (ημερομηνίας) σχετικά με… Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας της (ημερομηνίας)…
Αναφορικά με την τηλεφωνική μας συνομιλία την Παρασκευή, θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι… Αναφερόμενος στην τηλεφωνική μας συνομιλία την Παρασκευή, θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι...
Γράφω για να ρωτήσω για… /σε σχέση με…/για να σας ενημερώσω ότι…/για επιβεβαίωση… Γράφω για να ρωτήσω/Γράφω σε σχέση με/Γράφω για να αναφέρω…/Γράφω για να επιβεβαιώσω…

Πώς να διευκρινίσετε την προθεσμία

Εισαγάγετε την ώρα και τη ζώνη ώρας. Χωρίς αυτό, η προθεσμία είναι θολή και εκλαμβάνεται ως επιθυμία:
Υποβάλετε την έκθεσή σας (απάντηση) στις 10 Μαρτίου, EOB CET→ Στείλτε την αναφορά/απάντησή σας έως τις 10 Μαρτίου έως το κλείσιμο των εργασιών CET.

Πώς να ρωτήσετε και να δώσετε λεπτομέρειες

Δίνουμε τις λεπτομέρειες:
Παρακαλούμε λεπτομέρειες:

Πώς να αναφέρετε ένα πρόβλημα

1. Για να εισαγάγετε ένα πρόβλημα, το ρήμα to flag χρησιμοποιείται συχνά με την έννοια «να υποδείξω, να τονίσω»:
Επισήμανση σας σχετικά με το ζήτημα στις…→ Σας επισημαίνω το πρόβλημα με...
Με αυτήν την επιστολή, θέλω να σας επισημάνω ένα πρόβλημα…→ Με την επιστολή μου θέλω να σας επισημάνω ένα πρόβλημα...

2. Για να διευκρινίσετε ή να λάβετε σχόλια, χρησιμοποιήστε φράσεις στο τέλος μου/μας/σαςή από την πλευρά μου/μας/σας- "από την πλευρά μου/μας/σας."

3. Συχνά χρησιμοποιείται ένα ουσιαστικό στο πλαίσιο της συζήτησης προβλημάτων λύση- μια διέξοδος από την κατάσταση, μια λύση.

Πώς να αντιγράψετε τους συναδέλφους σας

1. Για να ζητήσετε να αντιγραφεί, χρησιμοποιήστε τη φράση CC μου, Οπου ΚοινΛειτουργεί ως ρήμα "για αντιγραφή", δηλαδή για να βάλει σε μια γραμμή Κοιν. Από τη λέξη Κοινσχηματίζεται μετοχή cc'ed- προσέξτε την ορθογραφία. Φράση με κατέβασανμεταφράζεται ως «Έγινα αντίγραφο».

2. Για να υποδείξετε στον συνομιλητή σας ότι προσθέτετε κάποιον στη συζήτηση, γράψτε Προσθήκη (όνομα) στο νήμα- Προσθήκη (όνομα) στη συνομιλία.

3. Χρησιμοποιήστε το σύμβολο @ εάν η συζήτηση γίνεται με πολλούς συναδέλφους, αλλά πρέπει να απευθυνθείτε σε έναν από αυτούς: @Steve, πιστεύω ότι το επόμενο βήμα είναι σε σένα, σωστά;- @Steve, νομίζω ότι το επόμενο βήμα είναι δικό σου, σωστά;

Πώς να ζητήσω συγγνώμη

Τυπικά	Ουδέτερος
Με λύπη σας ενημερώνουμε ότι… Δυστυχώς πρέπει να σας ενημερώσουμε για...	Δυστυχώς… Δυστυχώς…
Λυπάμαι που σας ενημερώνω ότι… Δυσκολεύομαι να στο πω, αλλά...	Φοβάμαι ότι... Φοβάμαι πως…
Παρακαλούμε αποδεχτείτε τη συγγνώμη μας για… Παρακαλούμε αποδεχτείτε τη συγγνώμη μας για...	Θα χαρώ/ευχαριστώ/ευχαριστώ να… Θα χαιρόμουν/θα ήμουν χαρούμενος...
Λυπάμαι ειλικρινά ότι ... λυπάμαι ειλικρινά ότι ...	Λυπάμαι, αλλά δεν μπορώ να τα καταφέρω αύριο. Λυπάμαι, αλλά δεν θα μπορέσω να έρθω αύριο.
Θα ήθελα να ζητήσω συγνώμη για την αναστάτωση που προκλήθηκε. Ζητώ συγγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε.	Ευχαριστούμε για την κατανόησή σας. Ευχαριστώ για την κατανόηση.
	Ζητάμε συγγνώμη για... Ζητάμε συγγνώμη για...
	Λυπάμαι (εξαιρετικά) που/για… Ζητώ συγγνώμη για το γεγονός ότι...

Πώς να ζητήσετε και να προσφέρετε βοήθεια

Προσφέρουμε βοήθεια:

Τυπικά	Ουδέτερος
Αν θέλετε, θα χαρώ να… Αν θέλετε, θα χαρώ να...	Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να μου γράψετε.
Είμαστε πρόθυμοι να κανονίσουμε μια άλλη συνάντηση με… Θα θέλαμε να κάνουμε άλλο ραντεβού με ...	Θα θέλατε να…; Μπορώ να κάνω)...?
Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες/βοήθεια, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες/βοήθεια, παρακαλούμε επικοινωνήστε.	Τι θα έλεγες να έρθω να σε βοηθήσω; Ίσως μπορώ να έρθω να βοηθήσω;
Εάν θέλετε να συνεχίσετε αυτήν τη συζήτηση, παρακαλώ αισθανθείτε ελεύθερος να καλέσετε (επικοινωνήστε) μαζί μου. Εάν θέλετε να συνεχίσετε τη συνομιλία μας, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.
Παρακαλώ ενημερώστε με αν μπορώ να βοηθήσω περαιτέρω. Παρακαλώ ενημερώστε με εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια.
Ενημερώστε με αν θέλετε να… Ενημερώστε με αν χρειάζεστε τη βοήθειά μου...

Ζητάμε βοήθεια:

Διαπραγμάτευση

Συχνά η ηλεκτρονική αλληλογραφία έχει το χαρακτήρα των πλήρους επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων. Για να τα μορφοποιήσετε, χρησιμοποιήστε τις παρακάτω φράσεις.

Εκφράζουμε την ικανοποίησή μας:
Προσφέρουμε:
Συμφωνούμε:

Συμφωνώ μαζί σου σε αυτό το σημείο.→ Συμφωνώ μαζί σας σε αυτό το σημείο.
Εκεί έχεις ένα δυνατό σημείο.→ Είστε εδώ.
Νομίζω ότι μπορούμε να συμφωνήσουμε και οι δύο…→ Νομίζω ότι και οι δύο συμφωνούμε ότι ...
Δεν βλέπω κανένα πρόβλημα με αυτό.→ Δεν βλέπω πρόβλημα με αυτό.

Διαφωνούμε:
Προσκαλούμε:
Εκφράζουμε τη δυσαρέσκειά μας:

Πώς να επισυνάψετε πρόσθετα υλικά σε μια επιστολή

Εάν επισυνάπτετε ένα έγγραφο σε μια επιστολή, επιστήστε την προσοχή του συνομιλητή σε αυτό χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες φράσεις:

Παρακαλούμε βρείτε συνημμένα →Επισυνάπτεται στην παρούσα επιστολή.
Μπορείτε να βρείτε στο συνημμένο… →Μπορείτε να βρείτε στην εφαρμογή...
Επισυνάπτω…→ Υποβάλλω αίτηση...
Σας διαβιβάζω...→ Σας στέλνω...
Είμαστε στην ευχάριστη θέση να περικλείουμε…→ Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας στείλουμε ...
Συνημμένο θα βρεις...→ Στο συνημμένο αρχείο θα βρείτε ...

Κλείσιμο

Πριν αποχαιρετήσετε το άλλο άτομο, ευχαριστήστε το για τον χρόνο του, εκφράστε την προθυμία σας να βοηθήσετε ή/και παρέχετε διευκρινίσεις και λεπτομέρειες.

Τυπικά	Ουδέτερος
Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς. Περιμένω την απάντησή σας	Ανυπομονώ να ακούσω απο εσένα. Περιμένω την απάντησή σας
Ανυπομονώ για την απάντησή σου. Περιμένω την απάντησή σας	Ελπίζω να ακούσω νέα σας σύντομα. Ελπίζω να ακούσω νέα σου σύντομα.
Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν χρειάζεστε οποιαδήποτε βοήθεια. Επικοινωνήστε μαζί μας εάν χρειάζεστε οποιαδήποτε βοήθεια.	Ενημερώστε με αν χρειάζεστε κάτι άλλο. Ενημερώστε με αν χρειάζεστε κάτι άλλο.
Εάν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση, μη διστάσετε να με ενημερώσετε. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, παρακαλούμε επικοινωνήστε.	Καλή μέρα/Σαββατοκύριακο. Καλή μέρα/εβδομάδα.
Σας ευχαριστώ για την ευγενική βοήθεια σας. Σας ευχαριστώ πολύ για τη βοήθειά σας.	Σας ευχαριστώ για τη βοήθειά σας. Ευχαριστώ για τη βοήθεια.
Ευχαριστώ εκ των προτέρων! Ευχαριστώ εκ των προτέρων.	Ευχαριστώ για το e-mail σας, ήταν υπέροχο/υπέροχο να σας ακούσω. Σας ευχαριστώ για το γράμμα σας, χάρηκα πολύ που άκουσα νέα σας.
Συγγνώμη για την ταλαιπωρία! Ζητώ συγνώμη για την αναστάτωση!

Πώς να κατανοήσετε τις συντομογραφίες

Δώστε προσοχή στις συντομογραφίες που χρησιμοποιούν οι ξένοι συνομιλητές στην αλληλογραφία μέσω email, ανεξαρτήτως στυλ:

EOB (τέλος εργάσιμης ημέρας) → τέλος εργάσιμης ημέρας.
SOB (έναρξη εργάσιμης ημέρας) → έναρξη της εργάσιμης ημέρας.
EOQ (τέλος τριμήνου) → μέχρι το τέλος του τριμήνου.
TBD (θα καθοριστεί) ή TBA (θα ανακοινωθεί), το χρησιμοποιούμε όταν δεν είναι ακόμη γνωστές πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα ή την ημερομηνία.
PTO (χρόνος πληρωμής) → Διακοπές.
OOO (Εκτός γραφείου) → έξω από το γραφείο, όχι στη δουλειά. Η φράση χρησιμοποιείται σε αυτόματες απαντήσεις.
FUP (παρακολούθηση) → Ακολουθήστε, πάρτε τον έλεγχο.
POC (σημείο επαφής) → άτομο επικοινωνίας.
FYI (προς ενημέρωσή σας) → για την ενημέρωσή σας.
AAMOF (στην πραγματικότητα) → ουσιαστικά.
Afaik (όσο γνωρίζω) → όσο γνωρίζω.
BTW (By The Way) → παρεμπιπτόντως.
CU (τα λέμε) → τα λέμε
F2F (πρόσωπο με πρόσωπο) → μόνος.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → κατά την ταπεινή μου γνώμη.

Χωρίστρα

Για να πείτε αντίο, χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες φράσεις: φιλικούς χαιρετισμούς, φιλικούς χαιρετισμούς, ευχές, θερμές ευχές, ειλικρινά δικές σας(επίσημα).

Υπογραφή

Παρακαλούμε δώστε το ονοματεπώνυμο, τη θέση και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας σας. Αυτό θα δώσει στο άλλο άτομο την ευκαιρία να επικοινωνήσει απευθείας μαζί σας και να μάθει τις απαραίτητες λεπτομέρειες.

Πρότυπα

Εάν δεν μιλάτε καλά αγγλικά ή γράφετε συχνά τον ίδιο τύπο γραμμάτων, είναι βολικό να έχετε πολλά έτοιμα πρότυπα στη διάθεσή σας. Ας απαριθμήσουμε μερικά από αυτά.

Ανακοίνωση Προώθησης

Γραμμή θέματος: Ονομα επίθετο- Νέα θέση

Είμαι στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσω την προώθηση του από προς την . ήταν με Για και έχει εργαστεί σε . Θα κερδίσει αυτές τις νέες ευθύνες .

παρακολούθησαν και ήρθε σε μετά την αποφοίτηση
Κατά τη διάρκεια της θητείας της εδώ, έχει εφαρμόσει πρωτόκολλα που έχουν βελτιώσει την αποτελεσματικότητα στο και έχει συχνά αναγνωριστεί για εξαιρετικά επιτεύγματα.

Ελάτε μαζί μου για να δώσουμε συγχαρητήρια σχετικά με την προαγωγή της/του και καλωσορίζοντας την/τον στο Νέο Τμήμα/Θέση.

Με εκτίμηση,
Ονομα
Τίτλος

Θέμα: Ονομα επίθετο- νέα θέση

Είμαι στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσω την πρόοδο (Ονομα επίθετο)από το γραφείο (Ονομα)ανά θέση (Ονομα). (Ονομα)εργάζεται σε εταιρεία (Ονομα της εταιρείας) (αριθμός ετών)χρόνια στο τμήμα (όνομα τμήματος).

(Ονομα)σπούδασα στο (όνομα πανεπιστημίου)και ήρθε σε (Ονομα εταιρείας)μετά την ολοκλήρωσή του.
Κατά τη διάρκεια της εργασίας του/της εδώ, (Ονομα)ξεκίνησε πρωτόκολλα που αύξησαν την αποτελεσματικότητα σε (όνομα τμήματος), και συχνά αναγνωρίστηκε για τα επιτεύγματά του.

Ας δώσουμε συγχαρητήρια μαζί (Ονομα)με νέα θέση και τον/την καλωσορίζουμε στο νέο τμήμα (όνομα τμήματος).

Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Συγχαρητήρια για τη νέα σας θέση

Γραμμή θέματος: Συγχαρητήρια για την προώθησή σας

αγαπητός ,
Συγχαρητήρια για την προαγωγή σας σε . Άκουσα για την προώθησή σας που άξιζε μέσω του LinkedIn. Έχετε κάνει μια καλή δουλειά εκεί για πολλά χρόνια, και σας αξίζει η αναγνώριση και η ευθύνη της θέσης.
Ευχές για συνεχή επιτυχία στην καριέρα σας.
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος

Θέμα: Συγχαρητήρια για τη νέα σας θέση

(Ονομα), συγχαρητήρια για την προαγωγή σας σε θέση/τμήμα (ονομασία θέσης/τμήματος). Έμαθα για την άξια προώθησή σας μέσω του LinkedIn. Εργαστήκατε καλά στην προηγούμενη δουλειά σας για πολλά χρόνια και αξίζετε την αναγνώριση και την ευθύνη της νέας σας θέσης.
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Πρόσληψη (για αιτούντες)

Γραμμή θέματος: Καλώς ήρθατε!
αγαπητός ,
Χάρηκα που άκουσα ότι αποδεχτήκατε τη θέση στην εταιρεία μας και ότι θα έρθετε μαζί μας στις 7 Σεπτεμβρίου. Καλώς ήρθατε!

Θα συνεργαστείτε στενά μαζί μου για τις πρώτες δύο εβδομάδες, μέχρι να γνωρίσετε τη ρουτίνα εδώ.

Ανυπομονώ να ακούσω τις ιδέες σας. Μη διστάσετε να μου τηλεφωνήσετε, να μου στείλετε μήνυμα κειμένου ή να μου στείλετε email εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις πριν από την πρώτη σας μέρα.

Τις καλύτερες ευχές μου,
Ονομα
Τίτλος

Θέμα: Καλώς ήρθατε!

(Ονομα), χαίρομαι που αποδεχτήκατε την πρόσκληση για θέση στην εταιρεία μας και θα είστε μαζί μας στις 7 Σεπτεμβρίου. Καλως ΗΡΘΑΤΕ!
Θα συνεργαστούμε στενά για τις πρώτες δύο εβδομάδες μέχρι να εξοικειωθείτε με τις ρουτίνες μας.
Περιμένω τις ιδέες σας. Καλέστε, στείλτε μήνυμα κειμένου ή email εάν έχετε ερωτήσεις πριν από την πρώτη σας ημέρα.
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Πρόσληψη (για συναδέλφους)

Αγαπητέ προσωπικό:
έρχεται στην ομάδα μας την 1η Μαΐου. θα λειτουργήσει ως στο τμήμα.

Έτσι, αν δείτε ένα νέο πρόσωπο την 1η Μαΐου, αφήστε να ξέρετε ότι είστε ενθουσιασμένοι που θα ενταχθεί στην ομάδα μας.

εργάστηκε σε δύο άλλους εταιρείες τα τελευταία δέκα χρόνια, έτσι φέρνει πλήθος γνώσεων .

Το πτυχίο του είναι από Όπου ειδικεύτηκε .

έχει πάθος για .

Εκτιμώ που συμμετείχατε μαζί μου για να προσφέρετε ένα θερμό καλωσόρισμα .

Με ενθουσιασμό,
Όνομα Διευθυντή/Προϊσταμένου Τμήματος

Αγαπητοί συνάδελφοι,
(Ονομα επίθετο)θα ενταχθεί στην ομάδα μας την 1η Μαΐου. (Ονομα)θα λειτουργήσει ως (τίτλος εργασίας) V (όνομα τμήματος).

Αν λοιπόν δείτε νέο πρόσωπο την 1η Μαΐου, ενημερώστε τους (Ονομα)ότι χαίρεσαι που τον/την έχεις στην ομάδα σου.

(Ονομα)εργάστηκε σε δύο άλλους (όνομα εταιρειών)εταιρείες τα τελευταία δέκα χρόνια, οπότε θα μας φέρει πλήθος γνώσεων σχετικά (Όνομα της περιοχής).

(Ονομα)έχει πτυχίο (όνομα του κλάδου) (όνομα πανεπιστημίου).

(Ονομα)παρασύρεται (Ονομα).

Ελάτε μαζί μου στους θερμούς μου χαιρετισμούς (Ονομα).

Με ενθουσιασμό,
Όνομα προϊσταμένου/προϊσταμένου τμήματος.

Φεύγοντας από την εταιρεία

Αγαπητοί συνάδελφοι
Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι αποχωρώ από τη θέση μου επί .
Απόλαυσα τη θητεία μου και εκτιμώ που είχα την ευκαιρία να συνεργαστώ μαζί σας. Σας ευχαριστώ για την υποστήριξη και την ενθάρρυνση που μου παρείχατε κατά τη διάρκεια του χρόνου μου .

Παρόλο που θα μου λείψετε εσείς, οι πελάτες και η εταιρεία, ανυπομονώ να ξεκινήσω μια νέα φάση της καριέρας μου.

Παρακαλώ μείνετε σε επαφή. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στην προσωπική μου διεύθυνση email ή το κινητό μου . Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε μαζί μου στο LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Ευχαριστώ και πάλι. Ήταν χαρά να δουλεύω μαζί σας.

Τις καλύτερες ευχές,
Τα δικα σου

Αγαπητοί συνάδελφοι,
Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι αποχωρώ από τη θέση μου στην εταιρεία. (επωνυμία εταιρείας) (ημερομηνία).
Χάρηκα που δούλεψα (Ονομα εταιρείας), και εκτιμώ την ευκαιρία που δίνεται
Δουλεύοντας μαζί σας. Σας ευχαριστώ για την υποστήριξη και την έμπνευση που μου δώσατε κατά τη διάρκεια
η δουλειά μου μέσα (Ονομα εταιρείας).

Αλλά παρόλο που θα μου λείψετε εσείς, οι πελάτες και η παρέα, θέλω να ξεκινήσω
ένα νέο στάδιο στην καριέρα μου.

Παρακαλώ μείνετε σε επαφή. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω προσωπικού email (διεύθυνση
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ)ή τηλέφωνο (αριθμός). Μπορείτε επίσης να με βρείτε στο LinkedIn: (διεύθυνση σελίδας).
Ευχαριστώ και πάλι. Χάρηκα που συνεργάστηκα μαζί σας.

Με εκτιμιση,
Τα δικα σου (Ονομα)

Γενέθλια

Εάν πρέπει να συγχαρείτε έναν συνάδελφο για τα γενέθλιά του, είναι χρήσιμο να έχετε μερικές φράσεις στοκ:

Είθε όλες οι επιθυμίες σας να πραγματοποιηθούν → Να γίνουν πραγματικότητα όλα τα όνειρά σας.
Σας εύχομαι χρόνια πολλά → Σας εύχομαι χρόνια πολλά.
Χαρούμενα γενέθλια! Απολαύστε την υπέροχη μέρα σας → Χρόνια Πολλά! Απολαύστε την υπέροχη μέρα σας.
Θέλω να σου ευχηθώ τα καλύτερα! Ελπίζω να είναι τόσο φανταστικό όσο είσαι, γιατί σου αξίζει το καλύτερο → Θέλω να σου ευχηθώ τα καλύτερα! Ελπίζω αυτή η μέρα να είναι τόσο υπέροχη όσο είστε, γιατί αξίζετε το καλύτερο.
Καλή μέρα! Σας εύχομαι πολλά όμορφα δώρα και πολλή διασκέδαση! → Να έχετε μια υπέροχη μέρα! Σας εύχομαι πολλά ευχάριστα δώρα και πολλή διασκέδαση!

Επαναπρογραμματισμός ή ακύρωση συνάντησης/κλήσης

Γεια σε όλους,
Εξαιτίας , η ώρα του έχει αλλάξει από στο σε προς την στο σε .
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.
Τις καλύτερες ευχές,
Ονομα

Γεια σε όλους!
Εξαιτίας (όνομα του προβλήματος)χρόνος (τίτλος εκδήλωσης)αλλαγές: από (ημερομηνία ώρα) V (σημείο συνάντησης)επί (ημερομηνία ώρα) V (σημείο συνάντησης).
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, παρακαλούμε επικοινωνήστε.
Με εκτιμιση,
Ονομα

Αγαπητοί συνάδελφοι
Λόγω κάποιων αναπόφευκτων περιστάσεων, πρέπει να προγραμματίσω εκ νέου τη συνάντησή μας στο στο . Ελπίζω εσείς/όλοι να νιώθετε άνετα με αυτό το νέο πρόγραμμα. Εάν εσείς/κάποιος από εσάς έχετε κάποιο πρόβλημα με αυτό το νέο πρόγραμμα, παρακαλώ να με ενημερώσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Συγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε!
θερμούς χαιρετισμούς,
Ονομα
Τίτλος

Αγαπητοί συνάδελφοι!
Λόγω αναπόφευκτων συνθηκών, αναγκάζομαι να αναβάλω τη συνάντησή μας για (ημερομηνία ώρα) V (τοποθεσία). Ελπίζω το νέο πρόγραμμα να ταιριάζει σε εσάς/σε όλους. Εάν το νέο πρόγραμμα δεν είναι κατάλληλο για εσάς/κάποιον, ενημερώστε με το συντομότερο δυνατό.
Ζητώ συγνώμη για την αναστάτωση!
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Λεπτομερείς συμβουλές σχετικά με τις αρχές κατασκευής τυπικών γραμμάτων και άλλων προτύπων είναι διαθέσιμες στη διεύθυνση https://www.thebalance.com.

Εργασία με τη γλώσσα

Η ηλεκτρονική επικοινωνία δεν περιορίζεται στη χρήση τυπικών φράσεων και προτύπων. Τα μηνύματα περιγράφουν ένα μοναδικό πρόβλημα ή κατάσταση. Εάν δεν μιλάτε καλά τη γλώσσα, πώς μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το γράμμα είναι γραμμένο σωστά και σε επιχειρηματικό στυλ;

Χρησιμοποιήστε επεξηγηματικά λεξικά

Τα δίγλωσσα λεξικά θα σας βοηθήσουν αν δεν γνωρίζετε τη μετάφραση μιας λέξης. Αλλά είναι ελάχιστα χρήσιμα όταν πρόκειται για στυλ. Χρησιμοποιήστε αγγλικά επεξηγηματικά λεξικά: υποδεικνύουν το στυλ (επίσημο και άτυπο) και περιγράφουν τις καταστάσεις στις οποίες χρησιμοποιείται η λέξη.

Λεξικά από επαγγελματίες εκδότες για τη διδασκαλία της αγγλικής είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . Η συντομευμένη έκδοση παρέχεται δωρεάν, η πλήρης έκδοση πρέπει να αγοραστεί, αλλά για τους σκοπούς της επαγγελματικής αλληλογραφίας η συντομευμένη έκδοση είναι αρκετά επαρκής.

Δομή ενός λήμματος λεξικού:

Μέρος του λόγου,
μεταγραφή με δυνατότητα ακρόασης της προφοράς,
ορισμός,
παραδείγματα χρήσης,
συνώνυμα,
Συχνά χρησιμοποιούμενοι συνδυασμοί λέξεων και φρασεολογικές μονάδες.

Δώστε προσοχή στη σημείωση επίσημος/ουδέτερος/ανεπίσημος(επίσημο, ουδέτερο, ανεπίσημο), χρησιμοποιήστε τυπικές ή ουδέτερες λέξεις. Εάν η επιλεγμένη λέξη έχει επισημανθεί ως ανεπίσημη, ελέγξτε την ενότητα συνωνύμων.

Μην αγνοείτε τα παραδείγματα, σας βοηθούν να τοποθετήσετε σωστά τη λέξη ή τη φράση που έχετε επιλέξει σε μια πρόταση.

Χρησιμοποιήστε λεξικά ενεργοποιητών

Αυτά τα λεξικά δεν είναι χτισμένα με βάση την αρχή ενός αλφαβήτου λέξεων, όπως τα παραδοσιακά λεξικά, αλλά με βάση την αρχή ενός αλφαβήτου εννοιών. Για παράδειγμα, θέλετε να μεταφέρετε την έννοια του «όμορφου». Βρείτε την έννοια όμορφη στο λεξικό του ενεργοποιητή. Παρακάτω είναι μια λίστα συνωνύμων για τη λέξη όμορφη με ορισμούς, παραδείγματα και εξηγήσεις για τη διαφορά μεταξύ τους. Όλες οι πιθανές επιλογές για την έκφραση της ιδέας "όμορφο" συγκεντρώνονται σε ένα μέρος και δεν χρειάζεται να αναζητήσετε κάθε λέξη ξεχωριστά.

Σήμερα το λεξικό-ενεργοποιητής εκδίδεται με την επωνυμία Longman: Longman Language Activator.

Ελέγξτε τη συμβατότητα λέξεων χρησιμοποιώντας την αναζήτηση Google

Εάν οι λέξεις συνδυάζονται σε μια ρωσική φράση, η κοινή τους μετάφραση στα αγγλικά δεν είναι πάντα σωστή. Εισαγάγετε φράσεις στα αγγλικά σε μια μηχανή αναζήτησης και ελέγξτε αν οι λέξεις εμφανίζονται κοντά.

Ελέγξτε τη γραμματική του κειμένου σας

Εάν η γνώση σας στη γλώσσα είναι κακή, χρησιμοποιήστε ειδικές υπηρεσίες για να ελέγξετε τη γραμματική και τα σημεία στίξης, για παράδειγμα, Grammarly.

συμπέρασμα

Εάν διεξάγετε ηλεκτρονική αλληλογραφία με ξένους συναδέλφους, συνεργάτες και πελάτες, αλλά δεν μιλάτε πολύ καλά αγγλικά, χρησιμοποιήστε τη λίστα ελέγχου:

Προσδιορίστε το κοινό σας. Λάβετε υπόψη τις ιδιαιτερότητές του κατά τη σύνταξη του μηνύματός σας.
Ελέγξτε εάν ένα υπάρχον πρότυπο μπορεί να προσαρμοστεί για να ταιριάζει στο σκοπό σας. Ίσως θέλετε να ευχηθείτε χρόνια πολλά σε έναν συνάδελφο; Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο.
Κάντε ένα σχέδιο γραφής. Βασιστείτε στην τυπική δομή email. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε χάσει τίποτα.
Επιλέξτε κοινές φράσεις που θα χρησιμοποιήσετε. Όταν επιλέγετε το στυλ των φράσεων, εστιάστε στο κοινό.
Συμπληρώστε την κατασκευασμένη δομή με δικές σας λέξεις και προτάσεις.
Ελέγξτε ολόκληρο το μήνυμα για σωστή γλώσσα χρησιμοποιώντας υπηρεσίες, λεξικά και αναζήτηση Google. Έχετε λάβει υπόψη το ύφος των επιλεγμένων λέξεων; Πάνε μαζί;
Βεβαιωθείτε ότι δεν παραβιάζετε τις οδηγίες σύνταξης email. Είναι δυνατόν να το συντομεύσουμε χωρίς να χάσουμε το νόημά του; Περιέχει ορολογία;
Ξαναδιάβασε το μήνυμα. Βεβαιωθείτε ότι τηρείτε την εθιμοτυπία του email. Αναφέρεται ξεκάθαρα το θέμα της επιστολής; Διορθώνονται όλα τα τυπογραφικά λάθη;
Κάντε κλικ στην Αποστολή!

Η ικανότητα διεξαγωγής επιχειρηματικής αλληλογραφίας ήταν σημαντική ανά πάσα στιγμή και οι επαγγελματίες που κυριαρχούν αυτές τις δεξιότητες είναι απόλυτα σε θέση να φτάσουν στα ύψη της σκάλας σταδιοδρομίας, χάρη στην ικανότητα να εντυπωσιάσουν τους συνεργάτες, να καταλήξουν σε κερδοφόρες συμφωνίες και να σχηματίσουν μια ανεξίτηλη εικόνα.
Η επιχειρηματική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι ένα σύνολο κανόνων και χαρακτηριστικών που είναι πολύ σημαντικά για να ακολουθήσετε προκειμένου να δημιουργηθεί αποτελεσματικές συνεργασίες. Με την πάροδο του χρόνου, αναπτύχθηκε ένα συγκεκριμένο στυλ επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά. Επιχειρηματικά Αγγλικά Μαθήματα http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo θα σας βοηθήσει να κυριαρχήσετε αυτή την τέχνη, να μάθετε τις λεπτομέρειες και τις λεπτές αποχρώσεις της επιχειρηματικής αλληλογραφίας.

Κανόνες για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά

Πολλοί από εμάς, φυσικά, γνωρίζουμε την τυπική δομή για τη σύνταξη επιστολών - εισαγωγή, σώμα και συμπέρασμα. Αλλά ανάλογα με τις πληροφορίες που φέρει η επιστολή, επιλέγονται ανάλογα η δομή και οι κανόνες γραφής της. Και μια επαγγελματική επιστολή δεν αποτελεί εξαίρεση. Ας γνωρίσουμε τα χαρακτηριστικά του.

Δομή επιστολών

Επικεφαλίδα της επιστολής και (ή) διεύθυνση αποστολέα)
Ημερομηνία επιστολής
Όνομα και διεύθυνση παραλήπτη
Ευγενικός χαιρετισμός
Θέμα της επιστολής
Χαιρετισμός και εναρκτήρια ομιλία (εισαγωγή)
Κείμενο της επιστολής και αποκάλυψη του θέματος (σώμα της επιστολής)
συμπέρασμα
Ευγενικός αποχαιρετισμός (δωρεάν κλείσιμο)
Υπογραφή αποστολέα με το χέρι (υπογραφή)
Δακτυλογραφημένη υπογραφή

Η συμμόρφωση με όλα τα παραπάνω σημεία δεν είναι υποχρεωτική· ορισμένα από αυτά ενδέχεται να παραληφθούν. Ωστόσο, τα ουσιώδη και σημαντικότερα μέρη πρέπει να περιέχονται σε κάθε γράμμα, δεδομένου ότι αποτελούν αναπόσπαστα συστατικά της αγγλικής επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.

Ακολουθεί η αντίστοιχη μορφή επιστολής:

Επίσης, για τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε ορισμένους κανόνες για τη σύνταξη και τη μορφοποίησή της, τους οποίους συνιστάται να ακολουθείτε για να επιτύχετε τον στόχο σας - τη σωστή σύνθεση μιας επαγγελματικής επιστολής. Ορισμένες μικρές αποκλίσεις είναι αποδεκτές και δεν αποτελούν σοβαρό σφάλμα. Έτσι, οι κανόνες της επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά:
Η προτιμώμενη μορφή είναι χαρτί Α4 ή επιστολόχαρτο (η ποιότητα του χαρτιού περιέχει επίσης ορισμένες πληροφορίες για τον αποστολέα και παίζει σημαντικό ρόλο)
Επιλέξτε περιθώρια 2,5 cm και στις τέσσερις πλευρές ή 1 ίντσα
Συνιστάται να χρησιμοποιείτε μια τυπική γραμματοσειρά όπως το Times New Roman (Arial)
Επιλέξτε μέγεθος γραμματοσειράς 12-14, ανάλογα με το μέγεθος του γράμματος
Μετά τον χαιρετισμό τοποθετείται κόμμα (για παράδειγμα, αγαπητέ κύριε Smith,)
Συνιστάται η μονή εσοχή στις παραγράφους
Προτιμάται η διπλή εσοχή μεταξύ των παραγράφων.
Η διπλή εσοχή χρησιμοποιείται επίσης μεταξύ της τελευταίας πρότασης και του συμπεράσματος της επιστολής (για παράδειγμα, Με εκτίμηση, Καλές ευχές)
Για μια χειρόγραφη υπογραφή, παρόμοια αφήνονται μερικές εσοχές.
Το κομμάτι χαρτί πρέπει να διπλωθεί στα τρίτα (οριζόντια) πριν τοποθετήσετε το γράμμα στον φάκελο.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά. Παραδείγματα γραμμάτων

Για να παρουσιάσουμε τα παραπάνω πιο ξεκάθαρα, θα χρειαστούμε παραδείγματα επαγγελματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά.
Τώρα ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στις συστατικές φράσεις που συνθέτουν μια επαγγελματική επιστολή. Αυτές οι φράσεις θέτουν τον επιχειρηματικό ρυθμό και κάνουν το μήνυμα ευχάριστο και κατανοητό κατά την ανταλλαγή πληροφοριών στον επιχειρηματικό τομέα.

Φράσεις για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά

Η ικανότητα σύνταξης επαγγελματικών επιστολών έγκειται στη σωστή χρήση αποδεδειγμένων φράσεων και εκφράσεων. Βοηθούν στην επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος στην επιχειρηματική επικοινωνία μεταξύ των εταίρων. Αυτό είναι ένα είδος κώδικα καλών τρόπων που βοηθά στη δημιουργία επαφής.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά. Χαιρετίσματα

Η εξοικείωση είναι απαράδεκτη στην επαγγελματική αλληλογραφία, επομένως τα λόγια χαιρετισμού πρέπει να εκφράζουν βαθύ σεβασμό και να ενθαρρύνουν την περαιτέρω επικοινωνία. Το "Αγαπητέ κύριε" είναι αρκετά κατάλληλο για αυτό, αλλά είναι καλύτερο να μάθετε το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθύνεται η διεύθυνση και να γράψετε "Αγαπητέ κύριε Τζον Σμιθ" ή "Αγαπητέ κύριε Σάρα Σμιθ". Στο μέλλον, όταν η σύνδεση έχει ήδη δημιουργηθεί και, εάν η υπάρχουσα σχέση το επιτρέπει, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη με το όνομα «DearJohn».
Οι χαιρετισμοί στα αγγλικά στην επαγγελματική αλληλογραφία θα πρέπει να ξεκινούν με ένα ευχαριστώ για την προηγούμενη επιστολή και (ή) σημειώνοντας την προηγούμενη αλληλογραφία, email ή συνάντηση:
Σας ευχαριστώ για το γράμμα σας... - Σας ευχαριστώ για το γράμμα σας...
Σας ευχαριστώ που επικοινωνήσατε μαζί μου... - Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε μαζί μας...
Είμαστε πολύ ευγνώμονες που μας στείλατε περισσότερες πληροφορίες… - Σας ευχαριστούμε πολύ για πρόσθετες πληροφορίες…
Στη συνέχεια της συνάντησής μας... - Εκτός από τη συνάντησή μας...
Αναφορικά με το μήνυμά σας... - Όσον αφορά το μήνυμά σας...
Η φράση «Γράφω στον...» θα είναι επίσης πολύ χρήσιμη για να εξηγήσει τον σκοπό και τον λόγο για τον οποίο γράφτηκε η επιστολή. Η χρήση τροπικών ρημάτων θα σας βοηθήσει να εκφράσετε τις προθέσεις σας:
Θα θέλαμε να... - Θα θέλαμε...
Μπορείς, σε παρακαλώ... - Μπορείς, σε παρακαλώ...
Θα ήμουν χαρούμενος/ χαρούμενος/ ευγνώμων… – θα ήμουν χαρούμενος/ ευγνώμων…
Το σώμα της επιστολής, σε αντίθεση με τις εισαγωγικές λέξεις χαιρετισμού και προσφώνησης, είναι αυστηρό και συγκεκριμένο, αναφέροντας ξεκάθαρα το πρόβλημα που σας ώθησε να γράψετε την επιστολή. Οι πληροφορίες γράφονται, κατά κανόνα, σε μια νέα γραμμή και, η οποία είναι αξιοσημείωτη για τα αγγλικά επαγγελματικά γράμματα, χωρίς "κόκκινη γραμμή", δηλαδή εσοχή, όπως συνηθίζεται στα ρωσικά.
Στο τέλος της επιστολής τέτοιες υπέροχες φράσεις όπως:
Προσβλέπουμε σε μια επιτυχημένη εργασιακή σχέση στο μέλλον - Με ελπίδες για επιτυχημένη συνεργασία στο μέλλον.
Η έγκαιρη απάντησή σας θα εκτιμηθεί - Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για την έγκαιρη απάντησή σας.
Αναμονή της άμεσης απάντησής σας - Αναμονή για έγκαιρη απάντηση.
Το γράμμα τελειώνει τις περισσότερες φορές με τις λέξεις "Με εκτίμηση" - "Με εκτίμηση" εάν γνωρίζετε το άτομο στο οποίο απευθύνεται η έκκληση. Διαφορετικά, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε το «Συ πιστά» με την ίδια σημασία.
Φροντίστε να ελέγξετε τη γραπτή επιστολή για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη και συμμόρφωση με στιλιστικά πρότυπα.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά. Δείγματα

Η επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά περιλαμβάνει δείγματα προσκλήσεων σε διάφορες συνεντεύξεις, επαγγελματικά συνέδρια, επιχειρηματικές συναντήσεις και συμμετοχή σε έργα:

Ακολουθώντας όλους τους κανόνες σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής και χρησιμοποιώντας τυπικές εκφράσεις, μπορείτε εύκολα να κατακτήσετε την ικανότητα διεξαγωγής επαγγελματικής αλληλογραφίας σε λίγα μόνο μαθήματα.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Με λένε Αλέξανδρο. Αυτό είναι το προσωπικό μου, ανεξάρτητο έργο. Χαίρομαι πολύ αν σας άρεσε το άρθρο. Θέλετε να βοηθήσετε τον ιστότοπο; Απλώς δείτε την παρακάτω διαφήμιση για αυτό που αναζητούσατε πρόσφατα.

Ιστότοπος πνευματικών δικαιωμάτων © - Αυτή η είδηση ανήκει στον ιστότοπο και αποτελεί πνευματική ιδιοκτησία του ιστολογίου, προστατεύεται από τη νομοθεσία περί πνευματικών δικαιωμάτων και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί οπουδήποτε χωρίς ενεργό σύνδεσμο προς την πηγή. Διαβάστε περισσότερα - "σχετικά με το Συγγραφέας"

Είναι αυτό που ψάχνατε; Ίσως αυτό είναι κάτι που δεν μπορούσατε να βρείτε για τόσο καιρό;

Γράφετε επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά κάθε μέρα; Ή απλά μαθαίνετε τα βασικά της επίσημης αλληλογραφίας σε μαθήματα αγγλικών επιχειρήσεων; Η επιλογή μας από χρήσιμες φράσεις και εκφράσεις θα σας διδάξει πώς να γράφετε σωστές επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά και θα σας βοηθήσει να διαφοροποιήσετε την ομιλία σας.

Χάρη στην επιχειρηματική εθιμοτυπία, είναι γνωστό ότι οι πελάτες πρέπει να χαιρετίζονται στην αρχή της επιστολής και αντίο στο τέλος. Αρχίζουν τα προβλήματα κατά τη σύνθεση του σώματος του γράμματος; Πώς, για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε στους πελάτες ότι το φορτίο έχει καθυστερήσει ή πώς μπορείτε να υπονοήσετε ότι θα ήταν ωραίο να λαμβάνετε χρήματα για τις παρεχόμενες υπηρεσίες; Όλα αυτά μπορούν να εξηγηθούν σωστά εάν χρησιμοποιείτε τα σωστά "κενά" για διάφορες καταστάσεις. Με τέτοια "κενά", η σύνταξη επιστολών θα είναι μια απλή και ευχάριστη εργασία.

Ξεκινώντας μια επιστολή ή πώς να ξεκινήσετε μια αλληλογραφία στα αγγλικά

Στην αρχή κάθε επαγγελματικής επιστολής, αμέσως μετά τον χαιρετισμό, πρέπει να εξηγήσετε γιατί τα γράφετε όλα αυτά. Ίσως θέλετε να διευκρινίσετε κάτι, να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες ή, για παράδειγμα, να προσφέρετε τις υπηρεσίες σας. Οι παρακάτω φράσεις θα σας βοηθήσουν σε όλα:

Γράφουμε - Γράφουμε σε…

Για επιβεβαίωση... - επιβεβαίωση...
- να ζητήσω ... - να ζητήσω…
- να σας ενημερώσω ότι... – να σας ενημερώσω ότι...
- για να ρωτήσετε για ... - μάθετε για ...

Επικοινωνώ μαζί σας για τον εξής λόγο... – Σας γράφω με τον εξής σκοπό / Σας γράφω για να...
Θα με ενδιέφερε (να λάβω/ λάβω πληροφορίες) - θα με ενδιέφερε (απόκτηση/λήψη πληροφοριών)

Δημιουργία επαφών ή πώς να πείτε στον συνομιλητή σας πώς γνωρίζετε για αυτόν

Μερικές φορές αξίζει να υπενθυμίσετε στον επιχειρηματικό σας συνεργάτη πότε και πώς είδατε ο ένας τον άλλον τελευταία φορά ή συζητήσατε τη συνεργασία σας. Ίσως έχετε ήδη γράψει μια επαγγελματική επιστολή για αυτό το θέμα πριν από μερικούς μήνες ή ίσως συναντηθήκατε σε ένα συνέδριο πριν από μια εβδομάδα και ξεκινήσατε τις διαπραγματεύσεις.

Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας σχετικά με ... – Σας ευχαριστώ για την επιστολή σας σχετικά με το θέμα….
Σας ευχαριστούμε για την επιστολή σας της 30ης Μαΐου. – Σας ευχαριστούμε για την επιστολή της 30ης Μαΐου.
Σε απάντηση στο αίτημά σας, ... – Σε απάντηση στο αίτημά σας..
Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε μαζί μας. – Σας ευχαριστούμε που μας γράψατε.
Αναφορικά με τη συνομιλία μας την Τρίτη... - Σχετικά με τη συνομιλία μας την Τρίτη...
Σε σχέση με την πρόσφατη επιστολή σας - Σχετικά με την επιστολή που λάβατε πρόσφατα από εσάς...
Χάρηκα που σας γνώρισα στη Νέα Υόρκη την περασμένη εβδομάδα. – Χάρηκα πολύ που σας γνώρισα στη Νέα Υόρκη την περασμένη εβδομάδα.
Θα ήθελα απλώς να επιβεβαιώσω τα κύρια σημεία που συζητήσαμε χθες – θα ήθελα να επιβεβαιώσω τα κύρια σημεία που συζητήσαμε χθες.

Εκφράζοντας ένα αίτημα ή πώς να ρωτήσετε διακριτικά τον συνομιλητή σας στα αγγλικά

Σε επαγγελματικές επιστολές, μερικές φορές πρέπει να ζητήσετε κάτι από τους συνεργάτες σας. Μερικές φορές χρειάζεστε μια καθυστέρηση και μερικές φορές χρειάζεστε επιπλέον δείγματα υλικού. Για να τα εκφράσουμε όλα αυτά, τα business English έχουν τις δικές τους καθιερωμένες φράσεις.

Θα το εκτιμούσαμε αν... - Θα ήμασταν πολύ ευγνώμονες αν...
Θα μπορούσες σε παρακαλώ να μου στείλεις/ πες μας/ να μας επιτρέψεις... – Θα μπορούσες να μου στείλεις/πες μας/επιτρέψτε μας
Θα ήταν χρήσιμο αν μπορούσατε να μας στείλετε ... - Θα ήταν πολύ χρήσιμο αν μπορούσατε να μας στείλετε ...
Θα εκτιμούσα την άμεση προσοχή σας σε αυτό το θέμα. «Θα εκτιμούσα την άμεση προσοχή σας σε αυτό το θέμα».
Θα ήμασταν ευγνώμονες αν μπορούσατε ... - Θα ήμασταν ευγνώμονες αν μπορούσατε ...

Παραπονιέστε στα αγγλικά ή πώς να ξεκαθαρίσετε ότι δεν είστε ευχαριστημένοι

Δυστυχώς, συμβαίνει συχνά να μην μας αρέσει κάτι. Αλλά όταν γράφουμε επαγγελματικές επιστολές, δεν μπορούμε να δώσουμε ελεύθερα τα συναισθήματά μας και να πούμε με μια άμεση δοκιμή τι πιστεύουμε για την εταιρεία και τις υπηρεσίες της. Είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε επαγγελματικά αγγλικά και να εκφράσετε προσεκτικά τη δυσαρέσκειά σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να διατηρήσουμε τον επιχειρηματικό μας συνεργάτη και να αφήσουμε λίγο ατμό. Τυπικές φράσεις επαγγελματικής αλληλογραφίας που θα βοηθήσουν σε αυτό:

Γράφω για να παραπονεθώ για ... - Γράφω για να παραπονεθώ για ...
Γράφω για να εκφράσω τη δυσαρέσκειά μου για ... Γράφω για να εκφράσω τη δυσαρέσκειά μου για ...
Φοβάμαι ότι μπορεί να γίνει παρεξήγηση... - Φοβάμαι ότι υπάρχει παρεξήγηση...
Καταλαβαίνω ότι δεν φταις εσύ, αλλά... - Καταλαβαίνω ότι δεν φταις εσύ, αλλά...
Θέλουμε να επιστήσουμε την προσοχή σας στο…. – Θα θέλαμε να επιστήσουμε την προσοχή σας

Πώς να μεταφέρετε άσχημα ή καλά νέα με επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά

Στην επαγγελματική αλληλογραφία συμβαίνει συχνά να αναστατώνουμε τους πελάτες. Αξίζει να το κάνετε αυτό με χάρη για να μην θυμώσετε ακόμα περισσότερο τον σύντροφό σας.

Ασχημα ΝΕΑ

Φοβάμαι ότι πρέπει να σας ενημερώσω ότι ... - Φοβάμαι ότι πρέπει να σας ενημερώσουμε ότι ...
Δυστυχώς δεν μπορούμε / δεν μπορούμε να ... - Δυστυχώς, δεν μπορούμε / δεν μπορούμε
Με λύπη σας ενημερώνουμε ότι... - Με λύπη σας ενημερώνουμε ότι...
Φοβάμαι ότι δεν θα ήταν δυνατό να… – Φοβάμαι ότι θα είναι αδύνατο…
Μετά από σοβαρή σκέψη, αποφασίσαμε να...- Μετά από σοβαρή σκέψη, αποφασίσαμε ότι...

Καλα ΝΕΑ

Ευτυχώς, μερικές φορές όλα πάνε καλά και μπορούμε να ευχαριστήσουμε τους πελάτες μας με καλά νέα

Είμαστε στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσουμε ότι... – Είμαστε στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσουμε ότι...
Είναι χαρά μας να ανακοινώσουμε ότι... - Έχουμε τη χαρά να ανακοινώσουμε ότι...
Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσω ότι .. – Με χαρά σας ενημερώνω...
Θα χαρείτε να μάθετε ότι ... - Θα χαρείτε όταν μάθετε ότι ...

Συγγνώμη ή πώς να μην θυμώσει ακόμα περισσότερο τον πελάτη

Φυσικά, στις επιχειρήσεις υπάρχουν συχνά προβλήματα. Και είστε εσείς που πρέπει να ζητήσετε συγγνώμη για αυτούς. Να είστε φιλικοί, βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του συνομιλητή σας. Να θυμάστε ότι είναι καλύτερο να ζητήσετε συγγνώμη πολλές φορές παρά να χάσετε έναν πολύτιμο πελάτη.

Λυπάμαι για οποιαδήποτε ταλαιπωρία προκλήθηκε από... Λυπούμαστε για όλη την ταλαιπωρία που προκλήθηκε από...
Παρακαλώ δεχθείτε την ειλικρινή μας συγγνώμη. – Παρακαλώ δεχθείτε την ειλικρινή μας συγγνώμη.
Θα ήθελα να ζητήσω συγγνώμη για την καθυστέρηση / ταλαιπωρία... - Θέλω να ζητήσω συγγνώμη για την καθυστέρηση / την ταλαιπωρία
Για άλλη μια φορά, παρακαλώ δεχθείτε τη συγγνώμη μου για... – Για άλλη μια φορά, αποδεχτείτε τη συγγνώμη μου για...

Χρήματα ή πώς να δείξετε στον σύντροφό σας ότι ήρθε η ώρα να πληρώσετε

Μερικές φορές θέλετε να γράψετε σε απλό κείμενο ότι είναι ώρα να πληρώσετε. Αλλά δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό στην επαγγελματική αλληλογραφία. Αντίθετα, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε πιο μαλακές κατασκευές, πίσω από τις οποίες εξακολουθεί να υπάρχει το ίδιο δύσκολο ερώτημα.

Σύμφωνα με τα αρχεία μας... - Σύμφωνα με τα αρχεία μας...
Τα αρχεία μας δείχνουν ότι δεν έχουμε λάβει ακόμη πληρωμή για ... – Τα αρχεία μας δείχνουν ότι δεν έχουμε λάβει ακόμη πληρωμή για ...
Θα εκτιμούσαμε εάν εκκαθαρίσετε τον λογαριασμό σας εντός των επόμενων ημερών. – Θα είμαστε ευγνώμονες εάν πληρώσετε τις επόμενες ημέρες.
Παρακαλούμε στείλτε την πληρωμή το συντομότερο δυνατό / αμέσως – Στείλτε μας την πληρωμή το συντομότερο δυνατό.

Ευγένεια στην αλληλογραφία ή πώς να υπαινίσσεσαι νέες συναντήσεις

Δεν πρέπει να αποχαιρετήσετε εντελώς τους επιχειρηματικούς σας εταίρους. Ακόμη και μετά το τέλος του έργου, είναι καλύτερο για εσάς να αποθηκεύσετε τη σχέση για μελλοντικές παραγγελίες.

Τα λέμε αργότερα

Στο τέλος των επαγγελματικών επιστολών στα αγγλικά, είναι συχνά σκόπιμο να υπενθυμίζετε στον σύντροφό σας μεταξύ των γραμμών πότε θα περιμένετε πληροφορίες από αυτόν.

Ανυπομονώ να σε δω την επόμενη εβδομάδα. – Ανυπομονώ για τη συνάντησή μας την επόμενη εβδομάδα
Ανυπομονώ να λάβω τα σχόλιά σας, - Ανυπομονώ για τα σχόλιά σας.
Ανυπομονώ να σας συναντήσω την (ημερομηνία). – Ανυπομονώ για τη συνάντησή μας μαζί σας (ημερομηνία).
Μια έγκαιρη απάντηση θα εκτιμούσαμε. – Θα εκτιμήσω τη γρήγορη απάντησή σας

Τα λέμε

Μετά από μια επιτυχημένη παραγγελία, θα πρέπει να γράψετε στον πελάτη μια σύντομη επιστολή στα αγγλικά, ενημερώνοντάς τον ότι δεν είστε εναντίον ενός νέου έργου μαζί του.

Θα χαρώ να έχω την ευκαιρία να συνεργαστώ ξανά με την εταιρεία σας. – Θα χαρώ να έχω την ευκαιρία να συνεργαστώ ξανά με την εταιρεία σας.
Προσβλέπουμε σε μια επιτυχημένη εργασιακή σχέση στο μέλλον. – Προσβλέπουμε σε μια επιτυχημένη εργασιακή σχέση στο μέλλον.
Θα χαρούμε να συνεργαστούμε με την εταιρεία σας. – Θα χαρούμε να συνεργαστούμε με την εταιρεία σας.

Φυσικά, τα επαγγελματικά αγγλικά δεν είναι πάντα εύκολα. Ευτυχώς, η επιλογή επαγγελματικών φράσεων θα κάνει το έργο σας πολύ πιο εύκολο. Τώρα θα σας πάρει πολύ λιγότερο χρόνο για να συντάξετε μια επιστολή. Διαλέξτε λοιπόν τις σωστές φράσεις, προσθέστε τις πληροφορίες σας και ευχαριστήστε το αφεντικό σας με όμορφα επαγγελματικά γράμματα στα αγγλικά.