Η δυνατότητα χρήσης του ιστορικού των επιχειρηματικών συναλλαγών στο πρόγραμμα 1C για τη διαμόρφωση τελικές εκθέσειςκαι προγραμματισμός απόδοσης- ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα του προγράμματος 1C και μία από τις κύριες προϋποθέσεις για τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Ακολουθεί μια λίστα αναφορών, χάρη στις οποίες κάθε εμπορική εταιρεία που χρησιμοποιεί το πρόγραμμα 1C Trade Management ενημερώνεται για τις τρέχουσες υποθέσεις.
Οι ειδικοί του έργου μας αποφάσισαν να μοιραστούν την πρακτική τους εμπειρία και να ενημερώσουν τους χρήστες για τις πιο δημοφιλείς αναφορές 1C και τον σκοπό τους. Ακολουθούν τα είδη των αναφορών, μια σύντομη περιγραφή τουκαι έναν σύνδεσμο για οδηγίες Λεπτομερής περιγραφήρυθμίσεις για τη δημιουργία αναφοράς (υπάρχει σύνδεσμος για όλες τις αναφορές). Ωστόσο, όλοι όσοι γνωρίζουν σε τι χρησιμεύει αυτή ή εκείνη η αναφορά, αλλά "επιπλέουν" στις μεθόδους κατασκευής, μπορούν αμέσως να εξοικειωθούν με έτοιμες οδηγίες για τη ρύθμιση αναφορών στην επικεφαλίδα "Analytics"Η εγκυκλοπαίδεια Wiki-1C μας FAQ 1C .
1. Πωλήσεις και απόδοση
· έκθεση πωλήσεων
η πιο σημαντική και πιο απαιτητική έκθεση όλων των εμπορικών εταιρειών. Εμφανίζει λειτουργικούς δείκτες της εμπορικής δραστηριότητας της εταιρείας σε οποιαδήποτε ημερομηνία, οποιαδήποτε χρονική περίοδο. Οι δείκτες και οι ρυθμίσεις αναφοράς είναι πολύ διαφορετικές και ευέλικτες και θα ικανοποιήσουν ακόμα και τον πιο απαιτητικό διαχειριστή. Είναι δυνατή η δημιουργία μιας αναφοράς από: αγοραστές, κατά ονοματολογία, ανά διαχειριστές, κατά ποσότητα και ποσότητα (φθίνουσα/αύξουσα), με ομαδοποιήσεις ανά χαρακτηριστικά προϊόντος (μέγεθος, χρώμα, κατασκευαστής, κατηγορία) με επιλογή για ένα συγκεκριμένο προϊόν, χαρακτηριστικό, και τα λοιπά.
· μικτό κέρδος
καθολική αναφορά για προβολή πωλήσεων, κερδών, κερδοφορίας συναλλαγών. Η αναφορά βασίζεται σε δείκτες σύγκρισης των ποσών πωλήσεων των τιμολογίων με το κόστος τους, γεγονός που σας επιτρέπει να σχηματίζετε γρήγορα δείκτες κερδοφορίας της εταιρείας. Ακριβώς όπως η αναφορά πωλήσεων, η αναφορά μικτού κέρδους είναι προσαρμόσιμη με διαφορετικές παραμέτρους και μετρήσεις. Χρήσιμο για επικεφαλής τμημάτων πωλήσεων, εμπόρους, οικονομολόγους.
αναφορά στον διευθυντή
έχει σχεδιαστεί για να παρέχει στον διευθυντή μια περίληψη της τρέχουσας κατάστασης των υποθέσεων της εταιρείας. Ένας αυθαίρετος όγκος δεδομένων μπορεί να συμπεριληφθεί στην αναφορά, αλλά κατά κανόνα χρησιμοποιούνται αρκετοί βασικοί δείκτες για ευκολία αντίληψης των λειτουργικών δεικτών: απαιτήσεις (πληρωτέες), πωλήσεις, αγορές, υπόλοιπα, μικτό κέρδος, κερδοφορία, περίοδος κύκλου εργασιών αποθεμάτων. Για τη διευκόλυνση της οπτικοποίησης των δεδομένων, παρέχεται μια γραφική απεικόνιση δεικτών με τη μορφή γραφημάτων και διαγραμμάτων. Εάν η έκθεση πωλήσεων μπορεί να ονομαστεί η κύρια αναφορά των επικεφαλής των τμημάτων πωλήσεων, τότε η αναφορά στον επικεφαλής είναι η κύρια αναφορά του επικεφαλής της εταιρείας.
· Ανάλυση πωλήσεων ABC
η αναφορά εκτελείται με βάση την αναφορά πωλήσεων. Η έκθεση βασίζεται στην αρχή Pareto (80% των πωλήσεων προέρχεται από το 20% της γκάμας προϊόντων). Αυτή η αναφορά κατηγοριοποιεί όλα τα εμπορεύματα σε Προϊόντα Κορυφαίας Πώλησης και Προϊόντα Αργής Πώλησης. Η ευελιξία αυτής της αναφοράς σας επιτρέπει να πραγματοποιήσετε ταξινόμηση ABC σχεδόν οποιωνδήποτε δεικτών απόδοσης της εταιρείας. Απαραίτητο για marketers, managers, πωλητές.
· xyz-ανάλυση αγοραστών
Η έκθεση προορίζεται για ανάλυση σταθερότητας.Για καθεμία από τις 3 κατηγορίες (X, Y και Z), ορίζονται οι δικές της τιμές - οι σχετικοί συντελεστές διακύμανσης της παραμέτρου. Πιστεύεται ότι η κλάση X είναι το αντικείμενο με τις πιο σταθερές παραμέτρους και η κλάση Z είναι το αντικείμενο με τις πιο ασταθείς παραμέτρους.
· ανάλυση σχεδίου-γεγονότος των πωλήσεων
Κάθε εταιρεία που σέβεται τον εαυτό της σχεδιάζει τις δραστηριότητές της, συμπεριλαμβανομένων των πωλήσεων. Η αναφορά σχεδίου-γεγονότος για τις πωλήσεις είναι ο καλύτερος τρόπος για να αντικατοπτρίζει την απόδοση της εταιρείας σύμφωνα με τους προγραμματισμένους δείκτες πωλήσεων. Απαραίτητη προϋπόθεση για την αποτελεσματική χρήση αυτής της αναφοράς είναι η διατήρηση των προγραμματισμένων μεγεθών πωλήσεων στη βάση δεδομένων. Η έκθεση είναι απαραίτητη για τους επικεφαλής των τμημάτων συναλλαγών, τους υπεύθυνους διευθυντές, τους διευθυντές, τους οικονομολόγους.
ποσοστό ολοκληρωμένων / μη εκπληρωμένων παραγγελιών
στις εμπορικές δραστηριότητες, υπάρχει μια πρακτική σύναψης προκαταρκτικής συμφωνίας με τον πελάτη για την αγορά προϊόντων. Κατά κανόνα, τέτοιες ρυθμίσεις γίνονται με εντολή του αγοραστή. Εάν ενδιαφέρεστε για το πώς διαμορφώνεται η διοχέτευση πωλήσεων της εταιρείας σας, τότε απλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε την αναφορά για το ποσοστό ολοκλήρωσης / μη εκπλήρωσης των παραγγελιών πελατών. Ο λόγος μη εκπλήρωσης (απώλειας) του πελάτη μπορεί να είναι: άρνηση του πελάτη, έλλειψη αγαθών, έλλειψη πληρωμής κ.λπ. Η ανάλυση των παραγγελιών πελατών θα απαντήσει σε όλες τις ερωτήσεις σχετικά με τις παραγγελίες.
· έκθεση για τα εμπορεύματα που μεταφέρθηκαν στην Επιτροπή
Λίγες εταιρείες λειτουργούν στο πλαίσιο του συστήματος μεταφοράς αγαθών έναντι προμήθειας, αλλά αν το κάνουν, τότε συχνά προκύπτουν ερωτήματα σχετικά με το ποσό των αγαθών που μεταφέρονται, πωλούνται και πληρώνονται από τον αντιπρόσωπο προμήθειας. Η έκθεση σχετικά με την εργασία με την επιτροπή έχει σχεδιαστεί για να σχηματίζει βασικούς δείκτες εργασίας με τον αντιπρόσωπο της επιτροπής, αντικατοπτρίζει την κατάσταση των υποθέσεων σχετικά με την προμήθεια, το χρέος για αγαθά κ.λπ.
αναφορά πελάτη (στοιχεία επικοινωνίας, εξαγωγή δεδομένων)
μερικές φορές υπάρχει ανάγκη να χρησιμοποιηθεί μια βάση δεδομένων επαφών πελατών για τη δημιουργία λιστών αλληλογραφίας, κλήσεων, συγχαρητηρίων κ.λπ. Είναι δυνατή η εξαγωγή τέτοιων δεδομένων για χρήση σε μορφή Excel. Με τη βοήθεια φίλτρων και επιλογών σε εφαρμογές του Microsoft Office, είναι δυνατή η περαιτέρω επεξεργασία, φιλτράρισμα δεδομένων για περαιτέρω εργασία.
· απόδοση των διευθυντών
Η έκθεση δείχνει την απόδοση των διευθυντών πωλήσεων. Για παράδειγμα, εάν έχετε ορίσει έναν υπεύθυνο διευθυντή σε κάθε πελάτη, μπορείτε εύκολα να αναλύσετε πόσα έσοδα έφερε ένας συγκεκριμένος διαχειριστής αυτόν τον μήνα. Στην ουσία πρόκειται για την ίδια αναφορά πωλήσεων, αλλά με δυνατότητα ανάλυσης της αποτελεσματικότητας του προσωπικού πωλήσεων της εταιρείας.
2. Υπολείμματα και αποθήκη
· έκθεση διάρκειας ζωής του προϊόντος
δείχνει το χρόνο αποθήκευσης των εμπορευμάτων ανά χρονικά διαστήματα στις αποθήκες της εταιρείας. Τα διαστήματα μπορεί να είναι αυθαίρετα, αλλά συνήθως είναι διαστήματα: έως 30 ημέρες, από 30 έως 60 ή περισσότερα. Η αναφορά απαιτείται για διαχειριστές logistics, αγορών και πωλήσεων. Η έκθεση δείχνει ξεκάθαρα τα εμπορεύματα με την ταχύτερη περιστροφή και τα αγαθά με μεγάλη διάρκεια ζωής (την απειλή της έλλειψης ρευστότητας).
· αναδιάταξη ανάλυσης σημείων
αυτή η έκθεση μπορεί πραγματικά να ονομαστεί η καρδιά των logistics. Χάρη σε αυτήν την αναφορά, το τρέχον υπόλοιπο αγαθών αναλύεται, λαμβάνοντας υπόψη τις εκκρεμείς συναλλαγές, σε σύγκριση με το σημείο του ελάχιστου επιτρεπόμενου ορίου για το υπόλοιπο μιας θέσης στοιχείου στο υπόλοιπο. Εάν επιτευχθεί το όριο του σημείου αναπαραγγελίας, η αναφορά δημιουργεί την ανάγκη παραγγελίας προϊόντων για την αναπλήρωση του αποθέματος. Το σημείο παραγγελίας για συγκεκριμένα προϊόντα για κάθε είδος ορίζεται ξεχωριστά. Η λογιστική για την εποχικότητα και τις εκρήξεις είναι δυνατή.
· ανάλυση προμηθειών. Σχέδιο προμηθειών-γεγονός
Η αναφορά έχει σχεδιαστεί για να κατανοεί την απόδοση των υποσχόμενων παραδόσεων από τους προμηθευτές και τις πραγματικές παραδόσεις. Οι σύντομες παραδόσεις, όπως καταλαβαίνετε, μπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια πωλήσεων και ένας υπερβολικός φόρτος αποθεμάτων μπορεί να οδηγήσει σε αύξηση των μη ρευστοποιήσιμων περιουσιακών στοιχείων, ζημιά προϊόντων, αύξηση της ανάγκης για χώρο αποθήκης κ.λπ. Επιπλέον, θα είναι χρήσιμο να γνωρίζουμε ποιοι από τους προμηθευτές εκπληρώνουν τις υποχρεώσεις τους καλόπιστα και ποιοι όχι.
· ανάλυση των δωρεάν αγαθών σε απόθεμα
όπως γνωρίζετε, ολόκληρο το υπόλοιπο εμπορευμάτων του οργανισμού χωρίζεται σε τρία συστατικά: γενικό, δεσμευμένο και ελεύθερο υπόλοιπο. Η κατανόηση της κατάστασης του αποθέματος σε αυτό το συγκεκριμένο πλαίσιο είναι απαραίτητη εάν σκοπεύετε να διατηρήσετε σχέσεις υψηλής ποιότητας με πελάτες χωρίς να ενοχλείτε τους πελάτες με τις φράσεις «το προϊόν που παραγγείλατε χθες δεν είναι διαθέσιμο, επειδή παραμερίζεται για άλλο». Η εργασία μόνο με το δωρεάν υπόλοιπο μέσω της αναφοράς θα βελτιώσει ποιοτικά τη δουλειά με τον πελάτη, θα κάνει τη σχέση σας με τους πελάτες πιο αξιόπιστη και αξιόπιστη.
· ανάλυση αποθέματος
μια απλή αναφορά για την εκτίμηση της ποσότητας των εμπορευμάτων που απομένουν στις αποθήκες της εταιρείας ανά γκάμα προϊόντων, αποθήκες, μονάδες μέτρησης κ.λπ. Χρήσιμο, για παράδειγμα, για την παρακολούθηση της δυναμικής της ανάπτυξης ή της μείωσης των αποθεμάτων, των κατεχόμενων περιοχών, των αναλυτικών στοιχείων του μεγέθους των αποθεμάτων σε διαφορετικές περιόδουςχρόνος.
κατάλογος εμπορευμάτων σε απόθεμα
η αναφορά μοιάζει πολύ με την προηγούμενη αναφορά, με τη διαφορά ότι ο κατάλογος των εμπορευμάτων στις αποθήκες δίνει ισορροπίες, αλλά και με αναλύσεις αιτίου σχηματισμού. Εκείνοι. η έκθεση απαντά στο ερώτημα γιατί, με ποιο έγγραφο ή λόγω ποιου προμηθευτή έχουν αυξηθεί τα υπόλοιπα αποθεμάτων. Είναι πολύ βολικό για την εύρεση σφαλμάτων στη λογιστική διαχείρισης και στην ανάλυση των κινήσεων αγαθών σε ποσοτικούς όρους.
· υπόλοιπα σε αποθήκες σε τιμές κόστους (τιμές αγοράς)
η έκθεση ενδιαφέρει όσους, εκτός από ποσοτικούς δείκτες υπολειμμάτων, ενδιαφέρονται για δείκτες κόστους στις τιμές αγοράς του προμηθευτή. Χρησιμοποιώντας αυτήν την αναφορά, μπορείτε επίσης να μάθετε το κόστος οποιουδήποτε τύπου προϊόντος και να δείτε το έγγραφο σχηματισμού παρτίδας (τα οποία έγγραφα πιστώνονται στο πρόγραμμα)
3. ΦΠΑ και φόροι
η αναφορά έχει σχεδιαστεί για να δημιουργήσει ένα μητρώο φορολογικών τιμολογίων για την περίοδο και να το ανεβάσει σε μορφή xml για περαιτέρω μεταφόρτωση σε άλλα προγράμματα φορολογικής αναφοράς.
δημιουργεί τα ποσά των εκδοθέντων και μη φορολογικών υποχρεώσεων της περιόδου. Είναι απαραίτητο στους λογιστές για προσανατολισμό στην έκδοση φορολογικών παραστατικών, γιατί δεν είναι πάντα σαφές σε ποιον πελάτη ακριβώς πότε και αν εκδόθηκε το φορολογικό τιμολόγιο, κατά την προπληρωμή ή κατά την αποστολή κ.λπ.
4. Χρέος, χρήματα
· έκθεση εισπρακτέων λογαριασμών
προηγμένη αναφορά για απαιτήσεις από πελάτες, συμβόλαια και ακόμη και με έγγραφα κίνησης. Είναι βολικό στο ότι σας επιτρέπει να σχηματίζετε αμοιβαίους διακανονισμούς για πελάτες που ανήκουν στην ίδια εκμετάλλευση. Εκείνοι. εάν οι πελάτες συνδέονται στο πρόγραμμα από τον επικεφαλής νομικό διευθυντή. ή σωματική. άτομο, τότε μπορείτε να προβείτε σε αμοιβαίους διακανονισμούς για το κύριο πρόσωπο, λαμβάνοντας έτσι ομαδοποιημένα δεδομένα για το χρέος. Η έκθεση είναι απαραίτητη για λογιστές, χρηματοδότες, οικονομολόγους.
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΠΛΗΡΩΜΩΝ
δείχνει καθημερινή, επιχειρησιακή κίνηση Χρήματα. Εμφανίζει το ποσό των εισερχόμενων πληρωμών και με βάση αυτό, σας επιτρέπει να προγραμματίσετε τα έξοδα, αποφεύγοντας τα ταμειακά κενά.
· BDR
Έκθεση εσόδων και εξόδων. Διενεργείται με βάση τον προϋπολογισμό ταμειακών ροών (BDDS). Σας δίνει την ευκαιρία να κάνετε αναλύσεις όλων των τύπων δραστηριοτήτων της εταιρείας. Μπορείτε να εξετάσετε σαφώς όλους τους τύπους δραστηριοτήτων: οικονομικές, χρηματοοικονομικές, επενδυτικές. Το αποτέλεσμα αυτής της έκθεσης είναι η έκθεση για τα "Κέρδη και Ζημίες" που δείχνει τα συνολικά αποτελέσματα των δραστηριοτήτων της εταιρείας για το τρίμηνο, έτος.
· ανάλυση διαθεσιμότητας μετρητών
έκθεση για τη διαθεσιμότητα μετρητών και μη κεφαλαίων στους λογαριασμούς διακανονισμού και τα ταμεία της εταιρείας. Είναι απαραίτητο για τον προγραμματισμό πληρωμών και την αποκοπή του ταμειακού υπολοίπου της εταιρείας. Η έκθεση θα χρειαστεί για τον προγραμματισμό πληρωμών και εισπράξεων σε μετρητά για χρηματοδότες, λογιστές, οικονομολόγους. Μπορεί να σχηματιστεί αμέσως σε οποιαδήποτε ημερομηνία στο νόμισμα της διαχειριστικής και ρυθμιστικής λογιστικής.
· ανάλυση ταμειακών ροών
η αναφορά προορίζεται για ανάλυση ταμειακών ροών ανά στοιχεία. Τα άρθρα εισάγονται στο πρόγραμμα αυθαίρετα και εξαρτώνται από την εσωτερική οικονομική αρχιτεκτονική της εταιρείας. Απαιτείται έκθεση σχετικά με την ανάλυση των δαπανών και των εσόδων των δαπανών για χρηματοδότες και διαχειριστές.
5. Τιμολόγηση
· ανάλυση τιμών
έχει σχεδιαστεί για να αναλύει τις αλλαγές στις τιμές αγοράς των προμηθευτών, εφόσον αυτές είναι καταχωρημένες στο πρόγραμμα. Απαραίτητο για υπεύθυνους αγορών, ειδικούς τιμών, λογιστές. Σας επιτρέπει να συγκρίνετε τις τιμές αγοράς προϊόντων μεταξύ προμηθευτών για να επιλέξετε τους πιο κερδοφόρους.
· τιμοκαταλόγους
μια αναφορά τρέχουσας τιμής είναι ένα εργαλείο που έχει στη διάθεσή του σχεδόν κάθε διευθυντής πωλήσεων. Οι τιμές είναι το κύριο πράγμα. Είναι αδύνατο να πουλήσεις κάτι χωρίς να ονομάσεις τιμή. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τιμοκατάλογο με διαφορετικές ομαδοποιήσεις και επιλογές για πιο συμπαγή εμφάνιση. οι τιμοκατάλογοι των εμπορικών εταιρειών έχουν συχνά μεγάλη γκάμα προϊόντων
· ετικέτες τιμών
η μικρότερη αναφορά για ένα κατάστημα λιανικής. Στην πραγματικότητα πρόκειται για τον ίδιο τιμοκατάλογο, αλλά σχεδιασμένο για κάθε στοκ ξεχωριστά με δυνατότητα συμπαγούς εκτύπωσης για περαιτέρω τοποθέτηση στα ράφια καταστημάτων, σαλονιών, αποθηκών κ.λπ.
Κανω ΑΝΑΦΟΡΑείναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που έχει σχεδιαστεί για να εμφανίζει πληροφορίες από βάσεις δεδομένων, κυρίως σε εκτυπωτή. Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να επιλέξετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε από βάσεις δεδομένων, να τις τακτοποιήσετε με τη μορφή εγγράφου και να τις προβάλετε στην οθόνη πριν από την εκτύπωση. Η πηγή δεδομένων για μια αναφορά μπορεί να είναι ένας πίνακας ή ένα ερώτημα.
Παρακάτω είναι τα είδη των αναφορών.
- Αναφορά μονής στήλης (ανά στήλη)- μια μεγάλη στήλη κειμένου που περιέχει ετικέτες πεδίων, τις τιμές τους από όλους τους πίνακες ή τις εγγραφές ερωτημάτων.
- Αναφορά πολλών στηλών- Μετακινείται από την αναφορά σε μία στήλη και σας επιτρέπει να εμφανίζετε δεδομένα αναφοράς σε πολλές στήλες.
- Πίνακας αναφοράς- έκθεση σε μορφή πίνακα.
- Αναφορά με ομαδοποίηση και σύνοψη δεδομένων- δημιουργείται από μια αναφορά σε πίνακα συνδυάζοντας δεδομένα σε ομάδες με συνολικό αριθμό.
- Cross Report- βασίζεται σε διασταυρούμενα αιτήματα και περιέχει συνοπτικά δεδομένα.
- Σύνθετη αναφορά- μια αναφορά που έχει πολύπλοκη δομή, που περιλαμβάνει μία ή περισσότερες αναφορές.
- Η αναφορά λήφθηκε με τη συγχώνευση εγγράφων με το Word(σύνθετο έγγραφο).
- Ταχυδρομικά αυτοκόλλητα- ένας ειδικός τύπος αναφοράς πολλών στηλών που έχει σχεδιαστεί για την εκτύπωση ονομάτων και διευθύνσεων ομάδων.
- Αναφορά συνδεδεμένου πίνακα- μια αναφορά που σας επιτρέπει να εμφανίζετε δεδομένα από πολλούς πίνακες που έχουν σχέση ένα προς πολλά.
Δομή αναφοράς.Η έκθεση μπορεί να αποτελείται από τις ακόλουθες ενότητες.
- Τίτλος αναφοράς - Εμφανίζεται μόνο στην πρώτη σελίδα και ορίζει το ύψος της περιοχής τίτλου της αναφοράς, η οποία μπορεί να περιέχει κείμενο, γραφικά και άλλα στοιχεία ελέγχου.
- Κεφαλίδα - εμφανίζεται στην κορυφή κάθε σελίδας. συνήθως περιέχει επικεφαλίδες στηλών.
- Κεφαλίδα ομάδας - εκτυπώνεται πριν από την πρώτη καταχώρηση στην ομάδα. συνήθως περιέχει συνοπτικά δεδομένα για τις εγγραφές στην ομάδα.
- Περιοχή δεδομένων - έχει σχεδιαστεί για να εμφανίζει τις εγγραφές της πηγής δεδομένων αναφοράς.
- Περιοχή σημειώσεων ομάδας - εμφανίζεται μετά την επεξεργασία της τελευταίας καταχώρισης ομάδας. συνήθως περιέχει συνοπτικά δεδομένα για τις εγγραφές στην ομάδα.
- Υποσέλιδο - εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας. περιέχει, για παράδειγμα, τον αριθμό σελίδας της αναφοράς, την ημερομηνία εκτύπωσης της αναφοράς κ.λπ.
- Ενότητα σημειώσεων - εμφανίζεται μόνο στο κάτω μέρος της τελευταίας σελίδας. πεδία με συνολικές τιμές για όλες τις εγγραφές που περιλαμβάνονται στην αναφορά τοποθετούνται εδώ. Η αναφορά μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας τον Οδηγό αναφορών ή σε προβολή σχεδίασης. Συνήθως χρησιμοποιούνται και οι δύο μέθοδοι. Ο Οδηγός αναφοράς σάς επιτρέπει να επιταχύνετε τη διαδικασία δημιουργίας μιας αναφοράς, η εργασία σε αυτήν γίνεται σε λειτουργία βήμα προς βήμα σε διάλογο με τον χρήστη. Μπορείτε να τροποποιήσετε την αναφορά που δημιουργήθηκε από τον οδηγό στην προβολή σχεδίασης.
Η ενότητα Περιοχή Δεδομένων μπορεί να περιέχει υπολογισμένα πεδία για την εμφάνιση τιμών έκφρασης σε αναφορές με βάση τα δεδομένα προέλευσης.
Στην προβολή σχεδίασης, είναι διαθέσιμες ιδιότητες αναφοράς, όπως Ταξινόμηση δεδομένων και Ομαδοποίηση, οι οποίες βρίσκονται στη γραμμή εργαλείων Αναφοράς και Σχεδίασης Φόρμας. Στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση και ομαδοποίηση, μπορείτε να ορίσετε το πεδίο ή την έκφραση με την οποία θα ομαδοποιηθούν τα δεδομένα και μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε τα ομαδοποιημένα δεδομένα σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Η Access 2000 σάς επιτρέπει να ομαδοποιείτε δεδομένα με δύο τρόπους - ανά κατηγορία και. με ένα εύρος τιμών, οι οποίες μπορεί να είναι είτε αριθμητικές είτε αλφαβητικές.
Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ(αναφορά) είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται για την εμφάνιση, εκτύπωση ή αρχείο δομημένων πληροφοριών. Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να εξαγάγετε τις απαραίτητες πληροφορίες από πίνακες ή ερωτήματα βάσης δεδομένων και να τις παρουσιάζετε σε μια μορφή που είναι εύκολα κατανοητή. Η αναφορά περιέχει κεφαλίδα, περιοχή δεδομένων, κεφαλίδα, υποσέλιδο, σημείωση και είναι σελιδοποιημένη.
Στη Microsoft Access2007για τη δημιουργία Αναφορέςμπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα μέσα (Εικ. 1):
- Οδηγός αναφοράς
- Σχεδιαστής Αναφορών
- Εργαλείο αναφοράς
- Κενή αναφορά
Συνιστάται να εκτελείτε αναφορές χρησιμοποιώντας τον Οδηγό ή άλλα καθορισμένα εργαλεία και να τις τελειοποιείτε, π.χ. Μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές στην προβολή διάταξης ή στην προβολή σχεδίασης. Η Microsoft Access 2007 παρέχει δύο λειτουργίες για την πραγματοποίηση αλλαγών και προσθηκών σε αναφορές: Προβολή διάταξης και προβολή σχεδίασης.
Η προβολή διάταξης είναι μια πιο οπτική λειτουργία για επεξεργασία και μορφοποίηση (αλλαγή) αναφορών από την προβολή σχεδίασης. Σε περιπτώσεις όπου είναι αδύνατο να κάνετε αλλαγές στην αναφορά στη λειτουργία διάταξης, συνιστάται να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σχεδίασης.
Οδηγός αναφοράς. Για να δημιουργήσετε μια αναφορά χρησιμοποιώντας τον Οδηγό αναφορών, κάντε τα εξής:
- Στο παράθυρο της βάσης δεδομένων Access, κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Οδηγός αναφοράς στην ομάδα Αναφορές. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία αναφορών.
- Στο πεδίο Πίνακες και αναφορές, κάντε κλικ στο βέλος και επιλέξτε τον πίνακα Students ως πηγή δεδομένων.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK (Εικ. 1).
- Όλα τα "Διαθέσιμα πεδία" θα μεταφερθούν στα "Επιλεγμένα πεδία" επιλέγοντάς τα και κάνοντας κλικ στο κουμπί >>.
- Στο επόμενο βήμα (Προσθήκη επιπέδων ομαδοποίησης;), κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στο βήμα "Επιλέξτε τη σειρά ταξινόμησης των εγγραφών". Στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε "Επώνυμο" για ταξινόμηση με αύξουσα σειρά.
- Στο βήμα "Επιλογή τύπου διάταξης για την αναφορά". Επιλέξτε: Διάταξη - μπλοκ, προσανατολισμός - πορτραίτο. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
- Στο βήμα "Επιλέξτε το απαιτούμενο στυλ". Επιλέξτε - Χαριτωμένο.
- Το επόμενο βήμα είναι "Καθορίστε ένα όνομα για την αναφορά". Εισαγάγετε το όνομα - Σπουδαστές του master_reports. Τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια: Δείτε την αναφορά. Αλλάξτε τη διάταξη της αναφοράς. Επιλέξτε Προβολή, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Η αναφορά ανοίγει σε λειτουργία προεπισκόπησης εκτύπωσης, η οποία σας επιτρέπει να δείτε πώς θα είναι η αναφορά κατά την εκτύπωση.
- Μεταβείτε στην προβολή σχεδίασης και επεξεργαστείτε και μορφοποιήστε την αναφορά. Για εναλλαγή από τη λειτουργία προεπισκόπησης στη λειτουργία σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα της αναφοράς στο παράθυρο περιήγησης και επιλέξτε τη λειτουργία σχεδίασης από το μενού περιβάλλοντος. Η αναφορά θα εμφανιστεί στην οθόνη σε προβολή σχεδίασης.
Επεξεργασία:
1) αφαιρέστε τα πεδία StudentID στην περιοχή κεφαλίδας και δεδομένων.
2) αφαιρέστε τα πεδία GroupID στην περιοχή κεφαλίδας και δεδομένων.
3) Στη θέση του πεδίου GroupCode, μετακινήστε το πεδίο "Όνομα" από τη λίστα "Ομάδες μαθητών".
4) μετακινήστε όλα τα πεδία στην κεφαλίδα και την περιοχή δεδομένων προς τα αριστερά.
5) Αλλάξτε την επιγραφή στον τίτλο της σελίδας, πληκτρολογήστε NTU "KhPI" και πατήστε Enter.
6) Μετακίνηση της λεζάντας. Στο Υποσέλιδο, επισημάνετε το πεδίο =Τώρα() και σύρετέ το στην Κεφαλίδα κάτω από το Students. Η ημερομηνία θα εμφανίζεται κάτω από τον τίτλο.
Μορφοποίηση:
1) Επισημάνετε την επικεφαλίδα Σπουδαστές του ΕΜΠ «KhPI»
2) Αλλάξτε τη γραμματοσειρά, το στυλ και το χρώμα γραμματοσειράς και το χρώμα πλήρωσης φόντου. Η αναφορά σε λειτουργία σχεδίασης θα λάβει τη μορφή που φαίνεται στο σχήμα 5.
3) Μετάβαση σε λειτουργία προεπισκόπησης. Για να μεταβείτε στη λειτουργία προεπισκόπησης, κάντε δεξί κλικ στο όνομα της αναφοράς στην περιοχή πλοήγησης και επιλέξτε τη λειτουργία "Προεπισκόπηση" στο μενού περιβάλλοντος (Εικ. 6).
Εργαλείο αναφοράς. Για να δημιουργήσετε γρήγορα μια αναφορά, π.χ. δημιουργία με ένα κλικ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο αναφοράς. Σε αυτήν την περίπτωση, η αναφορά δημιουργείται με βάση έναν υπάρχοντα πίνακα ή ερώτημα. Η αναφορά που δημιουργείται θα εμφανίζει όλες τις εγγραφές του πίνακα ή του ερωτήματος, βάσει των οποίων δημιουργείται η αναφορά. Αλλά η αναφορά που δημιουργείται μπορεί να αλλάξει σε λειτουργία διάταξης ή σχεδίασης.
Για να δημιουργήσετε μια αναφορά, κάντε τα εξής. Στην περιοχή πλοήγησης, πρέπει να επιλέξετε έναν πίνακα (για παράδειγμα, Students), βάσει του οποίου θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία και κάντε κλικ στο εικονίδιο Αναφορά. Στην οθόνη θα εμφανιστεί μια απλή αναφορά που βασίζεται στον τρέχοντα πίνακα Students.
Κενό εργαλείο αναφοράς. Το εργαλείο "Κενή αναφορά" σάς επιτρέπει να δημιουργείτε αναφορές από την αρχή στη λειτουργία διάταξης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή αναφορά στην ομάδα Αναφορές στην καρτέλα Δημιουργία. Το παράθυρο επεξεργασίας της Access 2007 θα εμφανίσει την Report1 με μια κενή περιοχή δεδομένων και η περιοχή Λίστα πεδίων των υπαρχόντων πινάκων θα εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου. Κάνοντας κλικ στο σύμβολο "+" του πίνακα (για παράδειγμα, Students), θα ανοίξει μια λίστα με τα απαιτούμενα πεδία.
Σύρετε τα απαιτούμενα πεδία από αυτήν τη λίστα στην αναφορά πατώντας παρατεταμένα το αριστερό κουμπί του ποντικιού. Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία από την ομάδα "Στοιχεία ελέγχου" στην καρτέλα Μορφή, μπορείτε να τροποποιήσετε την αναφορά προσθέτοντας τίτλο, αριθμούς σελίδας, ημερομηνία και ώρα. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να τροποποιηθεί σε λειτουργία σχεδίασης. Αποθήκευση αναφοράς.
SRSP 9-10: "DBMS MS Access» .
Απαντήστε στις ερωτήσεις στα τετράδια SRSP σας:
(Οι απαντήσεις πρέπει να είναι πλήρεις με επεξηγήσεις, μπορείτε να επικολλήσετε εικόνες από το MS Access DBMS αντιγράφοντας με το κουμπί PrtScrn)
1. Τι είναι οι βάσεις δεδομένων και το DBMS; (Για προφορική απάντηση: εμφανίστε την ολοκληρωμένη βάση δεδομένων που δημιουργήθηκε στο MS Access DBMS και εξηγήστε πώς είναι οργανωμένη η βάση δεδομένων σε αυτό.)
2. Πώς οργανώνεται μια σχεσιακή βάση δεδομένων; (Για προφορική απάντηση: εμφανίστε τους πίνακες που δημιουργήθηκαν στην ολοκληρωμένη βάση δεδομένων στο MS Access DBMS και εξηγήστε πώς είναι οργανωμένες).
3. Εξηγήστε το αρχικό στάδιο της δημιουργίας ενός αρχείου βάσης δεδομένων στο MS Access DBMS; Ποια είναι η επέκταση αρχείου και με ποια επέκταση αποθηκεύεται το αρχείο της βάσης δεδομένων στο MS Access DBMS;
4. Ποιο είναι το κύριο αντικείμενο σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων;
5. Ποια πεδία έχει ο πίνακας βάσης δεδομένων στο MS Access DBMS;
6. Τι είναι ένα κλειδί στους πίνακες DBMS MS Access; Ποια είναι τα κλειδιά στη βάση δεδομένων;
7. Πώς οργανώνονται οι λογικοί σύνδεσμοι στους πίνακες DBMS της MS Access;
8. Τι είναι ένα ερώτημα MS Access DBMS και τι χρησιμοποιείται για τη δημιουργία του;
9. Τι είναι μια φόρμα MS Access DBMS και πώς δημιουργούνται οι φόρμες στο MS Access DBMS;
10. Τι είναι μια αναφορά και σε τι διαφέρει από άλλα αντικείμενα DBMS της MS Access; Πώς δημιουργούνται οι φόρμες στο MS Access;
Όταν σκοράρεις: για το SRSP 9θα ληφθεί υπόψη η γραπτή απάντηση στο τετράδιο. για το SRSP 10αναλυτική προφορική απάντηση σε μία από τις ερωτήσεις, που δείχνει και εξηγεί ένα παράδειγμα στη βάση δεδομένων που δημιουργήσατε σε εργαστηριακές εργασίες. (Η προφορική ερώτηση αντιστοιχεί στον αριθμό σας στη λίστα περιοδικών του καθηγητή πληροφορικής.
Κανω ΑΝΑΦΟΡΑείναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που έχει σχεδιαστεί για να εμφανίζει πληροφορίες από βάσεις δεδομένων, κυρίως σε εκτυπωτή. Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να επιλέξετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε από τις βάσεις δεδομένων, να τις μορφοποιήσετε ως έγγραφο και να τις προβάλετε στην οθόνη πριν από την εκτύπωση. Η πηγή δεδομένων για μια αναφορά μπορεί να είναι ένας πίνακας ή ένα ερώτημα. Εκτός από τα δεδομένα που ανακτώνται από πίνακες, η αναφορά μπορεί να εμφανίζει υπολογισμένα πεδία, όπως σύνολα.
Τύποι αναφορών:
- Αναφορά μονής στήλης(σε στήλη) - μια μεγάλη στήλη κειμένου που περιέχει ετικέτες πεδίων, τις τιμές τους από όλους τους πίνακες ή τις εγγραφές ερωτημάτων.
- Αναφορά πολλών στηλών– δημιουργείται από μια αναφορά σε μία στήλη και σας επιτρέπει να εμφανίζετε δεδομένα αναφοράς σε πολλές στήλες.
- Πίνακας αναφοράς- έκθεση σε μορφή πίνακα·
- Αναφορά με ομαδοποίηση και σύνοψη δεδομένων- δημιουργείται από μια αναφορά σε πίνακα συνδυάζοντας δεδομένα σε ομάδες με τον υπολογισμό των συνόλων.
- Cross Report– βασίζεται σε διασταυρούμενα ερωτήματα και περιέχει συνοπτικά δεδομένα.
- Σύνθετη αναφορά– μια έκθεση που έχει πολύπλοκη δομή, που περιλαμβάνει μία ή περισσότερες εκθέσεις·
- Σύνθετο έγγραφο- μια αναφορά που ελήφθη με τη συγχώνευση εγγράφων με το Word.
- Ταχυδρομικά αυτοκόλλητα– ειδικός τύπος αναφοράς πολλών στηλών που προορίζεται για την εκτύπωση ονομάτων και διευθύνσεων ομάδων·
- Αναφορά συνδεδεμένου πίνακα- μια αναφορά που σας επιτρέπει να εμφανίζετε δεδομένα από πολλούς πίνακες που έχουν σχέση ένα προς πολλά.
Δομή αναφοράς.
Η έκθεση μπορεί να αποτελείται από τις ακόλουθες ενότητες:
- Τίτλος αναφοράς– εμφανίζεται μόνο στην πρώτη σελίδα και καθορίζει το ύψος της περιοχής κεφαλίδας της αναφοράς, η οποία μπορεί να περιέχει κείμενο, γραφικά και άλλα στοιχεία ελέγχου.
- Κεφαλίδα σελίδας- εμφανίζεται στην κορυφή κάθε σελίδας. Συνήθως περιέχει επικεφαλίδες στηλών.
- κεφαλίδα ομάδας– εκτυπώνεται πριν από την πρώτη εγγραφή που περιλαμβάνεται στην ομάδα. συνήθως περιέχει συνοπτικά δεδομένα για τις εγγραφές που περιλαμβάνονται στην ομάδα.
- Περιοχή δεδομένων– έχει σχεδιαστεί για να εμφανίζει αρχεία της πηγής δεδομένων αναφοράς.
- Περιοχή ομαδικών σημειώσεων– εμφανίζεται μετά την επεξεργασία της τελευταίας εγγραφής της ομάδας. συνήθως περιέχει συνοπτικά δεδομένα για τις εγγραφές που περιλαμβάνονται στην ομάδα.
- υποσέλιδο- εμφανίζεται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας. περιέχει, για παράδειγμα, τον αριθμό σελίδας της αναφοράς, την ημερομηνία εκτύπωσης της αναφοράς κ.λπ.
- Ενότητα σημειώσεων- εμφανίζεται μόνο στο κάτω μέρος της τελευταίας σελίδας. τοποθετήστε πεδία με σύνολα για όλες τις εγγραφές που περιλαμβάνονται στην αναφορά.
Η αναφορά μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας εικονίδια ομάδας ΑναφορέςΚαρτέλες ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ:
Αναφορά εικονιδίων - μπορείτε να δημιουργήσετε μια απλή αναφορά με βάση τα δεδομένα του τρέχοντος ερωτήματος ή πίνακα, στην οποία μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετα στοιχεία, όπως ομάδες ή σύνολα.
Εικονίδια Κενή αναφορά - μπορείτε να δημιουργήσετε μια κενή αναφορά στην οποία μπορείτε να προσθέσετε πεδία και στοιχεία ελέγχου.
Icons Master report - ένα εργαλείο λογισμικού που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια αναφορά σε διάλογο με τον χρήστη.
Εικονίδια σχεδίασης - Δημιουργήστε μια νέα κενή αναφορά στην προβολή σχεδίασης.
Συνήθως, κατά τη δημιουργία μιας αναφοράς, χρησιμοποιούνται οι ακόλουθες μέθοδοι: Ο Οδηγός αναφοράς σάς επιτρέπει να επιταχύνετε τη διαδικασία δημιουργίας μιας αναφοράς, η εργασία σε αυτήν γίνεται σε λειτουργία βήμα προς βήμα σε έναν διάλογο με τον χρήστη και μπορείτε τροποποιήστε την αναφορά που δημιουργήθηκε από τον οδηγό στη λειτουργία σχεδίασης.
Κεφάλαιο Περιοχή δεδομένωνμπορεί να περιέχει υπολογισμένα πεδία για την εμφάνιση τιμών έκφρασης σε αναφορές που βασίζονται σε δεδομένα πηγής.
Στη λειτουργία σχεδίασης, είναι διαθέσιμες ιδιότητες αναφοράς όπως ομαδοποίηση, ταξινόμηση και αναζήτηση δεδομένων, οι οποίες καλούνται από το εικονίδιο ομαδοποίησης ομάδας Ομαδοποίηση και σύνολα. Στο πλαίσιο διαλόγου Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολα μπορείτε να ορίσετε ένα πεδίο ή έκφραση με την οποία θα ομαδοποιηθούν τα δεδομένα και τα ομαδοποιημένα δεδομένα μπορούν να ταξινομηθούν σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά (Εικ. 10.10). Πρόσβασησας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε δεδομένα με δύο τρόπους - ανά κατηγορία και κατά εύρος τιμών, οι οποίες μπορεί να είναι είτε αριθμητικές είτε αλφαβητικές.
Μια αναφορά είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που έχει σχεδιαστεί για να εμφανίζει πληροφορίες από βάσεις δεδομένων, κυρίως σε εκτυπωτή. Οι αναφορές σάς επιτρέπουν να επιλέξετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε από βάσεις δεδομένων, να τις τακτοποιήσετε με τη μορφή εγγράφου και να τις προβάλετε στην οθόνη πριν από την εκτύπωση. Η πηγή δεδομένων για μια αναφορά μπορεί να είναι ένας πίνακας ή ένα ερώτημα. Εκτός από τα δεδομένα που ανακτώνται από πίνακες, η αναφορά μπορεί να εμφανίζει υπολογισμένα πεδία, όπως σύνολα.
Δημιουργία αναφοράς με χρήση του σχεδιαστή: δημιουργία - σχεδιαστής - νέα αναφορά - πηγή για την αναφορά Χρήση του οδηγού: αναφορές - δημιουργία - οδηγός αναφοράς - επιλογή απαιτούμενο έγγραφο- Ακολουθήστε τις οδηγίες - Ολοκληρώθηκε Δημιουργία αυτόματης αναφοράς: Αντικείμενα - Αναφορές - Δημιουργία - Νέα αναφορά - Αυτόματη αναφορά στη στήλη ή ζώνη αυτόματης αναφοράς - ΟΚ Χρήση του οδηγού γραφήματος: Σχεδιαστής - Δημιουργία - Συγκεντρωτικό γράφημα - Εισαγάγετε ένα όνομα για την αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος - Επιλέξτε έναν φάκελο προβολής - Ολοκληρώθηκε Χρησιμοποιώντας τον οδηγό αυτοκόλλητων αλληλογραφίας: Αναφορές - δημιουργία - αυτοκόλλητα αλληλογραφίας - επιλέξτε τον επιθυμητό πίνακα - εντάξει - ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού
Παράδειγμα δημιουργίας αναφοράς 1. Εκτελέστε τη Microsoft Access, ανοίξτε μια βάση δεδομένων (για παράδειγμα, την εκπαιδευτική βάση "Γραφείο Κοσμητείας"). 2. Δημιουργήστε μια Autoreport: ταινία, χρησιμοποιώντας έναν πίνακα ως πηγή δεδομένων (για παράδειγμα, Students). 3. Μεταβείτε στη λειτουργία σχεδίασης και επεξεργαστείτε και μορφοποιήστε την αναφορά.
Επεξεργασία: 1) αφαιρέστε τα πεδία του μαθητικού κώδικα στην περιοχή κεφαλίδας και δεδομένων. 2) μετακινήστε προς τα αριστερά όλα τα πεδία στην περιοχή κεφαλίδας και δεδομένων. 3) αλλάξτε την επιγραφή στην κεφαλίδα της σελίδας Στην ενότητα Τίτλος αναφοράς, επιλέξτε την επιγραφή Students. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στα δεξιά της λέξης Students έτσι ώστε ο δείκτης να πάρει τη μορφή κάθετης γραμμής (δρομέας εισαγωγής) και κάντε κλικ σε αυτή τη θέση. Πληκτρολογήστε NTU "KhPI" και πατήστε Enter. 4) Μετακινήστε την Επιγραφή. Στο Υποσέλιδο, επιλέξτε το πεδίο =Τώρα() και σύρετέ το στην κεφαλίδα αναφοράς με το όνομα Students. Η ημερομηνία θα εμφανίζεται κάτω από τον τίτλο. 5) Στη γραμμή εργαλείων Report Designer, κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση για να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς. Μορφοποίηση: 1) Επιλέξτε την επικεφαλίδα Students of NTU "KhPI" 2) Αλλάξτε τη γραμματοσειρά, το στυλ γραμματοσειράς και το χρώμα, καθώς και το χρώμα γεμίσματος φόντου. 3) Στη γραμμή εργαλείων Report Designer, κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση για να κάνετε προεπισκόπηση της αναφοράς.
