Щатна маса с фамилни имена. Как изглежда персоналът: примерно попълване

2.1.2. Окомплектовка и персонал

Таблицата с персонала е основният документ, който се използва за формализиране на структурата, персонала и персонала на организацията в съответствие с устава (правилото). Щатното разписание съдържа списък на структурните звена, длъжностите, информация за числеността на щатните единици, длъжностните възнаграждения, надбавките и месечната ведомост. Този документ дава право на ръководството да напълни организацията и нейните структурни подразделения със служители. Също така, въз основа на таблицата с персонала, отделът за персонал извършва подбор на служители за свободни позиции, формира резерв за повишение, организира повишаване на квалификацията на персонала.
Кодексът на труда на Руската федерация не изисква задължително наличие на щатно разписание във всяка организация, но резолюцията на Goskomstat на Русия № 1 предвижда унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, включително формуляр T-3 (Персонал), прилага се за организации от всички форми на собственост.
С постановление на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 бяха направени незначителни промени във формуляра T-3. Всъщност подписите на визите за одобрение в края на формуляра са променени. Сега щатното разписание се подписва от началника на службата по персонала и главния счетоводител. Одобрено персоналсъс заповед (инструкция) на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице правомощието за одобряване на този документ трябва да бъде фиксирано в писмен вид. В такава заповед, за разлика от стандартния формуляр на заповед за основната дейност, няма констативна част, а заповедта може да започне веднага с думите „НАРЕЖДАМ”, т.к. не се изискват допълнителни обяснения за прилагането на щатното разписание. Въпреки че можете да посочите причините (ако има такива), поради които се извършва одобрението на новия персонал.
Списъкът на персонала е източник за установяване на имената на длъжности, специалности, професии, които са отразени в трудовите договори и друга документация за персонала (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Според квалификационния указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен с постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. N 37, персоналът е отговорност на икономист по труда, който според общо правилоТой е част от отдел Организация и възнаграждения. Тъй като такова звено не се създава във всяка организация, разработването на таблицата с персонала най-често се поверява на отдела по персонала, или планово-икономическия отдел, или група специалисти, или дори счетоводния отдел. Тоест ръководството на компанията самостоятелно решава на кого да бъде възложена тази работа.
Ако ръководителят на организацията наложи това задължение на служителя, който го има в трудовия договор и (или) описание на работатане е регистрирано, то такова лице се назначава със заповед по основната дейност. Работата по изготвянето на този документ се координира от заместник-ръководителя на организацията за управление на персонала или друго длъжностно лице, назначено със заповед на ръководителя на организацията.
В организации с голяма официална и числена сила е препоръчително да се разработи и одобри персоналът на отделно структурно звено.
Таблицата с персонала има код съгласно OKUD 0301017, обикновено се прави в размер на 3 копия (плюс копия според броя на заинтересованите лица, отдели), формата на формуляра A4, срока на съхранение на мястото на разработване и одобрението е постоянно, в други организации - 3 години.
Формулярът може да се попълни както ръчно, така и с помощта на машинна технология (печатна, компютърна и др.), но със задължително архивиране на информацията на хартиен носител. При ръчния метод на попълване всички записи трябва да бъдат направени с мастило или химикал ясно и ясно, без петна и изтривания. Основната част от таблицата на персонала е таблица:

┌─────────────┬────────────────┬─────────────┬───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────┐
│ Структурна │ Позиция │ Количество │ Тарифа │ Доплащане, руб. │ Общо, │ Забележка │
│ подразделение │ (специалност, │ редовно │ ставка │ │ руб. (гр. │ │
│ │ професия), │ единици │ (заплата) и │ │5 + гр. 6 │ │
├───────┬───────┤ категория, клас │ │ пр., руб. ├─────┬─────┬─────┤+ гр. 7 + │ │
│име- │ код │ (категория) │ │ │ │ │ │ гр. 8 │ │
│новация│ │ квалификации │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├───────┼─────┼────────────────┼─────────────┼───────────┼─────┼─────┼─────┼──────────┼────────────┤
│ │ │Общо │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴─────┴────────────────┴─────────────┴───────────┴─────┴─────┴─────┴──────────┴────────────┘

Имената на структурните подразделения, като правило, се посочват по азбучен ред. Можете също така да продължите от персонала на звеното (в низходящ ред). Като принцип на местоположение е позволено да се използва степента на функционална важност на отделите (например първо дирекцията, след това производствените отдели, последвани от административни и технически). Имената се посочват без съкращения, в единствено число на именителния падеж.
Кодирането на структурните подразделения е необходимо за формирането на консолидирана отчетност. В момента системата за кодиране на раздели е задължителна само в държавните органи. Що се отнася до неправителствените организации, то се въвежда, ако те включват голям брой структурни звена и се използват автоматизирани системи за управление на персонала.
Колона 3 на таблицата съдържа наименованията на професиите (длъжностите), които могат да бъдат обособени по специалности и квалификации. В трудовото законодателство термините "професия" и "длъжност" се използват за обозначаване на вида трудова дейност на служителя, само първият термин е за такава категория персонал като работниците, а вторият е за служителите.
Служителите са социална група от работници, занимаващи се предимно с умствен (нефизически) труд, като правило, водещи, приемащи и развиващи управленски решения, подготовка на информация. На свой ред се призовават работници социална групаработници, които се занимават предимно с физически труд. Работата на тази категория работници по правило се състои в създаването на материално богатство, както и в техническата и производствена поддръжка на организацията.
Името на професията е взето от Единния тарифно-квалификационен справочник на работите и професиите на работниците (ETKS) на съответния брой (раздел). Тази процедура е определена от чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, който установява, че „Ако в съответствие с федералните закони предоставянето на обезщетения или ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии, тогава името на тези длъжности, специалности или професии и квалификационни изискванияте трябва да отговарят на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници ... ". Изискванията за квалификация за професиите са точно установени от ETKS. В момента въпросите на ETKS се обработват активно и възникват проблеми с определянето на имената на работниците професиите трябва да бъдат решени в близко бъдеще.
Ситуацията е различна с длъжностите. Към днешна дата в работата на службите за персонал се използва вече споменатият квалификационен справочник за цялата индустрия за длъжностите на мениджъри, специалисти и други служители. Освен това квалификационните изисквания за длъжностите на отделните отрасли се съдържат в различни сборници.
По-голямата част от колекциите са фокусирани върху обществения сектор. В търговската сфера, за да установите правилното име на длъжността, можете да използвате Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите заплати (OKPDTR). Припомнете си, че трябва да се свържете с OKPDTR само за установяване на името на длъжността, а не на професията, тъй като все още не отразява имената на професиите на работниците в съответствие с новия ETKS.
AT последно времев организации, особено с чуждестранен капитал, както и в компании, които са запалени по новите стилове на управление, се използват чуждестранни длъжности. Повечето от тях могат да бъдат намерени в аналози на руското трудово законодателство; но има и такива, чийто списък със задължения надхвърля границите на съществуващите позиции. Например мърчандайзери, логистици, супервайзори и др.
Кодексът на труда на Руската федерация частично реши този проблем. Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация определено и недвусмислено установява, че наименованието на длъжността, специалността, професията се определя в съответствие с щатното разписание. Следователно в таблицата с персонала могат да бъдат включени и нови длъжности, например ако организацията въведе нови методи за структуриране и управление на персонала. Желателно е обаче да се изпълнят две условия:
- проверява дали квалификационната карта (характеристиката) на въвежданата длъжност не съдържа задължения, подобни на задълженията за длъжности, за които законодателството предвижда пенсии и други обезщетения;
- не се увличайте с новомодни имена, защото повечето от тях се отнасят до професионален жаргон (жаргон) и дори в страни - източници на заеми, те се използват само в разговорна реч(например "хедхънтър" - "експерт в търсенето на лидери").
По-добре е да разберете от инициаторите за въвеждане на нови длъжности дали има техните пълни и официално приети имена. Всъщност, когато напуска организацията, служителят често напуска с такъв запис в трудовата книжка, който може да е неразбираем не само за новия работодател, но и за органите, обработващи пенсиите.
В списъка на персонала имената на професиите (длъжностите) са посочени като част от структурните звена. Те са изброени по старшинство, като се започне от най-високо ниво и се стигне до младши: ръководител, заместник-управител, специалист, технически изпълнител и др. В щатното разписание е разрешено да се посочват двойни длъжности, разделени със знак "-", а служебната заплата се определя за първата длъжност в двойното наименование.
В случай, че организацията има служители, които не са част от нито едно структурно звено, тогава те се регистрират като "друг персонал".
Името се посочва изцяло, в единствено число на именителния падеж. Съкращенията "глава", "заместник", "просят." не е позволено.
Броят на щатните единици (колона 4) се посочва в единици за всяка длъжност или професия. Длъжностите, за които е предвидено поддържане на непълна щатна единица, се посочват в съответните дялове (0,2; 0,4 и т.н.).
В колона 5 се посочват заплатите (тарифните ставки), установени за изпълнение на работата в съответствие с професиите (длъжностите), посочени в колона 3. Съгласно чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация, заплатата е фиксиран размер на възнаграждението на служител за изпълнение на трудови (служебни) задължения с определена сложност за календарен месец, с изключение на компенсации, стимули и социални плащания; Тарифната ставка е фиксиран размер на възнаграждението на служител за изпълнение на трудова норма с определена сложност (квалификация) за единица време, без да се вземат предвид компенсаторни, стимулиращи и социални плащания.
Заплати (тарифни ставки) съгласно чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация са установени:
- служители на организации, финансирани от бюджета - съгласно съответните закони и други нормативни правни актове;
- служители на организации със смесено финансиране (бюджетно финансиране и бизнес приходи) - закони, други нормативни правни актове, колективни договори, споразумения, местни разпоредби на организациите;
- служители на други организации - колективни договори, споразумения, местни разпоредби на организации, трудови договори.
Тарифната ставка е елемент от тарифната система (т.е. набор от стандарти, с помощта на които се диференцират заплатите на работници от различни категории). Когато възнаграждението се основава на тарифната система, размерът на тарифната ставка (заплата) от 1-ва категория на единната тарифна скала не може да бъде по-нисък от минималната работна заплата.
Тарифната система на заплащане включва: тарифни ставки (заплати), тарифна скала, тарифни коефициенти. Сложността на извършената работа се определя въз основа на фактурирането им.
Таксуването на работата и определянето на категории заплати на служителите се извършват, като се вземат предвид Единната тарифна и квалификационна директория на работите и професиите на работниците, Ръководството за квалификация на длъжностите на ръководители, специалисти и служители.
Тарифната система за заплащане на служителите на организации, финансирани от бюджетите на всички нива, се установява въз основа на единна тарифна скала за заплащане на служителите в публичния сектор, одобрена по начина, установен от федералния закон, и която е гаранция за възнагражденията на заетите в публичния сектор. Тарифната система за заплащане на служителите на други организации може да се определя от колективни договори, споразумения, като се вземат предвид единните тарифни и квалификационни справочници и държавните гаранции за възнагражденията.
Що се отнася до надбавките (колони 6-8), те също трябва да бъдат предвидени от системата на работната заплата. Видовете и размерите на надбавките са посочени в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, федералните закони, колективните договори и местните разпоредби. Както е определено от чл. 144 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят има право да въвежда различни системи за бонуси, стимули и надбавки, като взема предвид мнението на представителния орган на служителите. Тези системи могат да бъдат установени и с колективен трудов договор.
Редът и условията за прилагане на стимулиращи и компенсационни плащания (доплащания, надбавки, бонуси и други)
- в организации, финансирани от федералния бюджет, те се създават от правителството на Руската федерация;
- в организации, финансирани от бюджета на субекта Руска федерация, - публични органи на съответния субект на Руската федерация;
- в организации, финансирани от местния бюджет, - от местните власти.
Бонусите могат да бъдат свързани с допълнително заплащане или стимули, с постигане на някакви показатели за определени периоди от време или с други фактори.
В колона 9 се определя месечният фонд работна заплата на всеки служител. Съгласно чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация заплатата е възнаграждение за работа в зависимост от квалификацията на служителя, сложността, количеството, качеството и условията на извършената работа, както и компенсационни плащания (доплащания и надбавки на компенсаторите). характер, включително за работа в условия, които се отклоняват от нормалните, работа при специални климатични условия и на територии, изложени на радиоактивно замърсяване, и други компенсационни плащания) и стимулиращи плащания (допълнителни плащания и бонуси от стимулиращ характер, бонуси и други стимулиращи плащания).
Съгласно указанията за прилагане на правилата за обработка на първични документи, одобрени с решение на Държавния комитет по статистика, в таблицата с персонала заплатите вече могат да се посочват не само в рубли, но и с помощта на спомагателни стойности (проценти, коефициенти и др.).
Колоната „Бележка“ е предназначена да прави оперативни промени или да отразява функции за конкретна длъжност. Често тази колона се използва за посочване на имената и инициалите на отделни служители, заемащи ръководни позиции.
След попълване на всички колони от основната част на таблицата, на ред "Общо" се посочват общите суми за колони 4-9. Според окончателните показатели на 3-та и 9-та колона се изготвя заповед (заповед) за одобряване на държавата с определен брой щатни единици и определен месечен фонд за заплати. Заповедта (инструкцията) се одобрява от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. Номерът и датата на заповедта се отразяват в заглавието на щатното разписание.
Ако са допуснати грешки при попълване на формуляра, тогава те могат да бъдат коригирани само съгласно установените правила, т.е. като задраскате неправилните записи и поставите правилните над тях. В същото време корекциите трябва да бъдат съгласувани с всички лица, подписали документа, и потвърдени с подписите си, като посочват датата, на която са направени корекциите.
Когато съставяте таблицата с персонала, обърнете внимание на факта, че всички данни, предвидени в унифицирания формуляр, са попълнени в документа. Само в този случай той ще се счита за финализиран и може да бъде приет за одобрение. По-специално, не забравяйте да попълните подробности като името на организацията и кода OKPO. Преписите от подписите също са задължителни подробности. Ако във формуляра има празни редове, те трябва да бъдат задраскани.
За разработване на табличната част на щатното разписание могат да се използват и други форми. Например:

┌────────────────────┬──────────┬─────────────┬──────────────────┬─────────────────────┬───────────┐
│ Наименование и код │ Количество │ Официално │ Надбавки │ Фонд на месечното възнаграждение │ Забележка │
│ длъжности, професии │ пълно работно време │ заплата, руб. ├───────────┬─────────┤ труд │ │
├──────────┬───────────┤ звена │ │личен състав-│други │ │ │
│ име-│ │ │ │ някое │ │ │ │
│ ние │ │ │ │ │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├──────────┼─────────┼──────────┼─────────────┼──────────┼───────┼─────────────────────┼───────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴─────────┴──────────┴─────────────┴──────────┴───────┴─────────────────────┴───────────┘

В този случай името и кодът на структурното подразделение се посочват не в колоната, а в реда - заглавието.
Икономистите по труда също предлагат да се използва тази форма:

┌──────────────┬──────────────┬─────────────────┬────────────────┬──────────────────┬──────────────┐
│ Име │ Име │ Количество │ Инсталирано │ Действително │ Забележка │
│ структурни │ длъжности, │ единици персонал │ заплата, руб. │получено трудово възнаграждение, │ │
│ подразделения │ професии │ │ │ руб. │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├──────────────┼──────────────┼─────────────────┼────────────────┼──────────────────┼──────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└──────────────┴──────────────┴─────────────────┴────────────────┴──────────────────┴──────────────┘

Ако условията на възнаграждението в организацията са определени в определен диапазон, тогава таблицата с персонал предвижда "вилица" на заплатите. За група работници, които получават заплащане на парче, таблицата с персонала може да предвиди въвеждането на специален раздел или специална колона. В този случай се посочва общият брой на служителите на такава група. Като се има предвид това, формата на персонала може да бъде следната:

┌────────────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬───────────┬─────────────────────┬──────────┬────────────┐
│Наименование│Количество│ Тарифа │Тарифа │Тарифа │Възложени│ Допълнителни такси │ Общо │ Забележка │
│структурен│ пълно работно време │ ранг │коефициент │ ставка │ клас ├──────┬───────┬──────┤офис │ │
│ подраздел- │ единици │ (квалифициран │ ent │ (заплата) │ │ за │ за │ │ заплата │ │
│ ния и │ │кацио- нален │ │ │ │клас │прослужено време│друго│ │ │
│ позиции │ │ категория) │ │ │ │ │ години │ │ │ │

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │
├────────────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────────┴────────────┘

В редица организации, особено в публичните институции, се използва "съкратена" форма на персонал, т.е. формуляр, който не отразява официални заплати и ведомости. В този случай общият брой на длъжностите в щатното разписание трябва да съответства на прогнозния брой средства за заплати, предвидени в прогнозата.
При разработването на таблици за персонала се практикува и посочване на общия брой на служителите. То може да бъде както общо - за всички длъжности (професии), така и за всяко структурно звено. Например:

┌──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│ Длъжност │ Количество │

│ Маркетингов отдел │

│ Началник отдел │ 1 │
│ │ │
│ Специалист по маркетинг │ 6 │

│ Общо: │ 7 │
├──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┤
│ ... │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Отдел „Личен състав“ │
├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤
│ Началник отдел │ 1 │
│ │ │
│ специалист Човешки ресурси │ 3 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Общо: │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│ Общо за предприятието │ │
│ │ │
│ включително: │ │
│ │ │
│ 1) служители: │ │
│ │ │
│ - мениджъри; │ │
│ │ │
│ - специалисти; │ │
│ │ │
│ - технически изпълнители │ │
│ │ │
│ 2) работници │ │
└──────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

Проектът на щатното разписание подлежи на съгласуване с ръководителите на структурни подразделения, както и с други лица, свързани с най-високото ниво на управление на организацията. Изработва се според броя на желаещите и се съхранява 3 години след утвърждаване на щатното разписание.
Копия от проекта се изпращат до отделите, както и заинтересовани лица. При изготвяне на проект на таблица за персонала не е необходимо да се използва унифициран формуляр N T-3. Освен това, ако наистина говорим за споразумение, а не за формалната формулировка на резолюциите „не възразявам“, „съгласен съм“, тогава е най-добре да подготвите форма на документ, който ще ви позволи да правите бележки с предложения, коментари и др.
Визи за одобрение са поставени върху последен лист. Ако одобряващите нямат забележки, щатното разписание се предава за одобрение. Ако има промени в определени разпоредби, тогава след основните данни на визата (позиция на одобряващия, неговия подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и дата) се посочва.
Прикачени коментари
(Подпис) С.И. Иванов
20.01.2005
В този случай коментарите по проекта (включително особени мнения и допълнения) се изготвят на отделен лист. Те могат да се появят и на гърба на последната страница на проекта.
Коментарите на ръководителите на структурни подразделения, със съгласието на длъжностното лице, отговорно за разработването на таблицата с персонала, се вземат предвид чрез включването им в проекта. Забележките, с които този служител не е съгласен или не е съгласен с други лица, одобряващи документа, се разглеждат от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице при одобряване на таблицата с персонала.
Ако по време на процеса на одобрение се направят значителни промени в проекта, той подлежи на повторно одобрение. Ако проектът включва пояснения, които не променят неговата същност, тогава не се изисква повторно одобрение по време на преразглеждане.
В процеса на подготовка на проекта и одобряване на щатното разписание се генерират огромен брой документи:
- препратки;
- заключения;
- прегледи;
- служебни бележки.
Всички те се съхраняват заедно с проекти в продължение на 3 години след утвърждаване на щатното разписание. Освен това, ако уставът (правилникът) на организацията предвижда представяне на проект на щатно разписание за одобрение на учредителите на организацията, тогава кореспонденцията с тях (с изключение на протоколите от събранията на учредителите) е предмет на специално съхранение.
Утвърденото щатно разписание се изпраща в един екземпляр:
- към отдела за персонал;
- в главен счетоводен отдел;
- един екземпляр се съхранява като част от управленската документация на организацията.
В някои компании щатното разписание се вписва в състава на търговската информация и затова се издава само в два екземпляра - един за генералния директор, един за главния счетоводен отдел. Само части (откъси), отнасящи се до тези звена, се изпращат до структурните звена, а частта, отнасяща се до свободните длъжности, се изпраща до отдела за персонал.
Таблицата с персонала е дългосрочен документ, но ако е необходимо, в него могат да се правят промени и допълнения. Изменения и допълнения се правят със заповед на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице.
Има два начина да направите промени в таблицата с персонала.
1. Можете да промените самия персонал. Новото щатно разписание за следващ регистрационен номер се утвърждава със заповедта по основната дейност.
2. Като правило, когато промените, направени в щатното разписание, не са съществени, те могат да бъдат издадени чрез заповед за основната дейност.
Ако се правят промени в таблицата с персонала чрез заповед, заглавието на заповедта може да бъде както следва:
- „За извършване на промени в щатното разписание“;
- „Относно промяна на щатното разписание“;
- „За частична промяна в щатното разписание“.
Като основание за заповедта могат да бъдат посочени следните мотиви:
- подобряване на организационната структура на фирмата;
- осъществяване на дейности, насочени към подобряване дейността на отделните структурни звена;
- реорганизация на фирма;
- разширяване или свиване производствена базакомпании;
- промени в законодателството;
- оптимизиране на управленската работа;
- планиране и икономически изчисления на отдела за персонал, премахване на дублирането на функции и др.
Когато се въвеждат нови длъжности в текущата таблица с персонала, старите се изключват, името на длъжността се променя, създават се нови отдели, тогава често тези процеси засягат вече работещия персонал и тогава е необходимо да се направят промени и корекции на персонала документи на служителите, в зависимост от това какви промени се въвеждат. Не може да бъде:
- преименуване на длъжността;
- смяна на позицията;
- преименуване на структурната единица;
- възлагане на допълнителни задължения;
- промяна на основните (служебните) заплати;
- въвеждане на нови раздели;
- въвеждане на нови (допълнителни) позиции;
- ликвидация на структурно подразделение;
- съкращаване.
Във всички тези случаи служителят по персонала трябва да извърши различни процедури за обработка на документи за персонала. Нека разгледаме всички тези опции поотделно.
1. Преименуването на длъжност се извършва, когато служител, който в момента работи и изпълнява определени задължения, не променя нищо, което би довело до промяна в трудовата му функция или обичайното ежедневие. Трябва обаче да се помни, че съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация името на длъжността, специалността, професията е задължително за включване в трудов договорсъстояние. Член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация предвижда, че по причини, свързани с промяна в организационните или технологичните условия на труд, по инициатива на работодателя е разрешено да се променят условията на трудовия договор, определени от страните. Предпоставка е в резултат на тези промени трудовата функция на служителя да остане непроменена. В допълнение, част 2 на чл. 74 от Кодекса на труда на Руската федерация също установява специална процедура за такива промени - служителят трябва да бъде предупреден писмено не по-късно от 2 месеца преди въвеждането им.
По този начин, в случай на преименуване на длъжност, в допълнение към извършването на промени в щатното разписание (чрез издаване на заповед за основната дейност), е необходимо да се получи писменото съгласие на служителя. Ако служителят не е съгласен, следва да се действа по начина, предвиден в чл. 74 от Кодекса на труда на Руската федерация. След това се правят подходящи корекции в личната карта и работната книжка T-2.
2. Промяната на длъжността на служител в щатното разписание на структурна единица се извършва в случай на промяна в задачите, функциите, обхвата на работата, изпълнявана от единица на организацията. В този случай се променят съществените условия на трудовия договор (по-специално трудовата функция, правата и задълженията на служителя, характеристиките на условията на труд, обезщетенията и компенсациите, режимът на работа и почивка, условията на възнаграждение) . Следователно служителят също се предупреждава писмено за предстоящите промени не по-късно от 2 месеца.
3. В случай, че името на структурната единица е посочено в трудовия договор на служителя, тогава преименуването му (промяна на името, например, вместо "отдел маркетинг" - "отдел маркетингово проучване") при липса на промяна в трудовата функция на служителя или други условия на труд, тя се извършва по същия начин като промяна в името на длъжността на служителя (т.е. когато изискванията на член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация са изпълнени).
4. Налагането на допълнителни задължения на служителя предвижда разширяване на трудовата функция на служителя, предвидена в трудовия договор. По съдържание това е подобно на съвместяване на длъжности (професии).
5. Промяна в основните (официални) заплати в щатното разписание се извършва в случай на промяна в задачите, функциите, обхвата на работата, изпълнявана от отдели и отделни служители на организацията. Когато заплатите се променят в таблицата с персонала, трябва да се направят промени в следните документи на служителите:
- трудов договор. Тъй като съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, задължителните условия на трудовия договор са условията за възнаграждение (включително размера на тарифната ставка или служебната заплата на служител, допълнителни плащания, надбавки и стимули), тогава при промяна на размер на заплатата, необходимо е да се изготвят промени в трудовия договор;
- лична карта Т-2 (раздел 3).
6. Основата за организиране (реорганизация) на структурна единица са:
- решението на ръководителя на организацията;
- проект на структура и персонал на звеното със списък на категориите служители;
- проект на наредба за устройствено поделение;
- проекти на длъжностни характеристики за всички категории персонал на въведеното звено;
- проект на наредба за възнагражденията на служителите от звеното.
При определяне на категорията на създадената единица се вземат предвид редица принципи:
- службата се създава, когато наборът от задачи, които трябва да бъдат решени, не може да бъде изпълнен изцяло в рамките на отдела и ако в структурата има най-малко две самостоятелни звена, едното от които не е по-ниско от отдела;
- отделът, като правило, се създава в структурата на службата и се характеризира с наличието на две ясно дефинирани области на дейност, които не се припокриват;
- длъжностите ръководители на отдели се въвеждат в съответствие със структурата, която отговаря на изложените по-горе принципи;
- длъжностите на специалисти и работещ персонал се въвеждат, когато възникнат нови цели, задачи и функции, които не могат да бъдат изпълнени от съществуващия персонал или със значително увеличаване на обема на работата на това работно място.
7. Когато се въведе нова (допълнителна) позиция, набор от документи се изпраща на името на ръководителя на организацията, включително:
- бележка от ръководителя на звеното с обосновка за въвеждането на нова (допълнителна) длъжност в щатното разписание на звеното;
- актуализирана звена структура;
- Проект на длъжностна характеристика за нововъведената длъжност.
При избора на категория служител (при обосноваване на въвеждането на единица персонал) е необходимо да се ръководите от следните принципи:
- длъжността водещ специалист и приравнените към него служители се въвежда при две самостоятелни области на работа, всяка от които се изпълнява от специалист, при обхват на работа най-малко за двама специалисти;
- въвежда се длъжността старши специалист и приравнените към нея служители със значително повишаване на изискванията за ниво на квалификация, наложено на всяко работно място въз основа на бизнес оценка или субективна оценка на ръководителя на звеното;
- длъжности специалисти и работещ персонал се въвеждат при възникване на нови цели, задачи и функции, които не могат да бъдат изпълнени от съществуващия персонал, или при значително увеличаване на обема на работа на дадено работно място.
8. Решението за ликвидация на структурно звено се изготвя в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация с организационна заповед два месеца преди влизането в сила на решението с предупреждение към служителите на това звено за уволнение поради намаляване на персонала .
9. Решението за намаляване на длъжността се взема от ръководството на организацията в случай на несъответствие (дублиране) на функции, задължения, обхват на извършената работа с вътрешните правила, приети в организацията. Решението за намаляване на длъжността, заета от служител на организацията, се изготвя със заповед на организацията в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация два месеца преди влизането в сила на това решение с предупреждение към служителя за предстоящото уволнение поради съкращаване на персонала.
Уволнението на служители поради ликвидация на структурно звено, намаляване на длъжността, заемана от служител, се извършва със заповед за персонала със съответната формулировка. Тези въпроси са разгледани по-подробно в раздела „Относно намаляването на персонала и числеността“.
Работната форма на таблицата с персонала, която съдържа инициалите и фамилиите на служителите, заемащи длъжности, предвидени в таблицата с персонала, се нарича заместване на длъжности или персонал. В практиката могат да се използват и други наименования на този документ. Персоналът няма унифицирана форма, за съставянето му може да се вземе като основа табличната част от таблицата с персонала. Основната разлика между персонала и таблицата с персонала е динамичен документ, който се променя в зависимост от текущите (числени и качествени) промени в персонала на предприятието, организацията и не изисква издаване на заповед за неговото одобрение.

Захаркина О.И. Организация на работата на персонала в промишлени предприятия. - Система ГАРАНТ, 2007г

Здравейте! Чували ли сте за такъв документ като "Организация на щатния състав"? Но това е документ, въз основа на който се изчисляват заплатите, както и се назначават и освобождават служители. Сега ще се опитаме да разкажем подробно какви функции изпълнява SHR и как да го съставим правилно.

Какво е "персонал"

Всеки от вас поне веднъж в живота си е бил в отдела за персонал на някое предприятие. Вероятно сте виждали безброй папки и лични файлове на служители. Със сигурност мнозина се интересуваха как служителите на този отдел събират и запомнят информация за всички позиции, служители и т.н.

И всичко е съвсем просто. Имат такъв документ като щатното разписание.

Персонал (SHR)- Това е нормативен документ, който посочва информация за всички длъжности на предприятието, броя на служителите на пълен работен ден, размера на техните тарифни ставки и размера на надбавките.

С други думи, това е документ, който съдържа обобщена информация за броя на служителите в предприятието и наличните позиции. Освен това в таблицата с персонала се посочва размерът на заплатите за всяка длъжност, като се вземат предвид всички дължими надбавки.
Много често този документ помага на ръководителите на предприятието в хода на съдебни спорове. Например, поради принудително съкращаване на персонала, работник е уволнен и той съди бившите ръководители. В случая СР е пряко доказателство за законосъобразността на действията на подсъдимия.

Поради важността на този документ, всички страници са номерирани, зашнуровани и запечатани.

Изтеглете примерна заповед за одобряване на щатното разписание

Изтеглете щатна форма N T-3

Кадрови функции

Като всеки документ, HR изпълнява редица функции. Основните от които са:

Възможност за организиране на работното време на персонала;
Изплащане на месечни заплати на служителите;
Официално регистриране на новоназначените служители;
Напускане на правилата на вътрешния дневен режим;
Преместване на регистрирани служители от една длъжност на друга и др.

Персоналът е задължителен документ

Всяка фирма разполага с много документи. Има документи, които са задължителни, има и такива, които се създават по необходимост. На въпроса „Задължителен документ ли е СР?“ не е възможно да се даде категоричен отговор.

Всичко се дължи на факта, че кодексът на труда не предполага задължителното присъствие на SHR в предприятието. Но ако разгледаме този въпрос въз основа на изискванията на Roskomstat, тогава се оказва, че този документ е необходим, защото. това е основната документация за осчетоводяване на плащанията на заплатите.

Въпреки че няма ясни норми в законодателството, повечето организации поддържат този вид документация. В крайна сметка основната част от държавните инспекции започва именно с изучаването на SHR.

Всъщност наличието на този документ улеснява живота не само на инспекторите, но и на мениджърите, отделите по човешки ресурси и счетоводството.

Каква е продължителността на персонала

Никой официален документ не посочва точната продължителност на SR. Самият ръководител има право да посочи периода, за който е съставен този документ. Най-често се преработва всяка година и влиза в сила на 1 януари. При съставяне на СР се посочва датата на неговата валидност. Но ако не посочите дата, тогава документът се счита за неограничен и не е необходимо да се преработва.

Колко и къде се съхранява таблицата с персонала

Въз основа на решението на Федералния архив, СР след изтичане на срока на валидност трябва да се съхранява в предприятието в продължение на 3 години. А срокът на годност на обикновените съзвездия е 75 години.

Редовна подредба- незадължителен документ за всяко предприятие, който се създава на базата на щатното разписание. Той е мобилна версия SHR и включва още подробна информацияза служителите на компанията (посочват се пълните имена на работниците, групата на увреждане и др.).

Който се гримира

Преди да продължи със създаването на документ, мениджърът издава заповед за промяна на таблицата с персонала, където назначава служител, който ще го изготви.

Това може да бъде абсолютно всеки служител на организацията. Но най-често такава работа се поверява на служители на отдела за персонал, счетоводство или инженер по нормиране на труда.

Колко копия на SHR трябва да бъдат в производство

При съставянето на СР се прави един екземпляр от него. Следователно оригиналът и копието трябва да се съхраняват от отдел „Човешки ресурси и счетоводство“.

Промяна в персонала

Понякога трябва да се направят промени в съществуващия SR. Това се прави в няколко случая:

Ако има реорганизация на дружеството;
При необходимост от оптимизиране и подобряване на трудовата дейност на управленския апарат;
Ако направените промени в законодателството изискват въвеждане на задължителни изменения в СР;
При промяна на персонала ;
Промени в длъжностите в щатното разписание;
Промени в заплатите в персонала.

Ако промените са незначителни и не изискват създаването на нов СР, тогава ръководителят издава заповед за изменение на таблицата с персонала. След това отговорният служител прави промени в текущия документ.

Когато се правят промени в таблицата с персонала, ръководството не е длъжно да уведомява служителите писмено.

Вторият начин за изменение е създаването на нов SR.

При всякакви промени в SHR трябва да се направят промени в трудовите книжки и личните карти на служителите. Преди това е необходимо да получите писмено разрешение за това действие от служителите.

Например, ако формулировката на длъжността се промени леко, служителят трябва да бъде уведомен писмено. Едва след това се правят промени в трудовата му книжка.

Ако промените се отнасят до размера на заплатите, в този случай служителят се уведомява писмено 2 месеца предварително. Тези промени се правят паралелно с трудовия договор.

Има ли задължителна форма на щат

За съставяне на SR най-често те използват унифициран. Представлява форма - таблица, в която трябва да въведете данни.

Повечето организации приемат формуляра T-3 като основа и го „персонализират“, за да пасне на тяхното предприятие. Това е позволено, т.е. единната форма на този документ не е задължителна.

В случаите, когато предприятието има държавна форма на управление, тогава таблицата с персонала се съставя в съответствие с всички правила.

Персонална структура на организацията

SR се състои от заглавка, таблица и данни на хората, подписали документа.

Първата част на документите съдържа следната информация:

Име на организацията, съгласно учредителните документи;
Датата на започване на СР, неговият номер и срок на валидност. Номерирането може да бъде зададено произволно.
Дата и номер на заповедта за одобряване на щатното разписание;
Генерален щаб.

Втората част е колекция от данни за всички позиции. Ще го разгледаме малко по-късно.

Третата част съдържа имената и длъжностите на хората, подписали този документ. Най-често това е ръководителят на службата за персонал и главният счетоводител.

Как да си направим таблица с персонал

Надяваме се, че никой не е имал въпроси при попълването на „заглавката“, така че нека преминем към попълването на самата таблица.

1 брой . Име на структурната единица.Те трябва да бъдат изброени по ред на подчинение. Например администрация, секретариат, финансов отдел, счетоводен отдел и др.;

2 броя. Код на отдела.Номерираме единиците отгоре надолу (01,02,03 и т.н.);

3 броя. Длъжност.Данните трябва да бъдат въведени в именителен падеж без съкращения, в единствено число, ръководени от квалификационни и тарифни справочници;

4 броя . Брой щатни единици.Тази колона показва колко хора на една позиция са необходими на компанията. Тази стойност може да бъде цяло число или дроб. Например 2,5 може да означава, че 2 служители ще работят на пълен работен ден и един на непълно работно време;

5-та колона . Размерът на заплатата, тарифната ставка или бонусите.Посочва се в рубли за всяка позиция. Ако например работят 2 счетоводители, но мениджърът им плаща различни заплати, тогава в таблицата с персонала се посочва една заплата, а в графата надбавки се предписват допълнителни плащания. Тоест, заплатата на служителите на една и съща позиция трябва да бъде еднаква;

6, 7, 8 колони . Надбавки за специални условия на труд.Може да не са, тогава в колоните се поставят тирета. Но ако работникът работи през нощта, по празниците, той чисти достойнството. възли и т.н., тогава според закона той трябва да плати някакво обезщетение;

9-та колона. Само за месец.Данните в колони 5,6,7,8 се обобщават, след което се умножават по броя на щатните единици за всяка длъжност;

10 броя . Забележка.Може да се посочи местен нормативен акт, въз основа на който се извършва възнаграждението;

След въвеждане на данните е необходимо да се сумира общо по 4 и 9 колона. Така ще разберем броя на щатните единици в щатното разписание и месечната ведомост.

одобрение на персонала

Съгласно правилата за одобряване на таблицата за персонала, след съставяне и проверка на всички данни, SR подписва ръководителя, главния счетоводител и ръководителя на отдела за персонал. След това ръководителят на предприятието издава заповед за въвеждане на този документ в сила.

Заключение

СР не е задължителен, но много важен документ на всяка организация. Въз основа на него можете или да приемете нов. Освен това се използва за изплащане на заплати на служителите на предприятието.

Този документ не е строго регламентиран, така че може да бъде „персонализиран“ за всяка организация и преработен, ако е необходимо. Това е спасителката за лидера в периода на проверките на държавните органи.

Щатното разписание е местен корпоративен документ, определяне и формализиране на структурата на персонала на организацията, което често не се взема предвид от начинаещите предприемачи, тъй като руското законодателство се предполага, че е лоялно към този документ и към въпроса за неговото изготвяне.

Това обаче не е нищо повече от мит. В тази статия ще разгледаме всички законодателни въпроси, свързани с персонала в Руската федерация, ще разгледаме видовете и подвидовете от този типдокументи, примери за попълване, а също и да научите най-основното: как да съставите таблица с персонал?

Уважаеми читатели!Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се чрез онлайн консултанта вдясно или се обадете по телефона безплатна консултация:

Подвидове персонал

Защо се нуждаете от таблица с персонал, прочетете в нашия.

За LLC

Щатното разписание за организациите се попълва съгласно унифициран формуляр № Т-3независимо дали е производствено предприятие, проектантска организация или магазин:

Колона 1: "структурни подразделения".Те включват отдели, клонове и др.

Обикновено този раздел се попълва от звената, които осъществяват единно управление, след това може би идва счетоводният отдел, отделът за връзки с обществеността, отделът за финанси и т.н. после производство и т.н.

Понякога името на клона може да повлияе да осигури на служителя установените придобивки(например с възможност за мръсно отравяне по време на производство) - тогава трябва да се вземе от конкретни индустриални групи.

Колона 2 "код на подразделение"е необходимо да се класифицират звената в група, с помощта на която е възможно да се установи тяхното местоположение в структурата на организацията. В малките фирми такъв код не се изисква.

Колона 3 "позиция (професия, специалност), ред, вид (група) на квалификацията на служителя. За да посочите правилно длъжността в таблицата с персонала, трябва да използвате Класификационния указател на професиите.

Ако има някакви ограничения като вид работа, длъжност или професия, или се вземат предвид някакви привилегии или компенсации, то наименованието им трябва точно да отговаря на горните класификатори.

Наименованието на длъжността се въвежда изцяло, съкращения като дир. или зам не е позволено.

Колона 4 "Брой щатни единици".Посочва се броят на предварително зададените звена във фирмата за съответната позиция.

При попълване на формуляра могат да възникнат проблеми по отношение на четвъртата колона, където е необходимо да се посочи броя на щатните единици.

Тогава, ако предприятието съдържа непълни залози,в съответната колона броят на конкретните единици трябва да бъде посочен с дроби, разделени със запетаи, например 0,5 (въз основа на специфични Инструкции за използване и попълване на формуляри на първични счетоводни документи, одобрени със Заповедта на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1).

Колона 5 "Тарифна ставка и др."Съдържанието на тази колона зависи от концепцията за възнаграждение за трудова дейност, която съществува във фирмата. Предава се приетият размер на заплатата или тарифната ставка.

Колони 6-8 "Доплащания".Надбавки, надбавки и други стимулиращи начисления се формират от действащото законодателство (например: за трудова дейност при изключително ниски температурни условия в далечния север) или лично от работодателя по някаква причина.

Размерът на надбавките може да се определи във вариант на единична сума или като процентна добавка към собственото трудово възнаграждение.

Колона 9 „общо“- разделът трябва да бъде попълнен в резултат на добавяне на раздели 5 и 8, но само ако цялата информация в тях е въведена в рубли. В случай, че заплатата се определя в рубли, а надбавката е в проценти, в деветата колона се поставя празнина.

Пример за таблица с персонал за производствено предприятие.

(Изображението може да се кликне, щракнете за уголемяване)

За бюджетна организация

Бюджетните организации са в състояние да изпълняват собствените си дейности, като прибягват до няколко финансови източника, напр. държавни субсидии и пари в бройот работа по договор.

По този начин заплащането за трудовата дейност на работниците в определени специалности може да се извършва всъщност от двата финансови източника или само от единия. В практическото приложение широко се използва формирането на 2, а в единични случаи и 3 щатни разписания.

Бюджетните организации спадат към категорията публични институции. Концепцията за заплащане на работата на такива институции се формира, като се вземе предвид правила, определени от Федералната комисиярегулиране на социално-трудовите отношения между синдикалните организации и работодателите.

(Изображението може да се кликне, щракнете за уголемяване)

Така параграф 19 от „препоръките“ описва, че списъкът на персонала е ратифициран от ръководството на организацията и съдържа всички длъжности и специалности на служителите на тази организация. Подобни условия са посочени в клауза 10 от одобрената наредба Указ на федералното правителство от 5 август 2008 г. N583.

Тъй като действащото законодателство не взема предвид разделянето на графика на дялове в зависимост от опциите за източници на възнаграждение, организацията трябва да формира единен график за всички служители.

За индивидуален предприемач

Кодексът на труда на Руската федерация съдържа ясни указания, че работодателят (няма значение дали е индивидуален предприемач, дали е частна организация или бюджетна организация), който е подписал споразумение със служител, трябва да изготви маса за персонала. И няма специални разпоредби за това за индивидуалните предприемачи, За разлика от бюджетни институциии LLC.

Ето защо много счетоводители съветват да съставите този документ така или иначе, докато други съветват да го съставите само ако броят на служителите е 3-4+.

(Изображението може да се кликне, щракнете за уголемяване)

Някои експерти в законодателната област смятат, че използването на самия този формуляр трябва да бъде задължително за работодателите, докато опитите за издаване на график в произволна форма ще доведат до счетоводни проблеми както в организацията, така и с външни регулаторни органи.

Примерна таблица с персонал на магазин не е във формуляра T-3.

(Изображението може да се кликне, щракнете за уголемяване)

В основата се роди въпросът за безалтернативния формуляр № T-3 „Кадрово разписание“. член девети от федералния законот 21 ноември 1996 г. № 129-FZ. Съгласно този член основната счетоводна документация се взема предвид само ако е съставена съгласно конфигурацията на унифицирани формуляри.

Само някои опции и раздели от документация, които не са предвидени в този раздел, могат да бъдат съставени в свободна форма, но те със сигурност трябва да включват всички подробности, без изключение, отбелязани в член 9 от Закона за счетоводството.

Федерален указ № 835 от 8 юли 1997 г., създаването и потвърждаването на албуми на унифицирани форми на основни счетоводни документи беше насложено върху Goskomstat на Руската федерация(сега - Федерална служба за държавна статистика).

От това можем да заключим, че ако тази комисия е възприела една или друга форма или конфигурация, тогава тя става стандартна без провал.

Обаче пропуска важна информация- все пак Държавният статистически комитет получи правомощия формиране на унифицирани форми на първична документация.Но какво представлява тази документация?

Първичният документ се счита само за такъв документ, с помощта на който се съставя една или друга бизнес процедура на компанията, която намира отговор в счетоводството.

Въпреки това таблицата с персонала не е документ, който съставя подобни действия. Кадрите не се използват като инструмент за счетоводни операции. Тоест, работодателят има право да изготви таблица с персонала във всякаква форма и да използва задължителната унифицирана форма само като препоръчителна проба.

При попълване на формуляра във всякаква форма, човек не нарушава никакви закони и не подлежи на глоби или санкции.

Кой прави таблицата с персонала?

Вече след като организацията е взела решение за необходимостта от формиране на документ (ако не е бил съставен преди това), възниква нов проблем - кой точно е отговорен за създаването на този акт на професионално счетоводство?

В законодателството няма преки разпоредби, но в съответствие с квалификационния указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, потвърден Заповед на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. № 37, изпълнението на тази категория документи се счита за част от задълженията на икономист по труда.

Също така може да се изготви ръководство, прехвърлящо задължението за формализиране на конкретен служител на организацията или това задължение може да бъде фиксирано в трудово споразумение или официални инструкции към служителите. С други думи зависи от политиката на самата компания.

В малките организации планирането се извършва главно от персонал или счетоводни служители, в по-редки случаи юридически работници. В големите организации това се извършва от отдели за планиране и финанси или отдели за организация на труда и заплати.

Ако не е организация, а индивидуален предприемач, тогава в този случай такава работа може да бъде поета от специалист по персонала, счетоводител или директно от самия предприемач.

Щатна структура и продължителност

В действащото федерално законодателство няма директни инструкции за това колко често е необходимо да се изготвя и кога се одобрява таблицата с персонала следващата година. Въпреки това, като се има предвид фактът, че таблицата с персонала е документ за планиране, трябва да се приеме, че тя трябва да се изготвя ежегодно, в края на отчетния период, заедно с друга счетоводна документация.

Щатното разписание обаче може да бъде издадено и веднъж и да остане валиден документ и занапред.

Таблицата с персонала се съставя на определена дата, като правило се утвърждава всяка година на 1 януари и се включва в работния процес с указ на висшето ръководство на компанията; документът може да бъде редактиран и коригиран в бъдеще.

Не е необходимо да преиздавате и одобрявате отново документа за следващата година, ако е бил редактиран твърде незначително (в тази ситуация трябва само да съставите списък с промени) или тази година изобщо не са направени промени в графика .

Този документ включва списък на структурните подразделения на организацията, данни за личния състав на предприятието, за общия брой на персонала, както и данни за финансовото счетоводство, заплатите и увеличенията на заплатите на служителите на организацията.

Откъде да започнем - ред на регистрация

За изготвянето и одобряването на щатното разписание ще бъде както следва:

Правила и инструкции за попълване

За това стандартният формуляр № T-3 от албума на унифицираните форми на първични счетоводни документи в сферата на труда, одобрен Заповед на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1.

Трябва да се има предвид, че такива стандартни формуляри не могат да бъдат съкращавани (без изключение всички конфигурации се запазват в оригиналния си вид), но могат да бъдат редактирани в известен смисъл, допълвайки ги.

В случай, че един или друг елемент от формуляра не представлява стойност за вас или вашата компания, тогава определена колона или колона във формуляра може да бъде игнорирана при попълване.

Последователността на разпределение и по-нататъшното разположение на вътрешните подразделения и длъжности се определя с решение на ръководството на компанията. Във всяка дивизия длъжностите на пълен работен ден трябва да бъдат включени според статуса им: от старши до младши.

Данните за броя на щатните единици, включени в разписанието, трябва да съответстват на показателите за изчисляване на числеността на фонда. заплати, предварително определени в крайната оценка,който първо трябва да се изчисли.

Имената на местните подразделения и длъжности се изписват в именителния случай след внимателна проверка на списъците на длъжностите на служителите и работните специалности, предписани в специални справочни и информационни материали.

От особен интерес при попълването са имената на служителите, участващи в сериозни трудова дейностработещ в производството със злонамерени, с опасност за животаи други специфични и трудни критерии за условия на труд.

Тоест, говорим за преференциална пенсионна група, така че при заемането на тези длъжности трябва да се подхожда особено внимателно.

Списъкът на персонала трябва да бъде зашит, маркиран, обезпечен с печата на компанията и подписан от висшето ръководство. Той трябва да бъде подписан от главния счетоводител и ръководителите на вътрешните подразделения на организацията.

Ако персоналът на организациите е твърде голям и документът обхваща много листове, тогава счетоводителят по свое усмотрение има право да подпише всеки отделен лист или подпишете само веднъж, на последния лист от документа.

След всички тези процедури документът се подписва от висшето ръководство на предприятието или от лице със съответните правомощия и вече е в сила.

Разберете нюансите на персонала във видеото:

Таблицата с персонала е вътрешен регулаторен акт на организацията, който значително опростява поддържането на досиета на персонала. Въпреки че действащото законодателство не задължава работодателите да попълват този документ, той обикновено се одобрява на етапа на създаване на фирма. Той записва цялата структура на персонала на организацията, състава и броя на служителите, месечната ведомост.

Съгласно Кодекса на труда изобщо не е необходимо да има щатно разписание. Ако желае, работодателят има право да работи без него, включително имената на длъжностите и заплатите в трудовите договори и заповедите за наемане на служители. Такива документи ще бъдат пълноправни вътрешни правила и нито един инспектор няма да има въпроси за това. Но не всичко е толкова просто с този документ: от съдържанието член 15 от Кодекса на труда на Руската федерацияи част втора член 57 от Кодекса на труда на Руската федерацияследва, че ако в условията на трудовия договор е определено, че трудовата функция на работника или служителя е да изпълнява работа на определена длъжност, тази длъжност трябва да отговаря на СР. Следователно графикът в организацията трябва да бъде. Постъпването на служител на длъжност при липса на длъжност в „персонал“ се счита за нарушение на трудовото законодателство, за което се налага административна отговорност съгласно Изкуство. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация RF. Затова ще отделим доста време на този материал и ще разгледаме по-подробно как изглежда таблицата с персонала.

Защо да създавате "персонал"

Първият документ е необходим за планиране. В основата си структурата на персонала структурира цялата компания и йерархията в нея. Документът показва колко отдела има организацията, какви органи на управление са предвидени и кое направление е приоритетно. С подръчен график всеки може лесно да си състави мнение за средносписъчния брой на служителите, за месечната ведомост и за вида на дейност на фирмата.

Въз основа на този местен акт е много удобно да се формира фонд за заплати, да се потвърди валидността на разходите за Федералната данъчна служба, да се съставят статистически отчети и приложения до службата по заетостта и агенциите за набиране на персонал. Между другото, важно е да запомните, че ако позицията е посочена в SR, тогава тя трябва да бъде заета. Ако има свободно място, но няма служител, службата по заетостта трябва да знае за това. В противен случай при научаване на нарушението те ще бъдат наказани. Това следва от правилата Закон на Руската федерация от 19 април 1991 г. N 1032-1 за заетостта.

На практика формулярът за персонал е необходим в работата не само на служителите по персонала, но и на счетоводителите. Той е един от формулярите, които най-често се изискват при данъчни ревизии, тъй като е първичен счетоводен документ.

Кога е разработен и каква информация съдържа

Желателно е да се разработи и изготви таблица за персонала в самото начало на дейността на компанията. Но ако са забравили да одобрят графика, това може да се направи по всяко време на съществуването на бизнеса и да се одобрява отново поне всеки месец. Или направете необходимите промени във вече съществуващ въз основа на специална поръчка.

Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 05.01.2004 г. N 1 одобри унифициран формуляр T-3. Въпреки че от 2013 г. това постановление стана невалидно и всички проби от него станаха препоръчителни, а не задължителни, обикновено SHR се съставя въз основа на този формуляр. Но компанията има право да промени тази форма, въз основа на своите нужди.

Списъкът на задължителната информация, която трябва да бъде включена в този местен акт, е кратък:

структурни звена;
позиции;
информация за числеността на щатните единици;
официални заплати;
месечна ведомост.

Ако компанията реши да разработи свой собствен формуляр за график, тогава такъв образец не трябва да противоречи на изискванията на параграф 2 от член 9 Федерален закон № 402-FZ от 06.12.2011 г„За счетоводството“.

Този вътрешен акт на организация винаги е безличен. Не се посочват имена и фамилии на лица, заемащи определени длъжности. Това означава, че при наемане и освобождаване на служители извадката SHR не се променя по никакъв начин. Но има документ, подчинен на него: т. нар. щатно разписание. Утвърждава се на ниво структурни подразделения, като в него могат да фигурират и конкретни лица. Няма унифицирани формуляри и образци за попълване на споразумението, следователно всеки мениджър има право да го състави (или да не го състави) по свое усмотрение. Ще ви разкажем повече за това как правилно да съставите таблица за персонала за LLC и други организационни форми на юридически лица и как да го приложите, като използвате примери.

Процедурата за приемане на щатното разписание

Документът се съставя от всяко длъжностно лице на организацията, на което са делегирани такива правомощия (ръководител, счетоводител, специалист по човешки ресурси). При съставянето му е задължително да се разчита на нормите на трудовото законодателство и вътрешните актове на компанията, например:

Харта;
одобрената структура на предприятието (ако има такава);
счетоводна политика;
професионални стандарти;
изчисляване на месечни длъжностни заплати;
други правни и нормативни технически документи.

Понякога преди съставянето на SHR се съставя друг нормативен акт за персонала - структурата на организацията: диаграма на всички отдели, тяхната връзка и подчинение. Този формуляр също не е задължителен, но въз основа на него е по-лесно да се състави SR.

За одобряване на щатното разписание се издава заповед, която се подписва от ръководителя на организацията или друго упълномощено лице. Кръглият печат не се поставя върху този документ, дори ако организацията го използва. СР подписва този, който го е съставил, а в горната лента е необходимо да се впишат данните за съответната поръчка и да се заверят с подписа на ръководителя.

Важни нюанси

При определяне на професии и длъжности не трябва да се вземат имената им, както се казва, „от тавана“. Трябва да се придържате към имената, които се съдържат в квалификационните справочници или одобрените професионални стандарти. Освен това в някои случаи е задължително: в член 57 от Кодекса на труда на Руската федерацияопределя се, че ако някакви длъжности, специалности или професии са свързани с предоставянето на обезщетения и обезщетения или наличието на противопоказания, тогава техните имена трябва стриктно да съвпадат с наименованията и изискванията от нормативните документи, т. професионални стандарти и справочници. Подобни изисквания важат и за специалистите, които имат право на ранно пенсиониране. В този случай трябва да се ръководите от списъци 1 и 2 на отрасли, работни места, професии и показатели, които ви дават право на преференциално пенсионно осигуряване ( Постановление на Кабинета на министрите на СССР от 26 януари 1991 г. N 10и Постановление на Министерския съвет на СССР от 22.08.1956 г. N 1173). Ако тези изисквания бъдат пренебрегнати, тогава служител, който има действително измислена професия, посочена в трудовата книжка, ще има проблеми при кандидатстване за пенсия. А вписванията в труда се правят само в съответствие с щатното разписание и заповедта за наемане на работа.

Друга трудност възниква, когато е необходимо да се посочи не професия или длъжност, а конкретен вид работа във формуляра SR. Този въпрос не е регулиран от закона, но на практика работодателите често са принудени да посочват вида работа, за да не получат проблеми при потвърждаване на намаляване на персонала или броя на служителите. Това е необходимо, когато организацията има такива позиции. В този случай използвайте Процедурата за прилагане на унифицирани форми на първични счетоводни документи, одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. N 20. Този документ гласи, че ръководството на организацията има право да издава заповед (инструкция) и в нея посочва всички допълнителни данни, които се вписват във формуляр T -3. Ако организацията използва само видове работа и броят на служителите е малък, SHR може да бъде пропуснат.

На свободна практика

Друга трудност, с която се сблъскват служителите по персонала при съставянето на HR според модела на формуляр T-3, е свързана с лицата на свободна практика: тези, които си сътрудничат с организацията въз основа на гражданскоправни договори. На тях в сила член 11 от Кодекса на труда на Руската федерацияне се прилага нито трудовото законодателство, нито други актове, съдържащи норми на трудовото право. Следователно те нямат нищо общо със ShR, тъй като извършват еднократна работа. На практика към свободните професии понякога се отнасят работници, които са наети по трудов договор и извършват определен вид работа. Ако работодателят не е издал заповед и не е включил такава работа в СР, възниква особен инцидент: няма длъжност, но има служител. Желателно е да се избягват подобни ситуации.

Как да направите промени

Промяната в щатния състав става винаги със заповед. Тези изменения са свързани с:

с изключение на свободни работни места поради организационни промени в работата на компанията;
въвеждане на нови длъжности при необходимост от разширяване на бизнеса;
намаляване на щатните единици, свързано с намаляване на числеността или персонала;
промени в заплатите;
преименуване на подразделения, имена на структурни звена и др.

Разрешено е да се правят промени в текущата форма на SHR или просто да се одобряват нов документпо стария модел. И в двата случая ще се изисква документация и свързаните с нея документи. Освен това законовите изисквания трябва да се спазват стриктно. Например, при съкращаване на числеността на служителите е необходимо да се издаде заповед за изключване на определени длъжности от щатното разписание и да се въведе в действие ново разписание, като се спазват изискванията. Член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този член определя задължението на работодателя да уведоми за намалението поне два месеца предварително. Датата на влизане в сила на актуализирания СР със заети длъжности е не по-рано от два месеца след издаване на заповедта за извършване на промени (например датата на издаване на заповедта за извършване на промени е 15.11.2019 г., а промените трябва да влязат в сила не по-рано от 16.01.2010 г.) . Ако промените се отнасят до свободни работни места, този срок може да не продължава.

По същия начин при промяна на заплатите е необходимо да се спазват изискванията член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който промяна в условията на трудовия договор по инициатива на работодателя се допуска само ако е в резултат на промяна в организационните или технологичните условия на труд. Също така е необходимо да уведомите всички служители, чиито заплати ще бъдат променяни, не по-късно от два месеца предварително.

Попълване на формуляр T-3

Помислете за пример за попълване на таблицата с персонала под формата на T-3 организация на строителството, която разполага с 11 щатни бройки.

Примерът за персонал, показан като илюстрация, е приблизителен в документа включете, ако е наличнообособени подразделения, клонове и други структурни звена на дружеството.

В кой документ, ако има спор за уволнение или спор за преквалифициране на гражданскоправни отношения в трудови правоотношения, съдът може да намери основание да вземе решение в полза на работодателя?

Къде мениджърът може бързо да види структурата на организацията, броя на служителите и свободните работни места, размера на фонда за заплати?

Отговорът може да бъде само един - в щатния състав!

От тази статия ще научите: дали дружество с ограничена отговорност се нуждае или не от таблица с персонал, каква е неговата роля в управлението на организацията, какви са изискванията за нейната форма, процедурата за съставяне, одобрение и промяна през 2020 г.

Да бъдеш или да не бъдеш

Законът не установява пряко задължение на работодателя да разработи и одобри този документ.

Но съдебната система има свое мнение по този въпрос.

И така, в съответствие с позицията, изразена от Върховния съд на Република Коми в решение от 03 август 2012 г. N3-31/2012, всеки работодател е длъжен да разработи и утвърди щатното разписание. Според съда, в съответствие със списъка на персонала, трудовият договор включва името на длъжността, за която е нает служителят, размера на заплатата му, както и други условия (член 15 от Кодекса на труда на Руската федерация). ).

Инспекцията по труда, прокуратурата и други надзорни органи могат при проверка на организацията да предявят искове поради липсата на този документ.

Ето защо, когато решавате дали да имате или не таблица с персонал, помислете дали имате нужда от допълнителните рискове, свързани с възможна отговорност.

Защо една организация се нуждае от таблица с персонал

Този документ има правно и организационно значение:

Той е незаменим като доказателство, въз основа на което съдът установява факта на наличието или липсата на подходящи свободни работни места (при спорове за съкращения, уволнение по медицински причини и други подобни).
Това ще стане зърното, което ще наклони везните на Темида към работодателя в спорове за незаконни съкращения, свидетелстващи за факта на реално съкращаване на щата.
Ще увери проверяващия прокурор, инспектора по труда, че гражданинът наистина е нает по граждански договор, а не е щатен служител.
Той ще се превърне в ценен източник на информация за ръководителя и ръководителя на отдела за персонала относно структурните подразделения, броя на работните единици, заплатите на служителите, наличието на свободни работни места, действителния брой служители и размера на фонда за заплати.

По този начин щатното разписание ще позволи аргументиране на позиция в случай на съдебен спор и ще бъде полезно като източник на информация при вземане на организационни решения.

Форма и ред за регистрация през 2020 г

Този документ е съставен в съответствие с формуляра T-3 (унифициран). Този формуляр е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. №. N1 "За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане."

Няма задължителни изисквания за неговия дизайн, но има редица препоръки, които са доказани от практиката:

Формулярът T-3 не е задължителен, но не трябва да го променяте - това може да предизвика критики от страна на контролните органи.
Влиза в сила само със заповед на ръководителя (упълномощено лице).
Може да бъде на няколко листа.
Не е необходимо да зашивате и подписвате всяка страница от документа.
Не е нужно да печатате.

Няма специални трудности в дизайна, просто трябва да се придържате към унифицирана форма.

Структура и характеристики на попълване през 2020 г

Формуляр T-3 има следните раздели:

Наименование на структурните подразделения.
Наименование на длъжности (или специалности), категория (клас), квалификационна категория.
Броят единици на състояние.
Размерът на заплатата и (или) тарифната ставка.
Размерът на надбавките.
Сума, изплащана на служител на месец.
Бележки.

При попълване на документа има характеристики, които трябва да се вземат предвид:

1. В колоната „Име на организацията“ трябва да посочите името на организацията (пълно или съкратено), като се ръководите от учредителните документи.

В реда "Дата на персонала" се посочва точно датата на неговото съставяне. Трябва да се разграничава от датата на одобрение на документа. Датата на одобрение показва деня, в който документът влиза в сила и се определя със заповед на ръководителя или упълномощено от него лице.
Колоната "Наименование на структурната единица" се попълва според организационната структура на фирмата.
Дружествата с ограничена отговорност имат възможност да използват всякакви имена на структурни единици.
Наименованието на длъжностите в колоната „Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификацията“ се избира от дружеството с ограничена отговорност по свое усмотрение.
Стойността на колоната "Брой щатни единици" за длъжности, които предвиждат непълна щатна единица, се посочва в дялове, например: 0,25; 0,5.
Ако за служител е установена надбавка или надбавка, в съответната колона на формуляр T-3 се прави бележка за размера на надбавката (надбавката) и основанията за нейното установяване.
Ако колони 5-9 не могат да бъдат попълнени в рубли поради използването на други платежни системи (смесени, безтарифни), тези колони се попълват в необходимите единици (коефициенти, проценти и др.).

Промяна

Необходимо е да се направят промени в документа при формиране на нови структурни подразделения, промяна на броя на служителите, въвеждане и премахване на щатни единици.

В този случай можете да направите както частични промени, така и да замените изцяло документа. Вторият вариант се използва, когато промените засягат значителна част от местния акт.

Промените се одобряват със заповед на ръководителя (упълномощено лице).

Можете да посочите едно от следните като причина за извършване на промяната: